BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych Samorządowy Zakład Budżetowy

Regulamin organizacyjny GZNK

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
GDAŃSKIEGO ZARZĄDU NIERUCHOMOŚCI KOMUNALNYCH
SAMORZĄDOWEGO ZAKŁADU BUDŻETOWEGO

Gdańsk, luty 2017

Spis treści

  1. Podstawy prawne działania Zakładu
  2. Cel, przedmiot i zakres działania Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych
  3. Działalność Samorządowego Zakładu Budżetowego
  4. Struktury organizacyjne
  5. Ogólne zasady zarządzania Zakładem
  6. Kompetencje i odpowiedzialność Dyrektora Zakładu
  7. Kompetencje i odpowiedzialność Zastępcy Dyrektora ds. Techniczno – Eksploatacyjnych
  8. Kompetencje i odpowiedzialność Zastępcy Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami
  9. Kompetencje i odpowiedzialność Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty
  10. Zakresy działania komórek organizacyjnych – Pion Dyrektora Naczelnego
    1. Dział Współpracy
    2. Główny Specjalista ds. Przestrzenno-Społecznych
    3. Zespół ds. Podwórek
    4. Komórka ds. BHP, Ppoż
    5. Komórka ds. OC
    6. Dział Informatyczny
    7. Pełnomocnik Dyrektora ds. Bezpieczeństwa Informacji – ABI
    8. Dział Zamówień
    9. Stanowisko ds. Informacji Niejawnych
    10. Dział Kadr, Płac i Szkolenia
    11. Dział Prawno - Organizacyjny
    12. Zespół ds. Komunikacji i Informacji Społecznej
    13. Dział Administracyjny
    14. Komórka Audytu Wewnętrznego
    15. Kontrola Wewnętrzna
    16. Pełnomocnik Dyrektora ds. Systemu Zarządzania Jakością
  11. Zakresy działania komórek organizacyjnych – Pion Zastępcy Dyrektora ds. Techniczno – Eksploatacyjnych
    1. Dział Przygotowania, Modernizacji i Remontów
    2. Dział Nadzoru Wykonawczego
    3. Dział Energetyczny
    4. Grupa Remontowa
    5. Dział Eksploatacji
  12. Zakresy działania komórek organizacyjnych – Pion Zastępcy Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami
    1. Biura Obsługi Mieszkańców
    2. Dział Nieruchomości
    3. Dział Utrzymania Porządku i Czystości
    4. Stanowisko ds. Ochrony Zabytków
  13. Zasady działania komórek organizacyjnych – Pion Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty
    1. Dział Finansowo – Księgowy
    2. Dział Kosztów i Rozrachunków
    3. Dział Rozliczenia Wspólnot Mieszkaniowych
    4. Dział Ekonomiczny
    5. Dział Windykacji
    6. Dział Opłat i Rozliczeń
  14. Postanowienia końcowe

I. Podstawy prawne działania Zakładu

§ 1

Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych – Samorządowy Zakład Budżetowy działa na podstawie:

  1. ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (jednolity tekst z 2016 r. Dz. U. poz. poz. 446 z późniejszymi zmianami),
  2. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (jednolity tekst z 2016 r. Dz. U. poz. 1870 z późniejszymi zmianami),
  3. ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (jednolity tekst z 2016 r. Dz. U. poz. 573 z późniejszymi zmianami);
  4. ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (jednolity tekst z 2016 r. Dz. U. poz. 2147 z późniejszymi zmianami),
  5. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (jednolity tekst z 2016 r. poz. 902 z późniejszymi zmianami),
  6. uchwały Nr III/51/2002 Rady Miasta Gdańska z dnia 5 grudnia 2002 r. w sprawie wstrzymania likwidacji Przedsiębiorstwa Gospodarki Mieszkaniowej Gdańsk - Śródmieście Zakład Budżetowy w likwidacji w Gdańsku, Przedsiębiorstwa Gospodarki Mieszkaniowej Gdańsk - Oliwa Zakład Budżetowy w likwidacji w Gdańsku, Przedsiębiorstwa Gospodarki Mieszkaniowej Gdańsk - Wrzeszcz Zakład Budżetowy w likwidacji w Gdańsku, Przedsiębiorstwa Gospodarki Mieszkaniowej Gdańsk - Nowy Port Zakład Budżetowy w likwidacji w Gdańsku oraz połączenia tych Zakładów i Zakładu Budżetowego Zarząd Nieruchomości Komunalnych w Gdańsku w jeden Zakład Budżetowy pod nazwą „Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych” (Dz. U. Województwa Pomorskiego z 2013 r. poz. 2591, z późniejszymi zmianami),
  7. statutu Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych – Samorządowego Zakładu Budżetowego w Gdańsku stanowiącego załącznik do Uchwały Nr III/51/2002 Rady Miasta Gdańska z dnia 5 grudnia 2002 r.

II. Cel, przedmiot i zakres działania Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych

§ 2

  1. Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych – Samorządowy Zakład Budżetowy jest jednostką organizacyjną Gminy Miasta Gdańska nie posiadającą osobowości prawnej, powołaną do administrowania komunalnymi nieruchomościami zabudowanymi i niezabudowanymi w celu zaspokajania zbiorowych potrzeb mieszkaniowych mieszkańców Gminy.
  2. Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych – Samorządowy Zakład Budżetowy w Gdańsku ma nadany numer REGON 192817769, NUMER IDENTYFIKACJI PODATKOWEJ (NIP) 957-08-44-969.
  3. Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych – Samorządowy Zakład Budżetowy administruje komunalnymi nieruchomościami zabudowanymi i niezabudowanymi na obszarze Miasta Gdańska.
  4. Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych – Samorządowy Zakład Budżetowy działa na terenie Miasta Gdańska.

§ 3

Siedziba Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych – Samorządowego Zakładu Budżetowego mieści się w Gdańsku przy ul. Partyzantów 74.

§ 4

Przedmiotem działania Zakładu jest:

  1. gospodarowanie i administrowanie komunalnymi nieruchomościami zabudowanymi i niezabudowanymi oraz innymi nieruchomościami przekazanymi przez Gminę Miasta Gdańsk do administrowania. Na dzień rozpoczęcia działalności operacyjnej Zakład przejmuje gospodarowanie i administrowanie komunalnymi nieruchomościami zgodnie ze stanem na dzień zamknięcia ksiąg łączonych zakładów budżetowych o nazwie: Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej Gdańsk - Śródmieście, Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej Gdańsk - Wrzeszcz, Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej Gdańsk - Oliwa, Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej Gdańsk - Nowy Port i Zarząd Nieruchomości Komunalnych,
  2. dokonywanie zamian lokali mieszkalnych na wniosek najemców, bądź samodzielne inicjowanie zamian lokali z korzyścią dla najemców,
  3. dozór powierzonych nieruchomości i majątku,
  4. zabudowa, odbudowa, rozbudowa, nadbudowa, przebudowa lub modernizacja obiektów budowlanych na nieruchomościach przekazanych w trwały zarząd,
  5. zapewnienie utrzymania powierzonych nieruchomości w należytym stanie technicznym poprzez ich remonty i modernizację,
  6. zapewnienie utrzymania czystości i porządku na powierzonych nieruchomościach,
  7. zawieranie i rozwiązywanie umów najmu lokali socjalnych oraz mieszkalnych w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta Gdańska,
  8. zawieranie i rozwiązywanie umów dzierżawy oraz umów najmu:
    1. lokali użytkowych w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta Gdańska,
    2. garaży,
    3. pomieszczeń ogólnego użytkowania w budynkach komunalnych (pralnie, suszarnie, komórki),
    4. schronów, szaletów,
    5. gruntów pod ogródki warzywno - kwiatowe,
    6. części nieruchomości wspólnych z upoważnienia współwłaścicieli,
    7. gminnych nieruchomości gruntowych lub ich części, w tym na cele związane z gospodarką rolną,
  9. obsługa finansowo - księgowa w zakresie realizacji umów najmu i dzierżawy mienia Gminy Gdańsk,
  10. windykacja należności związanych z używaniem nieruchomości komunalnych, w tym windykacja należności zlikwidowanych Zakładów Budżetowych - Przedsiębiorstw Gospodarki Mieszkaniowej: Gdańsk - Śródmieście, Gdańsk - Wrzeszcz, Gdańsk - Oliwa, Gdańsk - Nowy Port oraz Zarządu Nieruchomości Komunalnych w celu uregulowania zobowiązań tych jednostek według stanu na dzień ich połączenia,
  11. archiwizacja dokumentacji księgowych połączonych Zakładów Budżetowych tj. Przedsiębiorstw Gospodarki Mieszkaniowej: Gdańsk - Śródmieście, Gdańsk - Wrzeszcz, Gdańsk - Oliwa, Gdańsk - Nowy Port oraz Zarządu Nieruchomości Komunalnych oraz archiwizacja dokumentacji zlikwidowanych jednostek organizacyjnych dla których Gmina Gdańsk była organem założycielskim,
  12. wykonywanie zadań zleconych przez wspólnoty mieszkaniowe w zakresie swojej działalności.

§ 5

Zakres działania Zakładu obejmuje:

  1. określanie potrzeb w zakresie bieżącego utrzymania, remontów i modernizacji nieruchomości będących przedmiotem administrowania przez Zakład,
  2. opracowywanie rocznych projektów planów zadań objętych przedmiotem działania Zakładu, w tym projektów planów finansowych Zakładu,
  3. przygotowywanie i realizacja zadań ujętych w zatwierdzonych planach rocznych poprzez:
    1. formalno - prawne przygotowywanie zadań do wykonania,
    2. wybór wykonawcy na zasadach określonych obowiązującymi przepisami,
    3. nadzór nad realizacją zadania, zawieranie umów, ich odbiór i rozliczenie finansowe,
    4. egzekucję postanowień umownych dotyczących udzielonych przez wykonawcę gwarancji,
  4. prowadzenie przeglądów technicznych budynków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa budowlanego,
  5. zapewnienie utrzymania czystości i porządku na powierzonych nieruchomościach, w tym na obszarze administrowanych wnętrz podwórzowych i terenów zielonych oraz placów zabaw zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  6. zapewnienie utrzymania w należytym stanie technicznym: wnętrz podwórzowych, dróg wewnętrznych, miejsc czasowego gromadzenia odpadów stałych, zieleni osiedlowej oraz urządzeń małej architektury (w tym urządzeń zabawowych) poprzez ich konserwację, remonty, renowację lub modernizację,
  7. prowadzenie ewidencji majątkowej administrowanego mienia,
  8. zawieranie umów najmu i dzierżawy nieruchomości komunalnych będących przedmiotem administrowania przez Zakład na zasadach określonych odrębnymi przepisami,
  9. nadzór nad sposobem użytkowania i utrzymania lokali mieszkalnych i użytkowych, będących przedmiotem zawartych umów najmu,
  10. obsługę finansowo - księgową w zakresie realizacji umów najmu i dzierżawy nieruchomości znajdujących się w gminnym zasobie nieruchomości, jak i lokali mieszkalnych i użytkowych będących własnością Gminy oraz prowadzenie windykacji przedsądowej i sądowej należności z tytułu realizacji tych umów,
  11. współpracę z zarządcami nieruchomości w zakresie czynności związanych z naliczaniem należności za nieruchomości udostępniane z zasobu,
  12. współpraca ze wspólnotami mieszkaniowych w zakresie rozliczeń opłat eksploatacyjnych oraz opłat z tytułu udziału w kosztach utrzymania nieruchomości wspólnej,
  13. wykonywanie prac inwentaryzacyjnych, konserwacyjnych, remontowych, modernizacyjnych oraz zabezpieczających i koniecznych rozbiórek zarządzanego mienia,
  14. zapewnienie dla zarządzanych budynków:
    1. dostawy wody i odbioru ścieków,
    2. dostawy energii cieplnej,
    3. dostawy energii elektrycznej,
    4. dostawy gazu przewodowego,
    5. wywozu odpadów stałych i płynnych,
  15. dozór administrowanego mienia poprzez przeciwdziałanie jego dewastacji,
  16. archiwizowanie dokumentacji księgowych, przekazanych protokolarnie przez zlikwidowane Zakłady Budżetowe - Przedsiębiorstwa Gospodarki Mieszkaniowej: Gdańsk - Śródmieście, Gdańsk - Wrzeszcz, Gdańsk - Oliwa i Gdańsk - Nowy Port oraz dokumentacji zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, dla których Gmina Miasta Gdańska była organem założycielskim, w tym zapewnienie obsługi zarchiwizowanej dokumentacji,
  17. wykonywanie czynności z zakresu Obrony Cywilnej.

