BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych Samorządowy Zakład Budżetowy

Jednostki organizacyjne - Biuro Obsługi Mieszkańców Nr 4

Nazwa: Biuro Obsługi Mieszkańców Nr 4
Symbol: BOM4
Kierownik: Władysław Nagórny
E-mail: bom4@gznk.pl

Zakres działania:

Do zakresu działania Biura Obsługi Mieszkańców nr 4 należy:

  1. zapewnienie właściwej obsługi mieszkańców zgłaszających się do Biura, w szczególności poprzez:
    1. udzielanie pełnej informacji mieszkańcom w zakresie dotyczącym między innymi działania Zakładu, w tym sposobu załatwienia zgłoszonych spraw, stanu konta zainteresowanych najemców, przysługujących najemcom prawach i obowiązkach, możliwościach zamiany lub wykupu mieszkań,
    2. przyjmowanie wniosków, przekazywanie niezbędnych formularzy mieszkańcom i pomoc przy ich wypełnieniu, w tym dotyczących:
      1. sprzedaży lokali komunalnych,
      2. zwrotu i waloryzacji kaucji mieszkaniowych wpłaconych przez najemców,
      3. spłaty zaległości czynszowych w ratach, odroczenia terminu ich spłaty lub umorzenia,
      4. uzyskania dodatku mieszkaniowego,
    3. przyjmowanie, rejestrowanie zgłoszeń mieszkańców (pisemnych i ustnych) oraz udzielanie odpowiedzi na podania mieszkańców, dotyczących działalności Zakładu oraz nieprawidłowości dotyczących:
      1. awarii lub szkód spowodowanych zdarzeniami losowymi (pożar, wichury, itp.),
      2. stanu technicznego budynków i lokali,
      3. stanu technicznego infrastruktury towarzyszącej, w tym jezdni i chodników osiedlowych, elementów małej architektury, zieleni przydomowej,
      4. utrzymania czystości i porządku,
      5. rażącego naruszania przez najemców regulaminu porządku domowego, dewastacji nieruchomości i ich wyposażenia, nielegalnego poboru energii elektrycznej, wody,
      6. remontów ujętych do rejestrów potrzeb remontowych w Biurach Obsługi Mieszkańców oraz realizowanych w zakresie bieżącej konserwacji, robót zduńskich i stolarskich, występujących na obszarze działania Biura,
      7. sporów dotyczących użytkowania pomieszczeń wspólnego użytkowania, ogrodów, wykroczeń przeciwko regulaminowi porządku domowego,
  2. dokonywanie oceny zgłoszonych zagrożeń oraz zakresu szkód powstałych w związku z awariami lub wypadkami losowymi (zalanie mieszkań, pożary, wichury, itp.) oraz niezwłoczne (najpóźniej do 24 godzin) kierowanie zgłoszeń do właściwego działu Zakładu,
  3. niezwłoczne podejmowanie działań interwencyjnych mających na celu:
    1. przeciwdziałanie dewastacji administrowanego zasobu nieruchomości w porozumieniu z merytorycznymi komórkami Zakładu,
    2. usuwanie skutków dewastacji lub egzekwowanie usunięcia skutków stwierdzonych dewastacji od ich sprawców poprzez zgłoszenie tych przypadków do organów ścigania,
    3. zabezpieczenie wolnych lokali przed dostępem osób trzecich i nielegalnym zajęciem,
  4. nadzór nad prawidłową realizacją usług w zakresie:
    1. utrzymania porządku i czystości w obrębie administrowanych nieruchomości,
    2. wywozu nieczystości płynnych,
    3. utrzymania zieleni, w tym koszenia trawy,
    4. prowadzenia spraw związanych z organizacją ruchu na drogach wewnątrz - osiedlowych,
    5. dostawy mediów do administrowanych przez zakład nieruchomości (dostawa wody, energii elektrycznej, energii cieplnej, odbiór ścieków),
    6. dekoracji administrowanych nieruchomości z okazji świąt państwowych, regionalnych,
    7. uzupełniania i aktualizacji informacji na tablicach ogłoszeń na klatkach schodowych budynków w zakresie regulaminu porządku domowego, wykazu telefonów alarmowych, funkcjonowania pogotowia lokatorskiego, godzin przyjmowania skarg i interwencji mieszkańców przez kierownictwo Zakładu,
