BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych Samorządowy Zakład Budżetowy

Jednostki organizacyjne - Dział Opłat i Rozliczeń

Nazwa: Dział Opłat i Rozliczeń
Symbol: EO
Kierownik: Gabriela Sak
E-mail: eo@gznk.pl

Zakres działania:

W skład działu wchodzą zespoły:

  1. Zespół ds. Wpłat Czynszowych
  2. Zespół ds. Rozliczeń

Do zadań Zespołu ds. Wpłat Czynszowych należy:

  1. obsługa programów w zakresie podstawowych funkcji dotyczących wprowadzania wpłat do kartotek lokali mieszkalnych, użytkowych, garaży, komórek, ogródków warzywno – kwiatowych, obudów śmietników, miejsc postojowych, podwórzy,
  2. dokonywanie korekt i przeksięgowań wpłat nieprawidłowo wpłaconych przez najemców/użytkowników,
  3. obsługa programu windykacyjnego w zakresie prawidłowego księgowania wpłat komorniczych,
  4. dokonywanie uzgodnień wprowadzonych wyciągów bankowych z Działem Finansowo - Księgowym,
  5. analiza i rozksięgowywanie świadczeń rzeczowych najemców/użytkowników odpracowujących zaległości czynszowe,
  6. sporządzanie zestawień zbiorczych i dokonywanie uzgodnień miesięcznych wszystkich wprowadzonych wpłat z Działem Finansowo - Księgowym,
  7. terminowe udzielanie odpowiedzi na pisma lokatorów, Urzędu Miejskiego oraz innych działów Zakładu w zakresie ewidencji wpłat na kartotekach lokali,
  8. kontrola finansowa przekazanych wpłat dodatków mieszkaniowych przez Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie,
  9. bieżąca współpraca z Biurem Obsługi Mieszkańców i Biurem Obsługi Lokali Użytkowych w zakresie prawidłowości wprowadzonych wpłat do kartotek lokali,
  10. bieżąca współpraca z Działem Windykacji w zakresie prawidłowości wprowadzonych wpłat bieżących oraz wpłat komorniczych,
  11. bieżąca współpraca z innymi działami Zakładu.

Do zadań Zespołu ds. Rozliczeń należy:

  1. obsługa programu czynszowego WINSARCZ w zakresie funkcji dotyczących:
    1. rozliczania mediów,
    2. wprowadzania zmian bieżących do kart lokali mieszkalnych, użytkowych, garaży, komórek, ogrodów, obudów śmietnikowych, miejsc postojowych, podwórzy,
    3. dokonywanie aktualizacji należności,
  2. dokonywanie przeceny należności i drukowanie aneksów oraz powiadomień dla lokali bez tytułu prawnego po dokonaniu bieżących zmian otrzymywanych z Biur Obsługi Mieszkańców, Zarządców wspólnot mieszkaniowych oraz na podstawie zmian wprowadzanych uchwałami Rady Miasta Gdańska i Zarządzeniami Prezydenta Miasta Gdańska,
  3. ustalanie i wypowiadanie stawek czynszów dla lokali użytkowych, lokali mieszkalnych, garaży, na podstawie Uchwał Rady Miasta Gdańska i Zarządzeń Prezydenta z uwzględnieniem:
    1. preferencji,
    2. współczynników, algorytmów,
    3. wskaźników,
  4. comiesięczne drukowanie faktur dla lokali użytkowych, garaży, faktur korygujących oraz rejestrów w/w faktur,
  5. comiesięczne sporządzanie rejestrów sprzedaży czynszowej dla lokali użytkowych,
  6. zakładanie kartotek sądowych dla lokali, księgowanie kosztów sądowych, w sprawie, których toczą się postępowania sądowe o zwrot należności, na podstawie informacji przekazywanych przez pozostałe zespoły Działu Windykacji,
  7. wprowadzanie do kartotek lokali decyzji o ratach na podstawie wykazów od Zespołu ds. Rat i Umorzeń Działu Windykacji,
  8. zakładanie kartotek pozabilansowych dotyczących odroczeń i umorzeń na podstawie wykazów od Zespołu ds. Rat i Umorzeń,
  9. anulowanie rat, odroczeń na podstawie informacji uzyskanych z Działu Windykacji,
  10. drukowanie, wysyłanie i wyjaśnianie sald dla lokali użytkowych,
  11. rozpatrywanie wniosków lokatorów o obniżkę dochodową lub/i techniczną,
    1. weryfikacja wniosku po otrzymaniu z MOPR-u,
    2. wydanie decyzji pozytywnej bądź odmowy w przypadku nie spełnionych kryteriów,
    3. wydrukowanie aneksu/powiadomienia o opłatach z uwzględnieniem przyznanej obniżki,
  12. rozpatrywanie odwołań od negatywnej decyzji o przyznaniu obniżki:
    1. przygotowanie karty obiegowej,
    2. skompletowanie pełnej dokumentacji,
    3. przekazanie do Dyrektora celem podjęcia decyzji,
    4. udzielenie odpowiedzi wnioskodawcy,
  13. wprowadzanie decyzji o przyznaniu dodatków mieszkaniowych do kartotek lokali oraz decyzji o ich wstrzymaniu,
  14. kontrola finansowa przekazanych dodatków przez Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie,
  15. sporządzanie poleceń wypłat:
    1. z tytułu rozliczenia konta po wykupie,
    2. z tytułu rozliczenia konta po przekazaniu lokalu,
    3. z tytułu wykonania samo remontu,
    4. zwrot dodatków mieszkaniowych do Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie lub zarządców,
  16. terminowe udzielanie odpowiedzi na pisma lokatorów, Urzędu Miejskiego oraz innych działów Zakładu dotyczące wyjaśnień:
    1. naliczeń stawek i opłat w lokalu lub budynku,
    2. rozliczeń mediów,
  17. bieżąca współpraca z Biurami Obsługi Mieszkańców w zakresie prawidłowości danych wprowadzonych do kart lokali,
  18. dokonywanie okresowych rozliczeń dla lokali komunalnych:
    1. wody z wodomierzy indywidualnych na podstawie odczytów przekazywanych przez BOM - y oraz drukowanie powiadomień o rozliczeniu dla lokatora i lokali użytkowych,
    2. wody z głównego wodomierza:
      • dla budynków 100% gminnych na podstawie faktur,
      • dla budynków będących w obcym Zarządzie na podstawie rachunków od zarządcy,
    3. centralnego ogrzewania:
      • dla budynków 100% gminnych na podstawie faktur
      • dla budynków będących w obcym zarządzie na podstawie rachunków od zarządcy,
    4. gazu, energii elektrycznej, wywozu nieczystości stałych:
      • dla budynków 100% gminnych na podstawie faktur,
      • dla budynków będących w obcym zarządzie na podstawie rachunków od zarządcy
    5. wywozu nieczystości płynnych:
      • dla budynków 100% gminnych na podstawie faktur,
      • dla budynków będących w obcym zarządzie na podstawie rachunków od zarządcy,
  19. ustalanie stawek z tytułu centralnego ogrzewania dla budynków 100% gminnych na podstawie poniesionych kosztów za ostatni okres rozliczeniowy,
  20. weryfikacja i zatwierdzanie otrzymanych rachunków od zarządców w zakresie prawidłowości ich rozliczenia,
  21. korespondencja z zarządcami w zakresie:
    1. wyjaśniania niezgodności rachunków,
    2. przekazywania danych niezbędnych do prawidłowych rozliczeń,
    3. informacji na temat aktualnych zaliczek za media dla lokali komunalnych,
  22. rozpatrywanie podań lokatorów w sprawie przesunięcia terminów płatności,
  23. przyjmowanie interesantów,
  24. bieżąca współpraca z Zespołem ds. Windykacji w zakresie prawidłowości stanów finansowych najemców i użytkowników - informacje o stanie kont będzie przekazywał wyłącznie Zespół ds. Windykacji,
  25. bieżąca współpraca z innymi działami Zakładu, jak również z Urzędem Miejskim i Miejskim Ośrodkiem Pomocy Rodzinie w zakresie działania zespołu,
  26. sporządzanie comiesięcznych sprawozdań finansowych związanych z zamknięciem miesiąca:
    1. uzgadnianie wpłat,
    2. uzgadnianie wpłat komorniczych,
    3. uzgadnianie sprzedaży z rejestrami VAT,
    4. wydruki: sprzedaż, tabulogramy, rejestry,
  27. kompleksowe przygotowywanie i sfinalizowanie konkursu ofert dotyczących wydruku książeczek opłat czynszowych,
  28. sporządzanie zestawień z całości zasobów wg bazy WINSARCZ na potrzeby innych działów Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych i Urzędu Miasta Gdańska,
  29. wprowadzanie nowych użytkowników do Systemu Informacji Lokalowej,
  30. wprowadzanie naliczonych wstecznych korekt dotyczących zmiany ilości osób oraz zmiany powierzchni nieruchomości,
  31. sporządzanie wyliczenia i przekazywanie informacji do najemcy o zwrocie poniesionych kosztów na wynajęty lokal,
  32. wprowadzanie zawartych umów do podsystemu GRU (obsługa rejestru umów),
  33. prowadzenie w podsystemie WPBUD (obsługa wpływów budżetowych) analitycznej ewidencji księgowej należności z tytułu dzierżawy nieruchomości gruntowych i bezumownego zajęcia nieruchomości gruntowych,
  34. wystawianie i wysyłanie do dzierżawców lub bezumownych użytkowników faktur, faktur korygujących, not obciążeniowych lub uznaniowych, wygenerowanych w podsystemie WPBUD gdzie wystawiającym jest Gmina Miasta Gdańska,
  35. sporządzanie w podsystemie WPBUD miesięcznych rejestrów sprzedaży VAT, rejestrów korygujących sprzedaży VAT i przekazywanie ich do Wydziału Finansowego Urzędu Miasta,
  36. sporządzanie w podsystemie WPBUD miesięcznych rejestrów przedpłat i przekazywanie ich do Wydziału Finansowego Urzędu Miasta,
  37. nadawanie indywidualnych rachunków bankowych dla dzierżawców lub bezumownych użytkowników nieruchomości gruntowych,
  38. przygotowywanie uzasadnienia zwrotu nadpłaty na druku Urzędu Miasta.

Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi zakładu w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

Metryka

Publikacja:
Podmiot wytwarzający: GZNK
Wytworzył: Wojciech Borkowski
Data wytworzenia: 2015-07-03
Podmiot publikujący: GZNK
Opublikował w BIP GZNK: Wojciech Borkowski (Dział Prawno-Organizacyjny)
Data publikacji w BIP GZNK: 2015-07-03 12:45