III. Działalność Samorządowego Zakładu Budżetowego

§ 6

  1. Podstawę funkcjonowania Zakładu stanowi roczny plan finansowy, obejmujący przychody i wydatki stanowiące koszty działalności oraz stan środków obrotowych i rozliczenia z budżetem Miasta Gdańska oraz wykaz zadań planowanych do wykonania.
  2. Działalność Zakładu finansowana jest z dochodów własnych oraz dotacji budżetowej, której wysokość ustala się w rocznym budżecie Miasta Gdańska.
  3. Plan finansowy Zakładu zatwierdza Dyrektor Zakładu, dostosowując go do uchwały budżetowej Miasta Gdańska.
  4. Nadzór merytoryczny nad działalnością Zakładu sprawuje Prezydent Miasta Gdańska.
  5. Nadzór finansowy nad działalnością Zakładu sprawuje Prezydent Miasta Gdańska poprzez właściwy merytorycznie Wydział Urzędu Miejskiego w Gdańsku.

IV. Struktury organizacyjne

§ 7

  1. Graficznym wyrazem struktury organizacyjnej Zakładu jest schemat organizacyjny, stanowiący Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu.
  2. Schemat organizacyjny ustala zależność służbową poszczególnych pionów, działów i komórek organizacyjnych oraz przedmiotowy podział zadań dla Dyrektora Zakładu, Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty, kierowników komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy w zakresie kierowania, zarządzania, nadzoru, koordynacji wewnętrznej i odpowiedzialności.
  3. Regulamin Organizacyjny Zakładu zatwierdza Dyrektor Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych – Samorządowego Zakładu Budżetowego.

§ 8

Dyrektora Zakładu powołuje i odwołuje Prezydent Miasta Gdańska.

§ 9

  1. Dyrektor kieruje Zakładem na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta Gdańska. Do czynności przekraczających zakres udzielonego pełnomocnictwa potrzebna jest odrębna zgoda Prezydenta Miasta Gdańska.
  2. Dyrektor, działając w granicach udzielonego pełnomocnictwa, zarządza Zakładem i reprezentuje go na zewnątrz oraz podejmuje decyzje samodzielnie i ponosi za nie odpowiedzialność.
  3. Dyrektor ma obowiązek zorganizowania Zakładu i ponosi odpowiedzialność za jego prawidłowe funkcjonowanie, a w szczególności za wykonanie planu finansowego.
  4. Prezydent Miasta Gdańska ma prawo wstrzymania lub uchylenia decyzji Dyrektora sprzecznej z prawem.

§ 10

  1. Zastępców Dyrektora oraz Głównego Księgowego - Głównego Ekonomistę zatrudnia i zwalnia Dyrektor Zakładu.
  2. Zakres uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty i pracowników komórek organizacyjnych ustala Dyrektor Zakładu.

§ 11

Dla zapewnienia prawidłowego zarządzania Zakładem wyodrębnia się następujące piony organizacyjne:

1. Pion Dyrektora Naczelnego
- DN
2. Pion Zastępcy Dyrektora ds. Techniczno - Eksploatacyjnych
- DT
3. Pion Zastępcy Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami
- DU
4. Pion Głównego Księgowego - Głównego Ekonomisty
- EK

§ 12

Pion Dyrektora Naczelnego

Dyrektorowi Zakładu bezpośrednio podlegają:

1. Zastępca Dyrektora ds. Techniczno – Eksploatacyjnych
- DT
2. Zastępca Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami
- DU
3. Główny Księgowy – Główny Ekonomista
- EK
4. Pełnomocnik Dyrektora ds. Systemu Zarządzania Jakością
- DJ
5. Kierownik Działu Prawno – Organizacyjnego
- NO
6. Kierownik Działu Kadr, Płac i Szkolenia
- NK
7. Kierownik Działu Zamówień
- NZ
8. Kierownik Działu Administracyjnego
- NA
9. Kierownik Działu Informatycznego
- NI
10. Pełnomocnik Dyrektora ds. Bezpieczeństwa Informacji - ABI
- NB
11. Kierownik Działu Współpracy
- NW
12. Główny Specjalista ds. Przestrzenno-Społecznych
- NX
13. Kierownik Zespołu ds. Podwórek
- NS
14. Stanowisko ds. Informacji Niejawnych
- NJ
15. Komórka ds. BHP, Ppoż
- NP
16. Komórka ds. OC
- NC
17. Komórka Audytu Wewnętrznego
- NR
18. Kierownik Zespołu ds. Komunikacji i Informacji Społecznej
- ND
19. Kontrola Wewnętrzna
---

§ 13

Pion Zastępcy Dyrektora ds. Techniczno – Eksploatacyjnych

Zastępcy Dyrektora ds. Techniczno - Eksploatacyjnych bezpośrednio podlegają:

1. Kierownik Działu Nadzoru Wykonawczego
- TN
2. Kierownik Działu Przygotowania, Modernizacji i Remontów
- TP
3. Kierownik Działu Energetycznego
- TE
4. Kierownik Działu Eksploatacji
- TU
5. Kierownik Grupy Remontowej
- TR

§ 14

Pion Zastępcy Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami

Zastępcy Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami bezpośrednio podlegają:

1. Kierownicy Biur Obsługi Mieszkańców
- BOM
2. Kierownik Działu Nieruchomości
- UN
3. Stanowisko ds. Ochrony Zabytków
- UZ
4. Kierownik Działu Utrzymania Porządku i Czystości
- UP

§ 15

Pion Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty

Głównemu Księgowemu – Głównemu Ekonomiście podlegają:

1. Kierownik Działu Finansowo - Księgowego
- RF
2. Kierownik Działu Kosztów i Rozrachunków
- RK
3. Kierownik Działu Rozliczenia Wspólnot Mieszkaniowych
- RW
4. Kierownik Działu Ekonomicznego
- EE
5. Kierownik Działu Windykacji
- EZ
6. Kierownik Działu Opłat i Rozliczeń
- EO

V. Ogólne zasady zarządzania Zakładem

§ 16

  1. Dyrektor zarządza Zakładem jednoosobowo.
  2. Pionami organizacyjnymi Zakładu kierują jednoosobowo Zastępcy Dyrektora, Główny Księgowy - Główny Ekonomista, którzy odpowiedzialni są przed Dyrektorem Zakładu za całokształt spraw określonych ramowym zakresem obowiązków i uprawnień służbowych, stanowiących część składową niniejszego regulaminu.
  3. Poszczególne komórki organizacyjne kierowane są jednoosobowo przez kierowników tych komórek.
  4. Zakresy obowiązków i uprawnień służbowych, jak również odpowiedzialności pracowników ustalają kierownicy tych komórek, a zatwierdzają dyrektorzy poszczególnych pionów organizacyjnych, którym dana komórka podlega.
  5. Każdy pracownik podlega bezpośrednio tylko jednemu przełożonemu, od którego otrzymuje polecenia służbowe. Otrzymując polecenie służbowe od przełożonego wyższego szczebla pracownik wykonuje jego polecenie i niezwłocznie powiadamia o tym swojego bezpośredniego przełożonego.

VI. Kompetencje i odpowiedzialność Dyrektora Zakładu

§ 17

Do obowiązków i kompetencji Dyrektora - DN należy:

  1. określanie zadań i kierunków działania Zakładu,
  2. kontrola realizacji zadań,
  3. analiza i ocena wyników działalności Zakładu,
  4. składanie oświadczeń woli i zaciągania w imieniu Zakładu zobowiązań do kwot ustalonych w rocznym planie finansowym Zakładu,
  5. zawieranie porozumień i umów długoterminowych za zgodą Prezydenta Miasta Gdańska,
  6. wydawanie poleceń służbowych i zarządzeń regulujących porządek wewnętrzny Zakładu oraz prowadzoną działalność gospodarczą,
  7. zatrudnianie i zwalnianie pracowników Zakładu,
  8. powoływanie pełnomocników oraz określanie granic ich umocowania,
  9. nadzór nad bezpieczeństwem pracy, zabezpieczeniem przeciwpożarowym oraz warunkami pracy załogi,
  10. nadzór nad ochroną mienia oraz przestrzeganiem tajemnicy państwowej i służbowej,
  11. nadzór nad dyscypliną pracy podległych pracowników,
  12. koordynacja i kontrola pracy podległych pionów i samodzielnych stanowisk pracy,
  13. nagradzanie i premiowanie pracowników oraz stosowanie kar porządkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  14. podejmowanie decyzji - zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie:
    1. zaliczania w pozostałe koszty operacyjne Zakładu należności przedawnionych i nieściągalnych od osób fizycznych, prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej - z tytułu korzystania z lokali mieszkalnych, użytkowych, nieruchomości gruntowych i części niemieszkalnych nieruchomości komunalnych, w szczególności z garaży, ogródków przydomowych, dodatkowych piwnic, suszarni, pralni, wózkarni itp.,
    2. odstąpienia od naliczania i egzekwowania kwot odsetek od zaległych opłat w granicach określonych odrębnymi przepisami,
    3. strat spowodowanych wypadkami losowymi,
    4. innych strat ustalonych w przepisach szczególnych,
  15. organizowanie i kierowanie zadaniami w zakresie obronności kraju przy pomocy wyznaczonych i uprawnionych do tych prac pracowników zgodnie z przepisami dotyczącymi tajemnicy państwowej i służbowej,
  16. przyjmowanie, rozstrzyganie, nadzór i kontrola załatwiania wniosków, skarg mieszkańców,
  17. umarzanie, rozkładanie na raty, odraczanie terminów płatności należności pieniężnych zgodnie z obowiązującą uchwałą Rady Miasta Gdańska; upoważnianie wskazanego zastępcy w zakresie wyżej wymienionych czynności.

VII. Kompetencje i odpowiedzialność Zastępcy Dyrektora ds. Techniczno - Eksploatacyjnych

§ 18

Zastępca Dyrektora ds. Techniczno - Eksploatacyjnych - DT ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie powierzonych mu zadań, do których należą w szczególności:

  1. zastępowanie Dyrektora w razie nieobecności Dyrektora i Zastępcy Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami,
  2. nadzór nad remontami budynków i lokali mieszkalnych administrowanych przez Zakład,
  3. nadzór w zakresie bieżącego i technicznego utrzymania lokali i terenów komunalnych,
  4. nadzór nad prawidłowym typowaniem budynków, budowli i lokali do remontu lub modernizacji oraz typowaniem technologii wykonania prac remontowych - w ramach realizacji obowiązku dbania o należyty stan techniczny mienia administrowanego przez Zakład,
  5. opracowywanie wieloletnich projektów planów rzeczowo-finansowych remontów oraz realizacja wieloletnich planów remontowych i modernizacyjnych; opracowywanie i składanie wniosków do Bazy Priorytetów Inwestycyjnych, we współpracy z Głównym Księgowym-Głównym Ekonomistą,
  6. nadzór nad prawidłowym przygotowaniem i realizacją zadań planu remontów administrowanych nieruchomości oraz planu zadań eksploatacyjnych, w zakresie:
    1. terminowego przygotowania i kompletności dokumentacji niezbędnej do realizacji zadań remontowych, modernizacyjnych i eksploatacyjnych, zlecanych podmiotom zewnętrznym zgodnie z obowiązującymi przepisami w granicach zatwierdzonego planu finansowego Zakładu,
    2. prawidłowego stosowania procedur, związanych z udzielaniem zamówień publicznych,
    3. należytego sprawowania nadzoru nad wykonaniem zleconych zadań remontowych, modernizacyjnych i eksploatacyjnych,
  7. podpisywanie umów na wykonanie robót remontowych, modernizacyjnych i eksploatacyjnych zleconych w ramach planu finansowego Zakładu, zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem przez Dyrektora Zakładu,
  8. kontrola nad prawidłowym rozliczeniem robót remontowych i eksploatacyjnych wykonanych w ramach zatwierdzonego planu finansowego,
  9. nadzór nad przeprowadzaniem okresowych przeglądów technicznych administrowanych budynków i prawidłowym sporządzeniem protokołów oraz aktualizacją prowadzonych książek obiektów zgodnie z wymaganiami przepisów prawa budowlanego,
  10. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania urządzeń technicznych w budynkach administrowanych przez Zakład, w szczególności: instalacji i urządzeń ciepłowniczych, instalacji i urządzeń energetycznych, instalacji i urządzeń gazowych oraz dźwigów osobowych,
  11. opracowywanie lub aktualizacja dokumentacji technicznej budynków,
  12. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania studni publicznych, za pomocą których zaopatrywani są w wodę mieszkańcy administrowanych budynków nie podłączonych do miejskiej sieci wodociągowej,
  13. nadzór nad niezwłoczną realizacją działań związanych z usuwaniem awarii i ich skutków,
  14. koordynacja i kontrola całości spraw dotyczących utrzymania w należytym stanie technicznym administrowanych nieruchomości komunalnych,
  15. współpraca z właściwymi komórkami Urzędu Miejskiego w zakresie polityki remontowej nieruchomości komunalnych,
  16. nadzór i kontrola nad przejmowaniem i przekazywaniem nieruchomości,
  17. kontrola nad sprawowaniem nadzoru właścicielskiego nad sposobem użytkowania nieruchomości oddanych w wieloletnie użytkowanie innym podmiotom, a powierzonych Gdańskiemu Zarządowi Nieruchomości Komunalnych do prowadzenia nadzoru technicznego w zakresie utrzymania tych nieruchomości w należytym stanie technicznym,
  18. wykonywanie działań w sprawach związanych z ustanowieniem na nieruchomościach Gminy Miasta Gdańska nieodpłatnej służebności przesyłu,
  19. kontrola i nadzór czynności dotyczących zamawiania usług w zakresie utrzymania w należytym stanie porządkowym i estetycznym administrowanych nieruchomości komunalnych,
  20. organizacja realizacji zadań podległych komórek organizacyjnych w zakresie:
    1. zapewnienia ciągłości zaopatrzenia administrowanych nieruchomości w media, wywozu odpadów płynnych poprzez właściwe organizowanie i zamawianie usług komunalnych,
    2. organizowanie i zamawianie usług z zakresu utrzymania czystości i należytego stanu sanitarno - porządkowego administrowanych budynków i nieruchomości gruntowych,
    3. organizowanie i zamawianie usług z zakresu działań związanych z należytym utrzymaniem dróg, chodników, dojść do budynków i do wyznaczonych miejsc gromadzenia odpadów na administrowanych nieruchomościach - w ramach akcji zimowej,
    4. prawidłowego rozliczenia prac i usług eksploatacyjnych wykonanych w ramach zatwierdzonego planu finansowego,
    5. zapobiegania dewastacji i zniszczeniu powierzonych nieruchomości poprzez zapewnienie usług z zakresu właściwego dozoru i ochrony,
    6. prawidłowego prowadzenia zbiorczej ewidencji eksploatacyjnej administrowanych zasobów,
    7. ubezpieczenia powierzonego majątku od zdarzeń losowych i odpowiedzialności cywilnej,
  21. nadzór nad prawidłowym przygotowaniem planu zadań na dany rok kalendarzowy,
  22. nadzór nad prawidłowym sporządzeniem sprawozdań z działań związanych z gospodarowaniem odpadami komunalnymi,
  23. nadzór nad realizacją działań podległych komórek organizacyjnych w zakresie zawierania umów z najemcami lokali mieszkalnych, określających warunki wykonania oraz rozliczeń z tytułu realizacji prac, związanych z modernizacją zajmowanych przez nich lokali, w tym również wykraczających poza obrys kondygnacji przyziemnych budynków, stanowiących własność Gminy Miasta Gdańsk - w oparciu o wytyczne przygotowane przez Dział Przygotowania, Modernizacji i Remontów; powyższe dotyczy najemców, którzy zgłosili wolę wykonania prac w ww. zakresie na własny koszt i we własnym zakresie,
  24. reprezentowanie Zakładu na zewnątrz w ramach udzielonego pełnomocnictwa, wynikającego z pełnionej funkcji,
  25. podejmowanie decyzji oraz podpisywanie korespondencji w zakresie spraw realizowanych przez podległy pion,
  26. nadzór nad zabezpieczeniem majątku i mienia w podległych komórkach organizacyjnych,
  27. bieżące informowanie Dyrektora Zakładu o zaawansowaniu wykonania zadań w podległym pionie oraz wszelkich zagrożeniach wykonania tych zadań,
  28. przygotowywanie projektów przepisów wewnętrznych, wydawanych przez Dyrektora Zakładu w zakresie działalności podległego Pionu,
  29. zapewnienie terminowego wykonania poleceń służbowych, zarządzeń wewnętrznych Dyrektora Zakładu, zaleceń pokontrolnych wydanych podczas kontroli wewnętrznej i zewnętrznej w podległych komórkach organizacyjnych,
  30. przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków dotyczących stanu technicznego administrowanych nieruchomości oraz realizacji zadań eksploatacyjnych i remontowych,
  31. nadzór nad właściwym i terminowym załatwianiem wniosków, skarg mieszkańców i krytyki prasowej przez podległe komórki organizacyjne,
  32. kontrola i nadzór nad prawidłowym sporządzaniem sprawozdań statystycznych w podległych komórkach organizacyjnych,
  33. ustalanie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności kierowników: Działu Przygotowania, Modernizacji i Remontów, Działu Nadzoru Wykonawczego, Działu Energetycznego oraz Działu Eksploatacji,
  34. nadzór i kontrola nad podległymi komórkami,
  35. wnioskowanie i opiniowanie zmian personalnych, przeszeregowań pracowników w podległych komórkach organizacyjnych,
  36. udzielanie kar dyscyplinarnych oraz wnioskowanie o przyznanie nagród pracownikom w podległych komórkach organizacyjnych,
  37. odpowiedzialność prawno - finansowa z tytułu nieprawidłowego wykonania obowiązków w ramach pełnionej funkcji.

VIII. Kompetencje i odpowiedzialność Zastępcy Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami

§ 19

Zastępca Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami - DU ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie powierzonych mu zadań, do których należą w szczególności:

  1. zastępowanie Dyrektora w razie jego nieobecności,
  2. nadzór i kontrola dotycząca utrzymania w należytym stanie porządkowym i estetycznym administrowanych nieruchomości komunalnych,
  3. nadzór nad wykonaniem zleconych zadań eksploatacyjnych w zakresie utrzymania czystości, wywozu odpadów płynnych, konserwacji i napraw urządzeń małej architektury, w tym urządzeń zabawowych, utrzymania i konserwacji terenów zielonych, okresowej deratyzacji nieruchomości komunalnych,
  4. nadzór i kontrola realizacji zadań podległych komórek organizacyjnych w zakresie:
    1. prawidłowego zaopatrzenia administrowanych nieruchomości w media, wywozu odpadów stałych i płynnych,
    2. utrzymania czystości i należytego stanu sanitarno - porządkowego administrowanych budynków i nieruchomości gruntowych,
    3. zapewnienia należytego utrzymania dróg, chodników, dojść do budynków i do wyznaczonych miejsc gromadzenia odpadów na administrowanych nieruchomościach - w ramach akcji zimowej,
    4. prawidłowego rozliczenia prac i usług wykonanych w ramach zatwierdzonego planu finansowego,
    5. zapobiegania dewastacji i zniszczeniu powierzonych nieruchomości poprzez zapewnienie właściwego dozoru i ochrony,
    6. nadzór i kontrola działań umożliwiających lokatorom wykonywanie świadczeń w miejsce wypełnienia na rzecz Gminy Miasta Gdańska,
    7. nadzór nad realizacją prac remontowych i porządkowych wykonywanych przez osoby osadzone, osoby mające ograniczone prawo pozbawienia wolności,
    8. nadzór nad prawidłową organizacją ruchu drogowego na drogach wewnętrznych będących w administrowaniu Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych,
    9. przeprowadzania okresowych przeglądów technicznych urządzeń małej architektury, w tym obudów śmietnikowych, urządzeń zabawowych usytuowanych na administrowanych nieruchomościach oraz dróg wewnętrznych,
    10. prawidłowego prowadzenia ewidencji eksploatacyjnej administrowanych zasobów, w tym dokonywania aktualizacji pomiarów lokali i terenów oraz aktualizacji wyposażenia technicznego lokali,
  5. sprawowanie nadzoru nad prawidłowym przygotowaniem planu zadań na dany rok kalendarzowy,
  6. nadzór nad realizacją działań Biur Obsługi Mieszkańców, a w szczególności w zakresie:
    1. zawierania umów najmu lokali mieszkalnych i socjalnych, pozostających w zasobie mieszkaniowym gminy na podstawie skierowania lub oferty wydanej przez Prezydenta Miasta Gdańska, zawierającej imienne wskazanie osoby uprawnionej (osób uprawnionych) do zawarcia umowy najmu oraz określenie lokalu będącego przedmiotem umowy najmu,
    2. zawierania umów najmu i dzierżawy ogrodów przydomowych, łaźni oraz pomieszczeń ogólnego użytkowania w budynkach komunalnych (pralnie, suszarnie, komórki, itp.),
    3. rozwiązywania umów najmu lokali mieszkalnych,
  7. nadzór nad realizacją działań Działu Nieruchomości,
  8. nadzór nad realizacją działań Działu Utrzymania Porządku i Czystości,
  9. nadzór nad sporządzaniem deklaracji z zakresu systemu gospodarowania odpadami komunalnymi stałymi,
  10. nadzór nad realizacją działań Stanowiska ds. Ochrony Zabytków w szczególności w zakresie:
    1. tworzeniem polityki działania w zakresie obiektów zabytkowych i objętych ochroną konserwatorską w administrowaniu Zakładu,
    2. tworzeniem bazy danych o obiektach zabytkowych i objętych ochroną konserwatorską,
    3. ustaleniem zasad przepływu dokumentów dotyczących remontów na obiektach zabytkowych i objętych ochroną konserwatorską,
  11. nadzór nad zabezpieczeniem majątku w podległych komórkach organizacyjnych oraz zapewnienie dozoru administrowanego mienia,
  12. nadzór nad określaniem uwarunkowań do przetargów na zbycie nieruchomości gminnych,
  13. nadzór nad realizacją zawartych umów dzierżawy ogródków przydomowych,
  14. bieżące informowanie Dyrektora Zakładu o zaawansowaniu wykonania zadań w podległym pionie,
  15. zapewnienie terminowego wykonania poleceń służbowych, zarządzeń wewnętrznych Dyrektora Zakładu, zaleceń pokontrolnych wydanych podczas kontroli wewnętrznej w podległych komórkach organizacyjnych,
  16. przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków dotyczących działalności Biur Obsługi Mieszkańców oraz Działu Nieruchomości, Działu Utrzymania Porządku i Czystości, Stanowiska ds. Ochrony Zabytków,
  17. nadzór nad właściwym i terminowym załatwianiem wniosków, skarg mieszkańców i krytyki prasowej przez podległe komórki organizacyjne,
  18. kontrola i nadzór nad prawidłowym sporządzaniem sprawozdań statystycznych w podległych komórkach organizacyjnych,
  19. podejmowanie decyzji oraz podpisywanie korespondencji w zakresie spraw realizowanych przez podległy pion,
  20. ustalanie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności kierowników Biur Obsługi Mieszkańców, kierownika Działu Nieruchomości, kierownika Działu Utrzymania Porządku i Czystości oraz Stanowska ds. Ochrony Zabytków,
  21. wnioskowanie i opiniowanie zmian personalnych, przeszeregowań pracowników w podległych komórkach organizacyjnych,
  22. przygotowywanie projektów przepisów wewnętrznych, wydawanych przez Dyrektora Zakładu w zakresie działalności podległego Pionu,
  23. udzielanie kar dyscyplinarnych oraz wnioskowanie o przyznanie nagród pracownikom w podległych komórkach organizacyjnych,
  24. reprezentowanie Zakładu na zewnątrz w ramach udzielonego pełnomocnictwa, wynikającego z pełnionej funkcji,
  25. odpowiedzialność prawno - finansowa z tytułu nieprawidłowego wykonania obowiązków pełnionej funkcji.

IX. Kompetencje i odpowiedzialność Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty

§ 20

Główny Księgowy – Główny Ekonomista – EK - DE ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie powierzonych mu zadań, do których należą w szczególności:

  1. bieżące i prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych Zakładu,
  2. prowadzenie rachunkowości Zakładu zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności:
    1. zorganizowanie obiegu i kontroli dokumentów w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych i ochronę mienia,
    2. opracowanie i udoskonalanie zakładowego planu kont wraz z instrukcją umożliwiającą prawidłową kwalifikację, ewidencję i rozliczanie kosztów z uwzględnieniem miejsc ich powstawania,
    3. zapewnienie prowadzenia księgowości w sposób kompletny i chronologiczny, umożliwiający przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych zgodnie z zakładowym planem kont,
    4. bieżącą kontrolę pod względem formalno - rachunkowym dokumentów księgowo - finansowych wpływających do Zakładu,
    5. ewidencję mienia Zakładu, dokonywanie inwentaryzacji majątku Zakładu oraz terminowe i prawidłowe rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych,
    6. sporządzanie sprawozdań finansowych Zakładu, dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
  3. prowadzenie gospodarki finansowej Zakładu w zakresie:
    1. prawidłowego dysponowania środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych oraz ochrony środków pieniężnych,
    2. kontrolowania kosztów pod względem zasadności, legalności i gospodarności ich poniesienia zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym Zakładu i harmonogramem wydatków,
    3. kontroli terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz zapewnienia terminowego regulowania zobowiązań Zakładu,
  4. koordynacja i nadzór nad bieżącym ewidencjonowaniem dokumentów księgowych z zachowaniem chronologii zapisów,
  5. zapewnienie bieżącego i terminowego prowadzenia rozrachunków publiczno - prawnych oraz comiesięcznego uzgadniania sald na kontach rozrachunkowych,
  6. sprawowanie nadzoru nad kasą finansową, zgodnie z obowiązującą instrukcją kasową,
  7. nadzór nad należytym zabezpieczeniem i przechowywaniem dokumentów oraz danych księgowych w celu zapewnienia ich ochrony przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
  8. dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:
    1. wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych Zakładu z planem finansowym,
    2. wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
    3. opracowywanie projektów planów i planów zadań objętych przemiotem działania Zakładu, w tym projektów planów i planów finansowych rocznych, wieloletnich i perspektywicznych Zakładu oraz opracowywanie ich korekt na podstawie materiałów przygotowanych przez komórki organizacyjne Zakładu,
    4. opracowywanie rocznych projektów planów finansowych remontów i sprawozdań w tym zakresie,
  9. opracowywanie wniosków do Prezydenta Miasta Gdańska o ustalenie dotacji dla Zakładu w oparciu o założenia planu finansowego Zakładu na dany rok kalendarzowy,
  10. prawidłowe ustalanie niezbędnych wskaźników do planu finansowego i podział środków pieniężnych na poszczególne komórki organizacyjne Zakładu,
  11. prawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych z wykonania planu finansowego Zakładu, rozdysponowania środków przekazywanych z budżetu, środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji Zakładu,
  12. aktywny udział w ustalaniu i realizacji polityki finansowej firmy,
  13. wspieranie kluczowych decyzji Dyrektora poprzez dostarczanie informacji na temat aktualnej kondycji finansowej Zakładu, możliwości zwiększenia efektywności finansowej oraz planowanych działań i prognoz ekonomiczno – finansowych,
  14. przedkładanie Dyrektorowi okresowych analiz ekonomicznych w zakresie działalności Zakładu i opracowywanie wniosków dotyczących działań naprawczych w celu eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie działalności Zakładu,
  15. ocena zdolności finansowej Zakładu ze szczególnym uwzględnieniem bieżącej i przyszłej zdolności płatniczej,
  16. analiza struktury organizacyjnej i projektowanie zmian zmierzających do polepszenia kondycji finansowej Zakładu,
  17. przedkładanie Dyrektorowi okresowych sprawozdań i analiz dotyczących wykorzystania funduszu wynagrodzeń, zatrudnienia, itp.
  18. projektowanie procedur zmierzających do pozyskania środków finansowych budżetowych i pozabudżetowych,
  19. prowadzenie bieżących analiz gospodarki finansowej Zakładu i przedkładanie okresowych raportów Dyrektorowi Zakładu,
  20. stała współpraca z właściwym w sprawie projektów europejskich Wydziałem Urzędu Miejskiego, w zakresie pozyskiwania środków unijnych, przygotowanie wniosków o pozyskiwanie środków z Unii Europejskiej,
  21. wydawanie opinii do opracowania zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu oraz ich analiza,
  22. ocena zdolności realizacji planu finansowego pod kątem wpływów i wydatków Zakładu,
  23. nadzór i kontrola nad prowadzeniem rejestrów sprzedaży i zakupów,
  24. nadzór i kontrola w zakresie deklaracji:
    1. CIT dla podatku dochodowego od osób prawnych,
    2. PIT dla potrzeb podatku dochodowego od osób fizycznych,
    3. dla potrzeb podatku od nieruchomości,
  25. nadzór nad bieżącym rejestrowaniem wpłat najemców lokali mieszkalnych i użytkowych z tytułu opłat czynszowych, eksploatacyjnych i z innych tytułów,
  26. nadzór nad sporządzaniem aneksów do istniejących umów lokali mieszkalnych, użytkowych i innych w zakresie zmiany wysokości opłat eksploatacyjnych (np. z tytułu: dostawy wody i odbioru ścieków, dostawy energii cieplnej, wywozu odpadów stałych lub płynnych, dostawy gazu itp.),
  27. nadzór nad prawidłowym naliczaniem i rozliczaniem opłat wnoszonych przez najemców i dzierżawców, w tym nad prawidłowym stosowaniem stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych i użytkowych oraz opłat niezależnych od wynajmującego,
  28. nadzór nad prawidłowym i terminowym rozliczaniem najemców i dzierżawców lokali mieszkalnych i użytkowych z tytułu dostawy mediów (woda, ścieki, energia cieplna, energia elektryczna, gaz, wywozu odpadów, itp.),
  29. nadzór nad prowadzonymi postępowaniami, związanymi z egzekwowaniem należności czynszowych Zakładu, odzyskiwaniem zadłużonych lokali oraz zamianą lokali mieszkalnych w zakresie finansowym,
  30. nadzór nad prowadzeniem bieżącej analizy zaległości opłat czynszowych przez najemców nieruchomości komunalnych i przedstawianie wniosków w formie raportów Dyrektorowi Zakładu,
  31. kontrola i nadzór nad prawidłowym prowadzeniem działań związanych z windykacją należności Zakładu, w szczególności obejmujących:
    1. systematyczne wysyłanie wezwań do dłużników o zapłatę należności,
    2. terminowe i prawidłowe przygotowanie dokumentów niezbędnych do wystąpienia na drogę sądową przeciwko dłużnikom o zapłatę należności,
    3. prowadzenie systematycznych analiz należności Zakładu i podejmowanie czynności zapobiegających przedawnieniu się należności,
    4. ponawianie wniosków do komornika o egzekucję od dłużników zasądzonych prawomocnych wyroków sądowych o zapłatę należności,
    5. inicjowanie w uzgodnieniu z dłużnikami zamian na mniejszą powierzchnię lokalu mieszkalnego w celu skompensowania spłaty zaległości,
    6. przygotowanie i kompletowanie dokumentów w postępowaniu windykacyjnym,
    7. sporządzanie raportów dotyczących efektów prowadzonych działań windykacyjnych,
  32. nadzór i kontrola nad zgodnością załatwianych wniosków najemców dotyczących:
    1. rozłożenia na raty zaległości czynszowych,
    2. odroczenia terminu spłaty zaległości,
    3. umorzenia zaległości czynszowych z regulacjami zawartymi w stosownej uchwale Rady Miasta Gdańska oraz prowadzeniem stosownych rejestrów i sprawozdania w tym zakresie,
  33. nadzór i kontrola kosztów ponoszonych przez Zakład w związku z windykacją należności Zakładu, analiza zasadności ich poniesienia i zgodności z założeniami planu finansowego Zakładu,
  34. przygotowywanie projektów przepisów wewnętrznych, wydawanych przez Dyrektora Zakładu w zakresie dotyczącym prowadzenia rachunkowości, w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów księgowych, zasad prowadzenia inwentaryzacji, itp.,
  35. przygotowywanie projektów przepisów wewnętrznych, wydawanych przez Dyrektora Zakładu w zakresie dotyczącym prowadzenia i usprawnienia windykacji należności Zakładu, itp.,
  36. podejmowanie decyzji oraz podpisywanie korespondencji w zakresie spraw realizowanych przez podległy pion,
  37. zapewnienie terminowego wykonania poleceń służbowych, zarządzeń wewnętrznych Dyrektora Zakładu, zaleceń pokontrolnych wydanych podczas kontroli wewnętrznej w podległych komórkach organizacyjnych,
  38. realizacja zadań przy udziale pozostałych działów Zakładu,
  39. reprezentowanie Zakładu na zewnątrz w ramach udzielonego pełnomocnictwa, wynikającego z pełnionej funkcji,
  40. ustalanie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności kierowników działów: Finansowo-Księgowego, Kosztów i Rozrachunków, Rozliczenia Wspólnot Mieszkaniowych, Opłat i Rozliczeń, Windykacji, Ekonomicznego,
  41. wnioskowanie i opiniowanie zmian personalnych, nagród i kar dyscyplinarnych oraz przeszeregowań pracowników w podległych komórkach organizacyjnych,
  42. nadzór nad zgodnym z prawem przetwarzaniem baz danych osobowych w ramach podległych komórek organizacyjnych,
  43. odpowiedzialność prawno - finansowa z tytułu nieprawidłowego wykonania obowiązków w ramach pełnionej funkcji, z uwzględnieniem regulacji wynikających z ustawy o finansach publicznych.

Zakres uprawnień i obowiązków Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty reguluje ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (jednolity tekst z 2016 r. Dz. U. poz. 1870 z późniejszymi zmianami).

X. Zakresy działania komórek organizacyjnych - Pion Dyrektora Naczelnego

§ 21

DZIAŁ WSPóŁPRACY

W skład Działu Współpracy wchodzą:

  1. Zespół ds. Kontroli Wspólnot Mieszkaniowych
  2. Zespół ds. Obsługi Wspólnot w Obcym Zarządzie
  3. Zespół ds. Wspólnot

Do zakresu działania Zespołu ds. Kontroli Wspólnot Mieszkaniowych należy:

  1. przeprowadzanie w imieniu Gminy Gdańsk kontroli zarządców i zarządów wspólnot mieszkaniowych, w zakresie:
    1. prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z podjętą przez wspólnotę uchwałą,
    2. sprawdzenia poprawności sprawozdania finansowego wspólnoty mieszkaniowej, a w szczególności:
      1. bilansu otwarcia czy nie zawiera błędów,
      2. bilansu zamknięcia czy dane zostały prawidłowo wprowadzone do ksiąg i wykazane w badanym sprawozdaniu finansowym,
      3. analizy kosztów według rodzajów poprzez sprawdzenie kosztów w rozbiciu analitycznym oraz weryfikację kosztów z dowodem księgowym potwierdzającym dokonania operacji gospodarczych,
      4. zbadanie stanu środków finansowych poprzez analizę przepływu środków pieniężnych na kontach wspólnot mieszkaniowych,
  2. kontrola prawidłowości rozliczeń z właścicielami za dostarczone media do lokali:
    1. rozliczenie kosztów energii cieplnej z właścicielami zgodnie z przepisami Prawa energetycznego i przyjętym przez wspólnotę mieszkaniową regulaminem rozliczenia ciepła,
    2. rozliczenie kosztów dostawy wody z właścicielami zgodnie z przepisami ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i przyjętym przez wspólnotę regulaminem rozliczenia wody,
  3. kontrola zgodności prowadzenia zarządu nieruchomością wspólną przez zarząd wybrany spośród właścicieli z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności:
    1. sprawdzenie prawidłowości rejestracji statystycznej i podatkowej,
    2. sprawdzenie zgodności danych w sprawozdaniach finansowych z danymi ujętymi w zeznaniach podatkowych,
    3. sprawdzenie realizacji podjętych uchwał,
  4. kontrola zgodności zarządzania z przepisami prawa przez zarządców na podstawie umowy o zarządzanie, a w szczególności:
    1. sprawdzenie umowy zawartej między zarządcą oraz wspólnotą mieszkaniową,
    2. sprawdzenie czy zarządca posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności objętych umową zawartą ze wspólnotą mieszkaniową,
  5. kontrola prawidłowości utrzymania nieruchomości wspólnej zgodnie z ustawą Prawo budowlane w zakresie:
    1. poprawności prowadzenia książki obiektu budowlanego,
    2. terminowości poddawania nieruchomości okresowym przeglądom w zakresie stanu technicznego,
  6. kontrola prawidłowości wykonywanych remontów na nieruchomości wspólnej w oparciu o:
    1. uchwałę wspólnoty mieszkaniowej dot. zakresu i sposobu finansowania remontu,
    2. kosztorys ofertowy złożony przez wykonawcę robot,
    3. umowę podpisaną z wykonawcą robót a wspólnotą mieszkaniową,
  7. kontrola prawidłowości rozliczenia remontów i kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej na poszczególnych właścicieli zgodnie z przepisami ustawy o własności lokali,
  8. opracowanie półrocznych planów kontroli, przedłożenie ich do zatwierdzenia Dyrektorowi Zakładu i przesłanie właściwemu Wydziałowi Urzędu Miejskiego,
  9. przedkładanie sprawozdań z przeprowadzonych kontroli wraz z wnioskami i zaleceniami pokontrolnymi do zatwierdzenia przez Dyrektora Zakładu,
  10. w przypadku stwierdzenia rażących nieprawidłowości w wyniku kontroli:
    1. przeprowadzenie w imieniu Gminy Gdańsk kontroli nad prawidłowym wykonywaniem obowiązków przez zarządcę,
    2. zawiadomienie o ewentualnym przestępstwie na podstawie Kodeksu Postępowania Karnego,
  11. przedkładanie zatwierdzonych przez Dyrektora sprawozdań z kontroli wraz z zaleceniami i wnioskami do Zespołu ds. Obsługi Wspólnot w Obcym Zarządzie celem dalszego nadzoru nad realizacją przez zarządców zaleceń pokontrolnych,
  12. przedkładanie półrocznych zbiorczych informacji o wynikach kontroli właściwemu Wydziałowi Urzędu Miejskiego.