    8. potwierdzanie ich wykonania zgodnie z zawartymi umowami,
  5. protokolarne przejmowanie do administrowania nieruchomości komunalnych, w tym nieruchomości budynkowych i lokalowych na podstawie poleceń przejęcia wydanych przez Prezydenta Miasta Gdańska; przekazanie dokumentów dotyczących nieruchomości wraz z przejętą dokumentacją techniczno - eksploatacyjną do właściwych działów Zakładu, tj.:
    1. Działu Finansowo - Księgowego (protokół przejęcia nieruchomości, druki PT lub OT celem ujęcia w ewidencji środków trwałych),
    2. Działu Eksploatacji (protokół przejęcia nieruchomości, dokumentacja eksploatacyjna celem zapewnienia usług eksploatacyjnych, związanych z administrowaniem nieruchomości przez Zakład),
    3. Działu Nieruchomości (protokół przejęcia nieruchomości lokalowych),
    4. Działu Przygotowania, Modernizacji i Remontów (protokół przejęcia nieruchomości),
  6. protokolarne przekazywanie nieruchomości administrowanych przez Zakład wraz z posiadaną dokumentacją techniczno – eksploatacyjną (książka obiektów) oraz protokołami z przeglądów okresowych instalacji i przewodów kominowych osobom/podmiotom wskazanym w poleceniu przekazania przez Prezydenta Miasta Gdańska lub właściwe merytorycznie Wydziały Urzędu Miejskiego w Gdańsku, w szczególności druki PT sporządzone na podstawie zapisów w ewidencji środków trwałych Zakładu,
  7. zgłaszanie wolnych lokali mieszkalnych, w tym również przypadków ich nielegalnego zajęcia do Urzędu Miejskiego,
  8. zgłaszanie wolnych lokali użytkowych (w tym garaży), w tym również przypadków ich nielegalnego zajęcia do Biura Obsługi Lokali Użytkowych,
  9. opiniowanie wniosków najemców o przydział lokali zamiennych,
  10. występowanie z wnioskiem do właściwego wydziału Urzędu Miejskiego o wymeldowanie osób,
  11. udzielanie odpowiedzi na zapytania Urzędu Miejskiego, dotyczące stanu prawnego lokali mieszkalnych,
  12. koordynowanie działań umożliwiających lokatorom wykonywanie świadczeń w miejsce wypełnienia na rzecz Gminy Miasta Gdańska,
  13. koordynowanie prac remontowych i porządkowych wykonywanych przez osoby osadzone, osoby mające ograniczone prawo pozbawienia wolności,
  14. organizacja i kontrola ruchu drogowego na drogach wewnętrznych będących w administrowaniu Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych,
  15. wyrażanie zgody na wyznaczenie miejsca zastrzeżonego postoju,
  16. prowadzenie spraw związanych z:
    1. dzierżawą terenów,
    2. sposobem zagospodarowania wnętrz podwórzowych,
    3. zmianą organizacji ruchu na drogach wewnątrzosiedlowych,
    4. monitoringiem garaży,
  17. opiniowanie wniosków najemców, przygotowywanie informacji techniczno - eksploatacyjnej, związanych ze sprzedażą nieruchomości oraz przekazywanie jej do właściwego wydziału Urzędu Miejskiego,
  18. bieżące przekazywanie do Działu Eksploatacji informacji w zakresie:
    1. konieczności uzupełnienia wyposażenia nieruchomości w kosze, ławki, itp., z określeniem wielkości tych potrzeb,
    2. konieczności zlecenia napraw elementów małej architektury, a w szczególności urządzeń zabawowych, ogrodzeń, itp.,
    3. zmian dotyczących wielkości administrowanego zasobu w związku z przejęciem lub przekazaniem nieruchomości,
  19. prowadzenie magazynu depozytowego na podręczny sprzęt i materiały eksploatacyjne,
  20. inicjowanie współpracy mieszkańców w zakresie:
    1. dbałości o czystość i porządek w miejscu zamieszkania,
    2. zachowania prawidłowych zasad współkorzystania z nieruchomości,
  21. nadzór nad prawidłową realizacją umów w zakresie przestrzegania warunków wynikających z przedmiotowej umowy:
    1. najmu lokali mieszkalnych, użytkowych (w tym garaży), pomieszczeń ogólnego użytku oraz przekazywanie informacji na temat stwierdzonych nieprawidłowości do Działu Eksploatacji i Biura Obsługi Lokali Użytkowych,
    2. najmu (dzierżawy) gruntów pod tymczasowe obiekty garażowe,
    3. dzierżawy terenów pod miejsca zastrzeżonego postoju,
  22. przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do zawarcia lub rozwiązania umów najmu lokali mieszkalnych, schronów, umów dzierżawy gruntów pod tymczasowe obiekty garażowe, terenów pod miejsca zastrzeżonego postoju oraz umów najmu pomieszczeń pozostałych innych niż lokale użytkowe (w tym garaże i szalety publiczne),
  23. sporządzanie umów najmu lokali mieszkalnych, schronów, umów dzierżaw gruntów pod tymczasowe obiekty garażowe, terenów pod miejsca zastrzeżonego postoju oraz umów najmu pomieszczeń pozostałych innych niż lokale użytkowe (w tym garaże i szalety publiczne),
  24. zawieranie i rozwiązywanie umów najmu na lokale mieszkalne, schrony, umów dzierżawy, terenów pod miejsca zastrzeżonego postoju oraz umów najmu pomieszczeń pozostałych innych niż lokale użytkowe (w tym garaże i szalety publiczne),
  25. przygotowanie wypowiedzeń umów najmu lokali mieszkalnych,
  26. wypowiadanie umów najmu lokali mieszkalnych na podstawie potwierdzenia zasadności wypowiedzenia umów najmu, wydanego przez Prezydenta Miasta Gdańska,
  27. zawieranie i rozwiązywanie umów dzierżawy komórek,
  28. inicjowanie wykupów przez najemców lokali mieszkalnych,
  29. przekazywanie i przejmowanie protokołami zdawczo - odbiorczymi lokali mieszkalnych, użytkowych w tym garaży, pomieszczeń gospodarczych i terenów,
  30. przekazywanie protokołów zdawczo - odbiorczych dotyczących wykupu lokali do Urzędu Miejskiego oraz prowadzenie ich ewidencji,
  31. przekazywanie pełnej informacji na potrzeby zawarcia umów na garaże murowane do Biura Obsługi Lokali Użytkowych,
  32. prowadzenie rejestrów potrzeb remontowych lub modernizacyjnych dotyczących nieruchomości budynkowych oraz gruntowych i okresowe przekazywanie informacji do Działu Przygotowania, Modernizacji i Remontów celem uwzględnienia w opracowywanych planach finansowych Zakładu; sporządzanie szkiców stolarki zakwalifikowanej do wymiany zgodnie z wytycznymi opracowanymi przez Dział Przygotowania, Modernizacji i Remontów oraz obmiarów i opisu pieców kaflowych zakwalifikowanych do przestawienia,
  33. przygotowywanie i przekazywanie do Działu Przygotowania, Modernizacji i Remontów informacji dotyczących budynków przeznaczonych do rozbiórki z określeniem:
    1. kubatury obiektu,
    2. powierzchni użytkowej obiektu, ilości lokali, ilości izb, ilości wykwaterowanych osób,
    3. daty opróżnienia budynku z mieszkańców,
    4. daty odłączenia budynków od mediów,
  34. zlecanie, nadzór i odbiór robót konserwacyjnych, stolarskich i zduńskich zleconych w ramach zatwierdzonego planu finansowego,
  35. udział w przejmowaniu i przekazywaniu nieruchomości w administrowanie na podstawie decyzji Urzędu Miejskiego,
  36. przeprowadzanie rocznych i pięcioletnich przeglądów technicznych administrowanych przez Zakład obiektów, sporządzanie protokołów z przeprowadzonych przeglądów oraz aktualizacja książek obiektu budowlanego oraz dokonywanie odbiorów przeglądów,
  37. dokonywanie przeglądów lokali gminnych w budynkach wspólnot mieszkaniowych będących w obcym zarządzie; dokonywanie przeglądów lokali użytkowych oraz placów zabaw,
  38. prowadzenie nadzoru właścicielskiego nad zleconymi obiektami,
  39. przeprowadzanie przeglądów i ocena stanu technicznego lokali komunalnych,
  40. uzgadnianie uwarunkowań i występowanie do właściwego wydziału Urzędu Miejskiego o przekwalifikowania lokali,