Do zadań wspólnych Zespołu ds. Wspólnot i Zespołu ds. Obsługi Wspólnot w Obcym Zarządzie należy:

  1. prowadzenie zbiorczej ewidencji wspólnot mieszkaniowych, w których Gmina jest członkiem oraz aktualizacja danych w zakresie podmiotu zarządzającego daną wspólnotą mieszkaniową, powierzchni użytkowej lokali komunalnych w danej wspólnocie, wysokości udziałów Gminy Gdańsk w nieruchomości wspólnej, wysokości obowiązującej zaliczki,
  2. przygotowanie założeń do rocznego planu finansowego Zakładu w zakresie wydatków związanych z zarządem nieruchomością wspólną w części dotyczącej udziałów Gminy Miasta Gdańska na podstawie podjętych uchwał wspólnot mieszkaniowych,
  3. współpraca z Działem Ekonomicznym w zakresie planowania wydatków na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną w części dotyczącej udziałów Gminy Miasta Gdańska oraz przedkładanie stosownych zestawień i wniosków dotyczących ewentualnej korekty planu finansowego Zakładu w tym zakresie,
  4. współpraca z Działem Opłat i Rozliczeń w zakresie informacji o wysokości zaliczek pobieranych z tytułu dostawy mediów do lokali oraz przekazywanie regulaminów obowiązujących na poszczególnych wspólnotach w zakresie rozliczania mediów,
  5. reprezentowanie interesów Gminy Miasta Gdańska na zebraniach wspólnot mieszkaniowych, których Gmina jest członkiem w granicach udzielonego pełnomocnictwa, obejmującego w szczególności głosowanie pod uchwałami w zakresie:
    1. przyjęcia sprawozdania z pracy zarządu lub zarządcy w oparciu o bilans zamknięcia okresu rozliczeniowego i udzielenia absolutorium zarządowi wspólnoty mieszkaniowej,
    2. ustalenia zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólna, w tym wynagrodzenia zarządu i zarządcy nieruchomości wspólnej,
    3. ustalenia rocznego planu gospodarczego wspólnoty mieszkaniowej i wieloletniego planu modernizacji,
    4. przeznaczenia ewentualnej nadwyżki z rozliczenia zaliczki za rok ubiegły,
    5. określenia sposobu pokrycia niedoboru finansowego wynikającego ze sprawozdania za rok ubiegły,
    6. odstąpienie od dochodzenia odsetek, rozłożenia na raty zaległości wobec wspólnoty mieszkaniowej,
    7. zaciągnięcia kredytu zabezpieczonego funduszem remontowym wspólnoty, w tym na remont lub modernizację,
    8. sposobu wykonania i sfinansowania remontu części nieruchomości wspólnej,
    9. sposobu rozliczenia kosztów z tytułu dostawy mediów do indywidualnych lokali oraz do części wspólnych nieruchomości,
    10. określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę ewidencji poza księgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów,
    11. wyboru przewodniczącego i protokolanta zebrania,
    12. przyjęcie regulaminu wspólnoty mieszkaniowej, regulaminu porządku domowego itp.,
    13. powołanie, odwołanie lub zmiany składu zarządu wspólnoty mieszkaniowej, zawarcia umowy o zarząd nieruchomością wspólną z zarządem wspólnoty,
    14. wyboru lub odwołania zarządcy nieruchomości wspólnej i zawarcia umowy o zarząd nieruchomością wspólną dla wspólnot mieszkaniowych liczących do 7 lokali,
    15. najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości wspólnej,
    16. wytoczenia powództwa, o którym mowa w art. 16 ustawy z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali,
    17. wyrażenia zgody na sprzedaż alkoholu w lokalu,
    18. wyrażenia zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności wspólnej, po uzyskaniu opinii Wydziału Skarbu Urzędu Miejskiego,
    19. wyrażenia zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności wspólnej wynikającej z włączenia części nieruchomości wspólnej do lokalu komunalnego,
    20. technicznych możliwości i skutków odłączenia lokalu od instalacji centralnego ogrzewania, stanowiącej nieruchomość wspólną,
    21. wykonania modernizacji lub przebudowy części nieruchomości wspólnej,
    22. adaptacji części nieruchomości wspólnej na lokale lub ich części,
    23. zmiany przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,
    24. zmiany sposobu użytkowania lokalu,
    25. zmiany lub modernizacji dotychczasowego systemu ogrzewania lokali lub budynku,
    26. połączenia, podziału lokali, o ile nie wpłynie to na zmianę udziałów w nieruchomości wspólnej,
    27. założenia sieci internetowej, montażu instalacji telefonii komórkowej, telewizji kablowej, reklam,
    28. ustalenia granicy odpowiedzialności wspólnoty mieszkaniowej za stan techniczny części nieruchomości wspólnej,
    29. połączenia lub podziału lokali, gdy ma to wpływ na zmianę wysokości udziałów, po uzyskaniu opinii z Wydziału Skarbu Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
    30. podział i scalenie geodezyjne nieruchomości, po uzyskaniu opinii z Wydziału Skarbu Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
    31. zbycie części nieruchomości wspólnej, po uprzednim uzyskaniu opinii z Wydziału Skarbu Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
  6. udzielenia zarządowi wspólnoty lub zarządcy pełnomocnictwa do dokonywania czynności związanych z wykonaniem uchwał, o których mowa w ust. 5 z wyłączeniem pkt. 11-13, 18-19,
  7. przygotowywanie dokumentów dla Radcy Prawnego celem zaskarżania do sądu w imieniu Gminy Gdańsk uchwał wspólnot mieszkaniowych z powodu ich niezgodności z przepisami prawa lub z umową właścicieli lokali albo jeżeli naruszają zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub w inny sposób naruszają interes prawny Gminy Miasta Gdańska,
  8. przygotowanie dokumentów dla Radcy Prawnego celem wszczęcia postępowania i wystąpienia do sądu w sprawach ustanowienia zarządcy przymusowego na zasadach określonych w art. 26 ustawy z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali oraz art. 203 Kodeksu Cywilnego,
  9. współpraca z właściwymi Wydziałami Urzędu Miejskiego w Gdańsku w sprawach bieżących wspólnot mieszkaniowych oraz w zakresie gospodarowania nieruchomością wspólną, w których Gmina Miasta Gdańska jest członkiem.

Do zadań szczególnych Zespołu ds. Wspólnot należy:

  1. wykonywanie czynności zarządzania nieruchomością wspólną w oparciu o art. 205 Kodeksu Cywilnego oraz pełnomocnictwa udzielane przez współwłaścicieli, w szczególności obejmujących:
    1. aktualizacje stanu prawnego i faktycznego nieruchomości,
    2. prowadzenie ewidencji właścicieli lokali w oparciu o dokumenty dostarczane przez osoby fizyczne oraz lokali gminnych w oparciu o dane z zasobów, informacje z Biur Obsługi Mieszkańców,
    3. przygotowanie projektu planu gospodarczego (w formie planu rzeczowo - finansowego) w oparciu o podjęte uchwały odnośnie wysokości zaliczek z uwzględnieniem wpłat na wyodrębniony fundusz remontowy,
    4. dokonywanie rozliczeń z właścicielami z tytułu wniesionych opłat na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, pobieranych w ciągu roku w formie miesięcznych zaliczek określonych stosowną uchwałą wspólnoty mieszkaniowej, właścicieli lokali oraz opłat za tzw. świadczenia obejmujące dostawy do lokali właścicieli: centralnego ogrzewania, ciepłej wody, zimnej wody, wywozu śmieci, odprowadzenia ścieków z lokali i innych dostaw, zgodnie z dostarczonymi przez właścicieli i najemców dokumentami,
    5. zwoływanie zebrań wspólnoty co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku, w celu złożenia sprawozdania ze sprawowanego zarządu nieruchomością wspólną oraz rozliczenia wydatków i przychodów wspólnoty,
    6. dokonywanie wszelkich formalności w imieniu wspólnoty, związanych z rejestracją wspólnoty (nadanie numeru identyfikacji podatkowej NIP, REGON, otworzenie konta bankowego itp.),
    7. dokonywanie płatności wynikających z podpisanych umów w imieniu wspólnoty w ramach planu gospodarczego przyjętego przez wspólnotę na dany rok,
    8. potwierdzanie właścicielom lokali wyodrębnionych wniosków o dodatek mieszkaniowy,
    9. księgowanie faktur wystawianych na wspólnoty mieszkaniowe będące w zarządzie Zakładu,
  2. rezerwowanie w planie remontów środków na pokrycie kosztów remontów budynków wspólnot mieszkaniowych, proporcjonalnych do udziałów Gminy.
  3. współpraca ze wspólnotami mieszkaniowymi w zakresie remontów, zabudowy, rozbudowy nieruchomości wspólnot.

Do zadań szczególnych realizowanych przez Zespól ds. Obsługi Wspólnot w Obcym Zarządzie należy:

  1. sprawowanie nadzoru i kontrola działań, podejmowanych przez zarządy (zarządców) wspólnot mieszkaniowych w ramach zarządu nieruchomością wspólną pod względem ich zgodności z ustawą o własności lokali i zawartą umowa o zarządzanie nieruchomością wspólną,
  2. przyjęcie sprawozdania z pracy zarządu (zarządcy) wspólnoty mieszkaniowej w oparciu o bilans zamknięcia okresu rozliczeniowego i udzielenia zarządowi absolutorium,
  3. weryfikacja i potwierdzanie zgodności rachunków (powiadomień) wystawianych przez zarządy (zarządców) wspólnot mieszkaniowych z tytułu ustalonej wysokości zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną.

Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

§ 22

GŁÓWNY SPECJALISTA DS. PRZESTRZENNO-SPOŁECZNYCH

Do zakresu działania Głównego Specjalisty ds. Przestrzenno-Społecznych należy:

  1. przygotowanie map do wniosków o dzierżawy terenów przyległych,
  2. przygotowanie załączników do zarządzeń Prezydenta Miasta Gdańska w sprawie wydzierżawienia terenów przyległych – opiniowanie,
  3. przygotowanie załączników do zarządzeń Prezydenta Miasta Gdańska w sprawie wydzierżawienia terenów przyległych – weryfikacja, uwolnienie prawne i fizyczne terenów,
  4. opiniowanie załączników do zarządzeń Prezydenta Miasta Gdańska w sprawie wydzierżawienia ogródków, placów budów i innych działań komercyjnych,
  5. koordynowanie spraw związanych z podwórkami gminnymi i ich stykiem z terenami przyległymi do wspólnot mieszkaniowych,
  6. współpraca bieżąca z jednostkami Urzędu Miejskiego w Gdańsku, w tym uczestnictwo w spotkaniach, konsultacje wewnętrzne itp.,
  7. współpraca bieżąca z Radami Dzielnic,
  8. przygotowanie materiałów informacyjnych i promocyjnych dla Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
  9. uczestnictwo w szkoleniach i warsztatach, organizowanych przez różne jednostki Urzędu Miejskiego w Gdańsku, takich jak BAND, What Works Cities, Smart Metropolia,
  10. opiniowanie i wydawanie zgód w imieniu Prezydenta Miasta Gdańska na realizację projektów realizowanych z budżetu miasta przez Wydział Programów Rozwojowych i Dyrekcję Rozbudowy Miasta Gdańska,
  11. organizowanie i przeprowadzanie spotkań informacyjno-konsultacyjnych w sprawie terenów potencjalnej współdzierżawy,
  12. analiza i opiniowanie wniosków do Budżetu Obywatelskiego,
  13. koordynacja realizacji zadań Budżetu Obywatelskiego, przekazanych do GZNK,
  14. programy wspierania inicjatyw obywatelskich, logistyka, aktualizacje, publikacje, realizacje,
  15. bieżące przygotowanie informacji, opinii i odpowiedzi na skargi, interwencje i interpelacje przekazywane do Zespołu z Kancelarii Prezydenta i Rady Miasta Gdańska,
  16. spotkania informacyjne i konsultacyjne z Radnymi Miasta Gdańska, animacja działań marketingowych na rzecz Gminy Miasta Gdańska,
  17. bieżąca współpraca z NGOs związana z partycypacją społeczną i budową kapitału społecznego,
  18. wystąpienia na konferencjach, seminariach i szkoleniach branżowych: gospodarka przestrzenna, urbanistyka, architektura; krajobraz, przyroda, zieleń miejska,
  19. przygotowanie i prowadzenie bieżących konferencji prasowych, związanych z podwórkami oraz konferencji „Podwórkowe Rewolucje”,
  20. opiniowanie i konsultacje wewnętrzne projektów MPZP oraz koncepcji podziału i scalenia nieruchomości przyległych,
  21. bieżąca współpraca z Menagerem Śródmieścia, udział w spotkaniach i konsultacjach, wizje terenowe,
  22. przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o wyłonienie wykonawcy murali i nadzór nad ich wykonaniem,
  23. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Głównego Specjalistę.

§ 23

ZESPóŁ DS. PODWóREK

Do zakresu działania Zespołu ds. Podwórek należy:

  1. przygotowywanie, zawieranie i wypowiadanie umów dzierżawy podwórek oraz umów dzierżawy punktów gromadzenia odpadów,
  2. współpraca z dzierżawcami, zarządami i zarządcami wspólnot mieszkaniowych,
  3. prowadzenie mediacji ze wspólnotami mieszkaniowymi,
  4. prowadzenie i organizowanie spotkań informacyjnych i szkoleniowych dla aktualnych i przyszłych dzierżawców,
  5. opracowanie koncepcji zagospodarowania wnętrz podwórzowych,
  6. opiniowanie koncepcji podziału wnętrz podwórzowych,
  7. przedkładanie projektów zarządzeń Prezydenta Miasta Gdańska sporządzonych przez Zakład w sprawach dotyczących dzierżaw terenów przyległych do nieruchomości wspólnot mieszkaniowych do podpisu Prezydenta,
  8. pozyskiwanie dofinansowania zagospodarowania terenów przyległych w ilości i zakresie dostosowanym do potrzeb i możliwości GZNK,
  9. rozpatrywanie wniosków o zagospodarowanie wnętrz podwórzowych,
  10. bieżąca współpraca z Działem Ekonomicznym w zakresie ustalania wysokości nakładów przeznaczonych na programy inwestycyjne związane z zagospodarowaniem wnętrz podwórzowych,
  11. przygotowanie i kontrola zadań związanych z zazielenieniem na terenach dzierżawionych we współpracy z właściwym Wydziałem Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
  12. przygotowanie realizacji zadań remontowych, modernizacyjnych i inwestycyjnych na terenach przyległych do nieruchomości budynkowych, w tym m.in. przygotowanie niezbędnej dokumentacji, związanej z udzieleniem zamówienia publicznego,
  13. zawieranie umów z wykonawcami prac, związanych z zagospodarowaniem wnętrz podwórzowych,
  14. nadzór merytoryczny, formalny oraz techniczny nad realizacją projektów dotyczących zagospodarowania podwórek,
  15. przygotowywanie i rozliczanie dokumentacji procesów inwestycyjnych, związanych z zagospodarowaniem wnętrz podwórzowych,
  16. sprawowanie nadzoru nad realizacją oraz odbiór i rozliczenie wykonywanych robót na terenach przyległych do nieruchomości budynkowych,
  17. weryfikacja i potwierdzanie zgodności faktur wystawionych przez wykonawców robót,
  18. prowadzenie korespondencji w zakresie terenów przyległych do nieruchomości budynkowych,
  19. prowadzenie spraw związanych z wykonaniem murali na nieruchomościach gminnych,
  20. prowadzenie akcji medialnych na tematy związane z uregulowaniem spraw własnościowych wnętrz podwórzowych,
  21. prowadzenie konkursów w zakresie działań Zespołu przy współpracy z Wydziałem Promocji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
  22. nadzór nad pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zawieranych umów dzierżaw na terenach przyległych do nieruchomości budynkowych wspólnot mieszkaniowych,
  23. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Zespół.

§ 24

KOMóRKA DS. BHP, PPOŻ.

Do zakresu działania Komórki ds. BHP, Ppoż. należy:

  1. dokonywanie okresowych kontroli, ocen oraz analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w obiektach Zakładu,
  2. dokonywanie analizy i oceny przyczyn wypadków przy pracy i chorób zawodowych, opracowywanie wniosków o charakterze profilaktycznym oraz sporządzanie sprawozdań o wypadkach przy pracy i chorobach zawodowych,
  3. koordynowanie przedsięwzięć z zakresu zapobiegania zagrożeniom powodującym wypadki przy pracy i choroby zawodowe, opracowywanie projektów wytycznych dotyczących poprawy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na podstawie przeprowadzonych ocen i analiz,
  4. opracowywanie i przekazywanie do Dyrektora rocznych i wieloletnich planów poprawy warunków pracy, sporządzanie wniosków do planu w sprawie szkolenia pracowników w zakresie bhp i ppoż.,
  5. inicjowanie i opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych w zakresie bhp i ppoż.,
  6. dokonywanie okresowych kontroli i ocen stanu bezpieczeństwa przeciwpożarowego w obiektach Zakładu,
  7. dokonywanie analizy i oceny przyczyn wypadków pożarowych, opracowywanie wniosków o charakterze profilaktycznym w zakresie bezpieczeństwa pożarowego oraz sporządzanie sprawozdań dotyczących ochrony przeciwpożarowej,
  8. współdziałanie z pozostałymi komórkami Zakładu przy realizacji zadań mających wpływ na warunki bezpieczeństwa przeciwpożarowego,
  9. organizowanie ewakuacji pracowników Zakładu w sytuacji zagrożenia,
  10. organizowanie i prowadzenie akcji ratunkowych wewnątrz Zakładu w przypadku wystąpienia zagrożenia oraz zapewnienie udzielania poszkodowanym pomocy medycznej,
  11. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Komórkę.

§ 25

KOMÓRKA DS. OC

Do zakresu działania Komórki ds. OC należy:

  1. sporządzanie dokumentów planistycznych i ich aktualizacja,
  2. opracowywanie wieloletnich i rocznych planów działania w zakresie obrony cywilnej,
  3. przeprowadzanie szkoleń w zakresie problematyki obrony cywilnej, w tym przygotowania pracowników Zakładu do uczestnictwa w akcjach ochrony ludności w ramach działań koordynowanych przez Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności,
  4. planowanie i realizację zabezpieczenia dóbr kultury będących w zasobach Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych na wypadek sytuacji nadzwyczajnych,
  5. przygotowywanie i organizowanie planowej ewakuacji ludności z rejonów administrowanych przez Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych,
  6. bieżące utrzymywanie kontaktów z administracją terenową przyjmującą ewakuowaną ludność z rejonów administrowanych przez Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalny,
  7. organizowanie ewakuacji ludności z rejonów administrowanych przez Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych na wypadek masowego zagrożenia życia i zdrowia (ewakuacja doraźna),
  8. nadzór nad budowlami ochronnymi,
  9. opracowanie informacji dotyczącej realizacji zadań z zakresu obrony cywilnej,
  10. bieżące utrzymywanie kontaktu z Wydziałami: Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego, Spraw Obywatelskich Urzędu Miejskiego,
  11. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Komórkę ds. OC.

§ 26

DZIAŁ INFORMATYCZNY

Do zakresu działania Działu Informatycznego należy:

  1. zapewnienie prawidłowego wdrażania i eksploatacji systemów informatycznych na potrzeby Zakładu,
  2. opracowywanie rocznych planów rzeczowo - finansowych w zakresie:
    1. bieżącego utrzymania i rozwoju istniejących systemów informatycznych,
    2. bieżącej eksploatacji i niezbędnego rozwoju istniejącej infrastruktury informatycznej,
  3. zapewnienie sprawnego funkcjonowania sieci oraz transmisji danych wewnątrz Zakładu oraz ich sprawnego funkcjonowania poprzez nadzór nad naprawą sprzętu przez firmy zewnętrzne,
  4. sprawowanie nadzoru i kontrola prawidłowego wykonania usług informatycznych, komunikacyjnych, dostępu do Internetu, świadczonych przez podmioty zewnętrzne w ramach zawartych umów, w tym weryfikacja i potwierdzanie zasadności wydatków ujętych w planie finansowym Zakładu na sfinansowanie usług świadczonych przez ośrodki informatyczne na rzecz Zakładu w ramach zawartych umów,
  5. zabezpieczenia danych zapisanych w postaci cyfrowej przed zniszczeniem, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, niedozwolonymi zmianami (prowadzenie rejestru dostępu i jego aktualizacja) z wyłączeniem podsieci funkcjonującej w Dziale Nieruchomości,
  6. zapewnienie ochrony antywirusowej oraz administracja siecią informatyczną Zakładu,
  7. dokonywanie w ramach możliwości naprawy sprzętu komputerowego z zachowaniem przepisów BHP,
  8. wnioskowanie o szkolenia z zakresu występującego w Zakładzie oprogramowania oraz bieżąca pomoc w zakresie użytkowania sprzętu informatycznego,
  9. zapewnienie prawidłowego działania central, instalacji i urządzeń obsługujących Zakład, tj. faksy, kserokopiarki, drukarki, linia telefoniczna,
  10. prowadzenie spraw związanych z udzieleniem zamówienia publicznego na wykonanie usług telefonii komórkowej, w tym przygotowywanie i zawieranie umów,
  11. prowadzenie spraw związanych z prawidłowym wykorzystywaniem służbowych telefonów, tj. rozliczanie ich użytkowników,
  12. tworzenie oprogramowań na potrzeby GZNK.

Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

§ 27

PEŁNOMOCNIK DYREKTORA DS. BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI – ADMINISTRATOR BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI

Do zakresu działania Pełnomocnika Dyrektora ds. Bezpieczeństwa Informacji - Administratora Bezpieczeństwa Informacji należy:

  1. nadzór nad realizacją i aktualizacją polityki bezpieczeństwa,
  2. wykonywanie analizy ryzyka teleinformatycznego,
  3. prowadzenie rejestrów i dokumentacji wymaganej przez UODO,
  4. zarządzanie obsługą incydentów teleinformatycznych,
  5. prowadzenie testów i kontroli w zakresie bezpieczeństwa informacji,
  6. kontrola zawieranych umów pod kątem zapisów o zachowanie poufności,
  7. prowadzenie audytów wewnętrznych zgodnie z ISO 27001,
  8. prowadzenie audytów strony trzeciej zgodnie z ISO 27001,
  9. szkolenie pracowników,
  10. nadzór autorski nad oprogramowaniem BZM,
  11. nadzór autorski nad oprogramowaniem BLU,
  12. nadzór autorski nad oprogramowaniem BOLS,
  13. nadzór autorski nad oprogramowaniem Spisk,
  14. nadzór autorski nad oprogramowaniem PomocSpol,
  15. administrowanie ePUAP,
  16. nadzór nad realizacją zawartych umów dotyczących sprzętu i usług teleinformatycznych,
  17. sporządzanie planu budżetowego w zakresie zakupów inwestycyjnych i opłat licencyjnych dotyczących informatyki.

§ 28

DZIAŁ ZAMÓWIEŃ

Do zakresu działania Działu Zamówień należy:

  1. koordynacja prac Zakładu w zakresie zamówień publicznych, a w szczególności:
    1. przygotowywanie zarządzeń i decyzji szczegółowych Dyrektora Zakładu w zakresie zamówień publicznych,
    2. prawidłowe stosowanie procedur,
    3. prowadzenie konsultacji oraz doradztwa w zakresie zamówień publicznych,
    4. prowadzenie szkoleń wewnętrznych z zakresu zamówień publicznych,
    5. prowadzenie rejestru zamówień publicznych o wartości powyżej progu określonego ustawą Prawo zamówień publicznych, powyżej którego jest obowiązek stosowania ustawy,
    6. prowadzenie ewidencji umów zawieranych w wyniku rozstrzygnięcia przetargów zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
    7. sporządzanie planu zamówień publicznych,
    8. sporządzanie informacji i sprawozdań z zakresu zamówień publicznych, wymaganych odpowiednimi przepisami,
    9. przeprowadzanie okresowych kontroli prawidłowości stosowania procedur o udzielenie zamówień publicznych w komórkach organizacyjnych Zakładu na zlecenie Dyrekcji Zakładu,
  2. przygotowanie i prowadzenie postępowań zgodnie z obowiązującymi przepisami, związanych z realizacją zadań Zakładu w ramach zatwierdzonego planu finansowego i planu przetargów, a w szczególności:
    1. rejestracja wniosków o zamówienia publiczne,
    2. przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta Gdańska w sprawie pełnomocnictwa dla Dyrektora Zakładu przy postępowaniach o wartości przekraczającej progi określone w pełnomocnictwie dla Dyrektora Zakładu,
    3. przygotowywanie korespondencji z Urzędem Zamówień Publicznych i innymi instytucjami (wnioskowanie o wydanie decyzji administracyjnych i interpretacji przepisów),
    4. określanie trybu przygotowywanego postępowania (uzupełnienie wniosku),
    5. opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do negocjacji, zaproszenia do składania ofert, zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki,
  3. przygotowywanie ogłoszeń do publikacji:
    1. wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach,
    2. ogłoszenia o zamówieniach,
    3. ogłoszenia o udzieleniu zamówień,
    4. ogłoszenia o konkursach,
    5. ogłoszenia o wynikach konkursów.
  4. publikacja ogłoszeń:
    1. na tablicy ogłoszeń,
    2. na stronie internetowej,
    3. w prasie, o ile zachodzi potrzeba publikacji,
    4. w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,
  5. przygotowywanie propozycji składu komisji przetargowych,
  6. przygotowywanie wszelkich pism i dokumentów związanych z prowadzonymi postępowaniami zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
  7. obsługa administracyjno - biurowa postępowań,
  8. prowadzenie rejestru zamówień o wartości poniżej progu określonego ustawą Prawo zamówień publicznych, poniżej którego nie stosuje się ustawy, udzielanych przez komórki merytoryczne,
  9. prowadzenie rejestru zleceń i umów zawieranych w wyniku rozstrzygnięcia postępowań poniżej progu określonego ustawą Prawo zamówień publicznych, poniżej którego nie stosuje się ustawy,
  10. prowadzenie rejestru faktur na dostawy i usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych o wartościach określonych wewnętrznymi przepisami Zakładu,
  11. akceptacja aneksów do umów zawartych w wyniku rozstrzygniętych postępowań o udzielenie zamówień, umów dotyczących zamówień dodatkowych, umów dotyczących zamówień uzupełniających,
  12. zgłaszanie Dyrektorowi Zakładu o nieprawidłowościach zaistniałych przy realizacji procedur przetargowych,
  13. kontrola faktur i rachunków w zakresie wydatków realizowanych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz prowadzenie kontroli zgodności realizacji zamówienia z zawartą umową w zakresie wysokości wydatków i przedmiotu zamówienia publicznego,
  14. prowadzenie archiwum prowadzonych postępowań,
  15. współpraca z komórkami merytorycznymi Zakładu w zakresie zamówień publicznych,
  16. udział w postępowaniach arbitrażowych przed Krajową Izbą Odwoławczą.