  41. określanie potrzeb remontowych zasobu lokali komunalnych celem ujęcia w rocznych i wieloletnich planach remontowych i modernizacyjnych,
  42. przekazywanie informacji na temat rocznych i pięcioletnich przeglądów technicznych w lokalach użytkowych do Biura Obsługi Lokali Użytkowych,
  43. bieżące informowanie Działu Ekonomicznego o wysokości obciążenia najemców kaucją mieszkaniową po sporządzeniu umowy najmu,
  44. bieżąca aktualizacja danych stanowiących podstawę do naliczania wszelkich zobowiązań najemcom oraz przekazywanie tych informacji do Działu Opłat i Rozliczeń, Działu Eksploatacji, Działu Windykacji, Biura Obsługi Lokali Użytkowych,
  45. prowadzenie rejestru wniosków i skarg oraz rejestru zgłoszonych przez mieszkańców awarii oraz niezwłoczne zlecenie zabezpieczenia miejsca awarii i dokonanie niezbędnych napraw w ramach konserwacji,
  46. bieżąca obsługa interesantów w zakresie wyjaśniania należności czynszowych,
  47. monitorowanie najemców i dzierżawców pod względem płatności, opłat należnych z tego tytułu,
  48. współpraca z Działem Opłat i Rozliczeń w zakresie wyjaśniania wysokości należnych opłat z tytułu czynszu i świadczeń oraz bieżąca obsługa interesantów w tym zakresie,
  49. występowanie do Działu Windykacji z wnioskami o podjęcie sądowych procedur o eksmisje w przypadku zakłócania porządku, naruszenia regulaminu domowego przez użytkownika lokalu lub z innych przyczyn nie związanych bezpośrednio z zadłużeniem,
  50. terminowe przekazywanie na wniosek Działu Windykacji kompletu dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowania wypowiedzenia umowy najmu, postępowania sądowego o zapłatę i eksmisję lub rozwiązania odpisu aktualizującego należności czynszowe,
  51. przygotowywanie i kompletowanie dokumentacji niezbędnej do podjęcia decyzji o rozłożeniu na raty, odroczeniu lub umorzeniu należności czynszowych,
  52. windykacja upominawcza, a w szczególności sporządzanie i wysyłanie wezwań do zapłaty zaległości,
  53. prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem świadczeń w miejsce wypełnienia przez lokatorów na rzecz Gminy Miasta Gdańska,
  54. sporządzanie sprawozdań dotyczących podjętych działań windykacyjnych dla Działu Windykacji,
  55. występowanie do Działu Windykacji z wnioskiem o:
    1. rozłożenie na raty zadłużeń z tytułu najmu lub dzierżawy,
    2. podjęcie procedur sądowych, w przypadku braku skuteczności działań w zakresie ugodowej spłaty zadłużenia,
  56. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Biuro Obsługi Mieszkańców,
  57. prowadzenie rejestru faktur i rachunków,
  58. prowadzenie rejestrów zużycia: energii elektrycznej, cieplnej, wody, gazu oraz zużycia szamba,
  59. opiniowanie wniosków podmiotów ubiegających się o zgodę na ekspozycję nośników reklamowych oraz zawieranie i rozwiązywanie umów dzierżawy dachów pod urządzenia techniczne,
  60. sporządzanie i podpisywanie deklaracji z zakresu gospodarowania komunalnymi odpadami stałymi, powstałymi w budynkach zasiedlonych i niezasiedlonych oraz wnętrz podwórzowych,
  61. korespondencja z mieszkańcami w zakresie przydziału lokali mieszkalnych,
  62. rozpatrywanie odwołań najemców w sprawach poprawności inwentaryzacji lokali mieszkalnych i użytkowych

Metryka

Ostatnia aktualizacja:
Wersja: 2
Podmiot wytwarzający: GZNK
Wytworzył: Wojciech Borkowski
Data wytworzenia: 2016-02-18
Opublikował w BIP GZNK: Wojciech Borkowski (Dział Prawno-Organizacyjny)
Data aktualizacji w BIP GZNK: 2016-02-18 10:13
Rejestr zmian:
Wersja Akcja Data
wytworzenia
Wytworzył Data
publikacji
Opublikował w BIP GZNK
2 Modyfikacja 2016-02-18 Wojciech Borkowski
GZNK
2016-02-18 10:13 Wojciech Borkowski
1 Publikacja 2015-07-03 Wojciech Borkowski
GZNK
2015-07-03 12:45 Wojciech Borkowski