§ 29

STANOWISKO DS. INFORMACJI NIEJAWNYCH

Do zadań Stanowiska ds. Informacji Niejawnych należy:

  1. organizowanie ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzula „ZASTRZEŻONE”,
  2. monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych na podstawie Szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „ZASTRZEŻONE”,
  3. prowadzenie dokumentów związanych z ewidencją i szkoleniem w zakresie ochrony informacji niejawnych,
  4. współpraca z kierownikiem Działu Kadr, Płac i Szkolenia w zakresie spełnienia wymogów dla osób planowanych do objęcia stanowisk i wykonywania prac zleconych związanych z informacją niejawną,
  5. przedstawianie propozycji do aktualizacji „Wykazu stanowisk i prac zleconych związanych z dostępem do informacji niejawnych” stanowiących tajemnicę służbową oznaczoną „ZASTRZEŻONE”,
  6. wnioskowanie o podnoszenie skuteczności ochrony fizycznej dla informacji niejawnych,
  7. prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych i ich bezpieczeństwa,
  8. bieżące utrzymywanie kontaktów z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Gdańska ds. ochrony informacji niejawnych,
  9. przestrzeganie zarządzeń Dyrektora Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych oraz prawidłowe stosowanie wszelkich wewnętrznych procedur,
  10. wykonywanie innych poleceń bezpośredniego przełożonego w zakresie ochrony informacji niejawnych,
  11. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi.

§ 30

DZIAŁ KADR, PŁAC I SZKOLENIA

W skład Dział Kadr, Płac i Szkolenia wchodzą dwa zespoły:

  1. Zespół ds. Kadr i Szkolenia
  2. Zespół ds. Płac

Do zadań Zespołu ds. Kadr i Szkolenia należy:

  1. prowadzenie akt osobowych pracowników,
  2. zatrudnianie pracowników - rekrutacja, procedury załatwiania spraw związanych z zatrudnieniem pracowników,
  3. prowadzenie spraw pracowniczych w trakcie zatrudnienia:
    1. zakładanie kartotek,
    2. wprowadzanie danych do programu kadrowego oraz bieżąca aktualizacja danych,
    3. sporządzanie planów urlopów wypoczynkowych, ewidencja nieobecności pracowników, kontrola dyscypliny pracy,
    4. przeszeregowania, zmiany warunków umowy o pracę,
    5. prowadzenie spraw związanych z udzielaniem kar regulaminowych oraz potrąceniami premii,
    6. współpraca z organizacjami związkowymi w zakresie konsultacji w sprawach przewidzianych prawem pracy,
    7. prowadzenie spraw związanych z udzielaniem urlopu wychowawczego,
    8. sporządzanie wniosków o wypłatę nagród jubileuszowych,
    9. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
    10. sporządzanie sprawozdań GUS - w zakresie stanów zatrudnienia oraz czasu pracy, przekazywanie comiesięcznie danych o ruchu pracowników i stanie zatrudnienia do Działu Ekonomicznego,
    11. przygotowywanie dokumentów i informacji do ZUS w zakresie ustalania kapitału początkowego,
    12. załatwianie korespondencji dot. spraw pracowniczych,
  4. prowadzenie spraw związanych z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umów o pracę:
    1. przygotowywanie dokumentów dotyczących ustania stosunku pracy, sporządzanie świadectw pracy,
    2. sporządzanie wniosków o wypłatę odpraw pieniężnych z tytułu rozwiązania umowy o pracę z przyczyn nie dotyczących pracownika oraz odpraw emerytalno – rentowych,
  5. załatwianie spraw pracowniczych w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych:
    1. zgłaszanie pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz wyrejestrowywanie elektronicznym przekazem w systemie Płatnik,
    2. zgłaszanie członków rodziny ubezpieczonego do ubezpieczenia zdrowotnego,
    3. załatwianie wniosków pracowników oraz sporządzanie dokumentów do uzyskania emerytury, renty i świadczeń przedemerytalnych,
  6. szkolenia pracowników:
    1. sporządzanie planu szkoleń w oparciu o zatwierdzony plan finansowy Zakładu oraz ich realizacja,
    2. przygotowanie i nadzór nad realizacją umów pracodawcy z pracownikiem dot. kształcenia i świadczeń ze strony pracodawcy w tym zakresie.

Do zadań Zespołu ds. Płac należy:

  1. kompletowanie i aktualizacja dokumentacji płacowej,
  2. weryfikacja dokumentów związanych z naliczaniem wynagrodzeń osobowych, z tytułu umów zleceń, umów o dzieło,
  3. sporządzanie list wypłaty wynagrodzeń,
  4. kontrola dokumentów płacowych pod względem formalnym i rachunkowym,
  5. dokonywanie obowiązkowych potrąceń z tytułu ubezpieczeń społecznych, podatku dochodowego od osób fizycznych, zajęć wynagrodzeń oraz terminowe sporządzanie raportów rozliczeniowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i deklaracji do Urzędu Skarbowego,
  6. comiesięczne sporządzanie druków rozliczeniowych dla pracowników Zakładu – ZUS RMUA,
  7. prowadzenie ubezpieczeń grupowych pracowników,
  8. uzgadnianie kont rozrachunkowych z Działem Finansowo - Księgowym z tytułu wynagrodzeń, podatku dochodowego od osób fizycznych i innych obciążeń,
  9. sporządzanie dokumentów przelewu z tytułu wynagrodzeń, podatku, ubezpieczeń społecznych oraz potrąceń z list płac,
  10. prowadzenie spraw związanych z ustaleniem kapitału początkowego, wystawianie zaświadczeń o zarobkach dla pracowników.

Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

§ 31

DZIAŁ PRAWNO - ORGANIZACYJNY

Do zakresu obowiązków Działu Prawno - Organizacyjnego należy:

  1. prowadzenie obsługi i pomocy prawnej zgodnie z ustawą o radcach prawnych z dnia 6 lipca 1982 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r. poz. 637 z późn. zm.) w imieniu i na rzecz Gminy Miasta Gdańska – Zakładu,
  2. opiniowanie i parafowanie wewnętrznych aktów normatywnych,
  3. opiniowanie planów, harmonogramów, regulaminów dotyczących porządku i organizacji pracy,
  4. rozpatrywanie wszelkich pism, które ze względu na merytoryczną treść wymagają szczegółowej analizy; pismami takimi są w szczególności skargi najemców na czynności zarządzania lub administrowania zasobami gminnymi przez poszczególne komórki organizacyjne Zakładu, innych zarządców lub administratorów, w zasobach, których znajdują się lokale komunalne,
  5. udzielanie Dyrektorowi Zakładu pomocy prawnej, sporządzanie niezbędnych opinii prawnych dotyczących zagadnień, związanych z działalnością Zakładu,
  6. przedkładanie informacji Dyrektorowi Zakładu dotyczących:
    1. zmian w obowiązującym stanie prawnym w zakresie jego działalności,
    2. uchybień w działalności w zakresie przestrzegania prawa i skutków tych uchybień,
  7. obsługa prawna działalności prowadzonej przez poszczególne komórki organizacyjne Zakładu, a w szczególności dotyczącej:
    1. windykacji należności zakładu,
    2. eksmisji z lokalu,
    3. reprezentacji interesów Gminy Miasta Gdańska we wspólnotach mieszkaniowych, których Gmina jest członkiem,
    4. zamówień publicznych,
    5. zawierania, wypowiadania, rozwiązywania umów najmu, dzierżawy i użyczenia,
  8. współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi Zakładu w sprawach prawnych, dotyczących zakresów ich działania,
  9. występowanie w charakterze pełnomocnika Gminy Miasta Gdańsk oraz Dyrektora Zakładu przed sądami i organami państwowymi oraz jednostkami samorządowymi,
  10. przeprowadzania okresowych kontroli prawidłowości wykonywania zadań w poszczególnych komórkach organizacyjnych Zakładu zgodnie z upoważnieniami i poleceniami Dyrektora Zakładu,
  11. sporządzanie protokołów, sprawozdań i notatek służbowych z przeprowadzonych kontroli oraz opracowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych,
  12. współpraca z osobami przeprowadzającymi kontrole zewnętrzne w Zakładzie,
  13. ewidencjonowanie i publikacja wewnętrznych i zewnętrznych aktów normatywnych z których treścią powinni być zaznajamiani pracownicy Zakładu,
  14. prowadzenie repetytorium spraw sądowych oraz nadzór merytoryczny nad prowadzeniem repetytoriów przez inne właściwe komórki organizacyjne Zakładu,
  15. przygotowanie i ewidencjonowanie korespondencji zgodnie z poleceniami i dekretacją Dyrektora Zakładu do innych podmiotów,
  16. prowadzenie dokumentacji organizacyjnej Zakładu, w tym ewidencji pełnomocnictw oraz ewidencji zarządzeń Dyrektora Zakładu,
  17. przygotowanie wewnętrznych aktów normatywnych,
  18. prowadzenie rejestru skarg wpływających do Dyrektora Zakładu,
  19. opracowywanie planów, harmonogramów, regulaminów dotyczących porządku i organizacji pracy,
  20. nadzór nad funkcjonowaniem oraz dokonywaniem modyfikacji strony internetowej Zakładu,
  21. odpowiedzialność za wykonywanie zadań w zakresie dostępu do informacji publicznej oraz prowadzenia strony internetowej Zakładu:
    1. administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej – współdziałanie z merytorycznymi działami Zakładu,
    2. redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej i strony internetowej Zakładu, zgodnie z ich treścią merytoryczną, aktami prawa, z zachowaniem poprawności języka polskiego,
    3. kompletowanie i aktualizowanie danych w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Zakładu dotyczących danej jednostki, zgodnie z obowiązująca procedurą,
    4. udostępnianie informacji publicznej na zasadach określonych przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej,
    5. udostępnianie informacji publicznej może następować poprzez zapewnienie możliwości:
      1. kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk,
      2. przesłania informacji publicznej albo przeniesienia jej na odpowiedni powszechnie stosowany nośnik informacji,
    6. zarządzanie informacjami dotyczącymi Zakładu na stronie internetowej Zakładu i Biuletynie Informacji Publicznej Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych,
    7. przekazywanie ministrowi właściwemu ds. administracji publicznej informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej Biuletynu Informacji Publicznej oraz powiadamianie tego ministra o zmianach treści tych informacji,
    8. nadzór nad treścią materiałów przygotowanych zgodnie z procedurą i przekazanych do publikacji na stronę internetową Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych,
    9. publikacja komunikatów urzędowych, aktów prawnych pochodzących od naczelnych i centralnych organów państwa oraz władz samorządowych,
    10. odpowiedzialność za właściwe przechowywanie i prawidłowe zabezpieczenie archiwum, również w wersji elektronicznej,
    11. bieżąca kontrola strony internetowej Zakładu nie rzadziej niż co 24 godziny (z uwzględnieniem rozkładu czasu pracy, zgodnie z Regulaminem Pracy Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych) oraz kopiowanie na odrębne nośniki elektroniczne,
    12. wprowadzanie oraz zgłaszanie do sądu wszelkich zmian w rejestrze dzienników i czasopism,
    13. nadzór nad czynnościami w zakresie likwidacji lub przekazania innemu podmiotowi lub do naprawy urządzeń będących nośnikami informacji, zgodnie z instrukcją i szczegółowym upoważnieniem Dyrektora,
  22. prowadzenie stanowiska Asystenta Dyrektora,
  23. prowadzenie stanowiska Asystenta prasowego,
  24. zapewnienie sprawnej obsługi Sekretariatu Zakładu.

§ 32

ZESPÓŁ DS. KOMUNIKACJI I INFORMACJI SPOŁECZNEJ

Do zakresu obowiązków Zespołu ds. Komunikacji i Informacji Społecznej należy:

  1. współpraca z przedstawicielami mass mediów w zakresie przekazywania informacji dotyczących działalności Zakładu,
  2. podejmowanie działań w celu kształtowania prawidłowego wizerunku Zakładu,
  3. przygotowywanie informacji prasowych, wywiadów, prezentacji, odpowiadanie na zapytania dziennikarzy,
  4. planowanie i realizacja działań promocyjnych,
  5. współpraca z Referatem Prasowym Urzędu Miasta Gdańska,
  6. odpowiedzialność za wykonywanie zadań w zakresie dostępu do informacji publicznej oraz prowadzenia strony internetowej Zakładu:
    1. administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej – współdziałanie z merytorycznymi działami Zakładu,
    2. redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej i strony internetowej Zakładu, zgodnie z ich treścią merytoryczną, aktami prawa, z zachowaniem poprawności języka polskiego,
    3. kompletowanie i aktualizowanie danych w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Zakładu dotyczących danej jednostki, zgodnie z obowiązująca procedurą,
    4. udostępnianie informacji publicznej na zasadach określonych przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej,
    5. udostępnianie informacji publicznej może następować poprzez zapewnienie możliwości:
      1. kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk,
      2. przesłania informacji publicznej albo przeniesienia jej na odpowiedni powszechnie stosowany nośnik informacji,
    6. zarządzanie informacjami dotyczącymi Zakładu na stronie internetowej Zakładu i Biuletynie Informacji Publicznej Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych,
    7. przekazywanie ministrowi właściwemu ds. administracji publicznej informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej Biuletynu Informacji Publicznej oraz powiadamianie tego ministra o zmianach treści tych informacji,
    8. nadzór nad treścią materiałów przygotowanych zgodnie z procedurą i przekazanych do publikacji na stronę internetową Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych,
    9. publikacja komunikatów urzędowych, aktów prawnych pochodzących od naczelnych i centralnych organów państwa oraz władz samorządowych,
    10. publikacja na stronie internetowej BIP GZNK oraz Urzędu Miejskiego zarządzeń wydawanych przez Prezydenta Miasta Gdańska sporządzanych przez Zakład,
    11. odpowiedzialność za właściwe przechowywanie i prawidłowe zabezpieczenie archiwum, również w wersji elektronicznej,
    12. bieżąca kontrola strony internetowej Zakładu nie rzadziej niż co 24 godziny (z uwzględnieniem rozkładu czasu pracy, zgodnie z Regulaminem Pracy Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych) oraz kopiowanie na odrębne nośniki elektroniczne,
    13. wprowadzanie oraz zgłaszanie do sądu wszelkich zmian w rejestrze dzienników i czasopism,
    14. nadzór nad czynnościami w zakresie likwidacji lub przekazania innemu podmiotowi lub do naprawy urządzeń będących nośnikami informacji, zgodnie z instrukcją i szczegółowym upoważnieniem Dyrektora,
    15. nadzór nad funkcjonowaniem oraz dokonywaniem modyfikacji strony internetowej Zakładu,
  7. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Zespół.

§ 33

DZIAŁ ADMINISTRACYJNY

Do zakresu działania Działu Administracyjnego należy:

  1. gospodarowanie majątkiem trwałym i wyposażeniem stanowiącym mienie Zakładu - prowadzenie ewidencji wyposażenia i środków trwałych Zakładu,
  2. bieżące zaopatrywanie komórek organizacyjnych w materiały i sprzęt biurowy w ramach ustalonego planu finansowego Zakładu,
  3. zapewnienie właściwego stanu technicznego budynków administracyjnych Zakładu i ich wyposażenia w ramach posiadanych środków przewidzianych w planie finansowym Zakładu,
  4. prowadzenie dokumentacji nieruchomości stanowiących własność Gminy Gdańsk, będących w trwałym zarządzie Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych,
  5. zapewnienie należytego stanu sanitarno - porządkowego pomieszczeń biurowych poprzez nadzór nad wykonawcą usług,
  6. wydawanie pozwoleń na wjazd na tereny znajdujące się w zarządzie trwałym Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych,
  7. organizacja ruchu na terenach znajdujących się w zarządzie trwałym Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych wraz z prawidłowym utrzymaniem urządzeń technicznych,
  8. wydawanie identyfikatorów dla pracowników oraz przepustek wejściowych,
  9. zapewnienie ochrony mienia Zakładu w zakresie budynków będących w trwałym zarządzie Zakładu,
  10. prowadzenie podręcznego magazynu materiałów biurowych i wyposażenia,
  11. zapewnienie sprawnej obsługi kancelaryjnej Zakładu oraz przyjmowanie, rejestrowanie oraz podział merytoryczny faktur, rachunków i innych dokumentów finansowych,
  12. zapewnienie właściwego przepływu korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej,
  13. zamieszczanie zarządzeń wydawanych przez Prezydenta Miasta Gdańska, sporządzonych przez Zakład na tablicach informacyjnych w siedzibie Zakładu oraz w lokalnej prasie,
  14. bezpośrednie udzielanie informacji kierunkowych interesantom zgłaszającym się do kancelarii o trybie i toku załatwiania spraw,
  15. prowadzenie działalności socjalnej wynikającej z realizacji zadań objętych Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych,
  16. prowadzenie Archiwum Zakładowego oraz zapewnienie obsługi zarchiwizowanej dokumentacji Zakładu, zlikwidowanych Zakładów Opieki Zdrowotnej i zlikwidowanych jednostek organizacyjnych Gminy,
  17. prowadzenie spraw związanych z przyznaniem limitu kilometrów pracownikom wykorzystującym samochody prywatne do celów służbowych tj. przygotowywanie i ewidencjonowanie umów, rozliczanie limitów kilometrów,
  18. prowadzenie spraw dotyczących samochodów służbowych,
  19. prowadzenie spraw związanych z samowolnym naruszeniem posiadania nieruchomości stanowiących własność Gminy Miasta Gdańska przez osoby organizujące stanowiska handlowe w miejscach do tego nie wyznaczonych,
  20. sporządzanie i podpisywanie deklaracji z zakresu gospodarowania komunalnymi odpadami stałymi, powstałymi w obiektach będących w zarządzie GZNK SZB,
  21. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

§ 34

KOMÓRKA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

Do zakresu działania Komórki Audytu Wewnętrznego należy:

  1. przeprowadzanie audytu wewnętrznego w celu dostarczenia Dyrektorowi Zakładu racjonalnego zapewnienia, że mechanizmy zarządzania i kontroli wewnętrznej ustanowione w Zakładzie funkcjonują prawidłowo,
  2. niezależna i obiektywna ocena procesów, systemów oraz procedur istniejących w Zakładzie, a poprzez to wniesienie wartości dodanej dla Zakładu,
  3. dokonywanie czynności o charakterze oceniającym, zapewniającym oraz doradczym; podstawowym zadaniem audytu wewnętrznego są czynności o charakterze oceniającym i zapewniającym; działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane o ile ich charakter nie narusza zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego,
  4. podejmowanie działań, służących Dyrektorowi do uzyskania w procesie zarządzania racjonalnego zapewnienia czy:
    1. cele postawione przed Zakładem są wykonane,
    2. zasady i procedury wynikające z przepisów prawa powszechnie obowiązującego przyjęte przez Dyrektora są wdrażane i przestrzegane,
    3. mechanizmy i procedury, stanowiące system kontroli wewnętrznej, są adekwatne i skuteczne dla prawidłowego działania Zakładu,
  5. badanie wszystkich obszarów działania komórek organizacyjnych Zakładu, wykonywanie zadań audytowych w innych niż Zakład jednostkach organizacyjnych, gdy badanie związane jest bezpośrednio z audytem wykonywanym w określonej komórce organizacyjnej,
  6. wykrywanie i określanie potencjalnego ryzyka, mogącego się pojawić w ramach działalności Zakładu oraz badanie i ocenianie prawidłowości oraz efektywności systemów kontroli wewnętrznej, mającej na celu eliminowanie lub ograniczanie takiego ryzyka,
  7. odpowiedzialność za realizację wszystkich zadań należących do zakresu działania audytu, a w szczególności za:
    1. właściwe przygotowanie projektów dokumentów oraz ich wysoką jakość,
    2. operatywną i terminową realizację zadań wchodzących w zakres jego działania,
    3. utrzymywanie współpracy z dyrektorami/kierownikami innych komórek organizacyjnych w sprawach wymagających uzgodnień,
    4. dyscyplinę oraz szkolenie specjalistyczne,
    5. przestrzeganie zasad ochrony informacji niejawnych,
    6. opracowanie i kontrola polityki zarządzania ryzykiem, kontroli zarządczej, kodeksu etyki Zakładu.
  8. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi.

Szczegółowe zadania, podległość i strukturę organizacyjną Komórki Audytu Wewnętrznego reguluje "Zakres działania Komórki Audytu Wewnętrznego oraz zakres obowiązków dla stanowiska pracy".

§ 35

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Kontrola Wewnętrzna działa ad hoc z polecenia Dyrektora Zakładu do zadań wskazanych w poleceniu. Skład osobowy zespołu kontroli wewnętrznej każdorazowo jest określany poleceniem Dyrektora.

§ 36

PEŁNOMOCNIK DYREKTORA DS. SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Do zakresu działania Pełnomocnika Dyrektora ds. Systemu Zarządzania Jakością należy:

  1. współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi w obszarze wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością poprzez egzekwowanie od kierownictwa Zakładu współpracy przy opracowywaniu i aktualizowaniu dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością oraz egzekwowanie od pozostałych pracowników informacji, materiałów umożliwiających systematyczną analizę skuteczności działania Systemu Zarządzania Jakością,
  2. współpraca z firmą certyfikującą i firmami konsultingowymi w celu doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością,
  3. wskazanie liderów procesów i organizacja grup roboczych przygotowujących procedury,
  4. nadzorowanie pracy grup roboczych,
  5. nadzór nad identyfikacją, analizą i opisem procesów zachodzących w Gdańskim Zarządzie Nieruchomości Komunalnych ,
  6. informowanie najwyższego kierownictwa o funkcjonowaniu Systemu Zarządzania Jakością i potrzebie dokonywania zmian,
  7. planowanie auditów wewnętrznych i ich nadzorowanie,
  8. analiza wyników auditów wewnętrznych i podejmowanie na ich podstawie odpowiednich działań, a także informowanie o nich w trakcie przeglądu Systemu Zarządzania Jakością,
  9. inicjowanie działań korygujących i zapobiegawczych związanych z nadzorowaniem Systemu Zarządzania Jakością, nadzór nad ich realizacją oraz oceną skuteczności podejmowanych działań,
  10. realizacja innych zadań związanych z Systemem Zarządzania Jakością.

Zakresy działania komórek organizacyjnych - Pion Zastępcy Dyrektora ds. Techniczno - Eksploatacyjnych

§ 37

DZIAŁ PRZYGOTOWANIA, MODERNIZACJI I REMONTÓW

Do zakresu działania Działu Przygotowania, Modernizacji i Remontów należy:

  1. bieżące prowadzenie rejestrów, analiza i bilansowanie potrzeb remontowych i modernizacyjnych przekazywanych przez Biura Obsługi Mieszkańców, w oparciu o wyniki przeglądów technicznych budynków oraz wnioski mieszkańców,
  2. typowanie budynków do wyburzenia i wykwaterowania na podstawie protokołów typowania z Biur Obsługi Mieszkańców i Działu Nadzoru Wykonawczego w porozumieniu z właściwymi Wydziałami Urzędu Miejskiego,
  3. opracowywanie rocznych i wieloletnich planów remontowych i modernizacyjnych administrowanych zasobów w oparciu o dane z Biur Obsługi Mieszkańców, Działu Nadzoru Wykonawczego i Działu Energetycznego oraz Działu Nieruchomości,
  4. opracowywanie lub aktualizacja dokumentacji technicznej budynków,
  5. bieżąca współpraca z Działem Ekonomicznym w zakresie ustalania wysokości nakładów przeznaczonych na remonty i modernizacje w danym roku kalendarzowym,
  6. przygotowanie realizacji zadań remontowych, modernizacyjnych i inwestycyjnych ujętych w zatwierdzonym planie finansowym Zakładu,
  7. przygotowanie niezbędnej dokumentacji, związanej z udzieleniem zamówienia publicznego na wykonanie zadań remontowych i modernizacyjnych, ujętych w planie finansowym Zakładu, w szczególności:
    1. sporządzanie kosztorysów inwestorskich i przedmiarów dla oferentów w oparciu o przedmiary robót z Działu Nadzoru Wykonawczego i Biur Obsługi Mieszkańców,
    2. zlecanie drobnych remontów i robót awaryjnych do kwot poniżej progu określonego ustawą Prawo zamówień publicznych, poniżej którego nie stosuje się ustawy,
    3. sporządzanie wniosków do Działu Zamówień,
    4. sporządzanie specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót (na remonty wykonywane bez projektów) we współpracy z Działem Nadzoru Wykonawczego,
    5. określenie warunków umownych realizacji robót,
  8. przygotowanie dokumentacji do wszczęcia procedury zamówień publicznych w zakresie konserwacji ogólnobudowlanej drobnych napraw obudów śmietnikowych przy budynkach stanowiących własność Gminy Gdańsk,
  9. przygotowywanie wytycznych technicznych, niezbędnych do zawarcia przez Biura Obsługi Mieszkańców umów z najemcami dotyczących:
    1. wykonania na własny koszt remontu kapitalnego lokalu mieszkalnego w zamian za uzyskanie tytułu prawnego do tego lokalu,
    2. wykonania oraz rozliczeń z tytułu realizacji prac, związanych z modernizacją zajmowanych przez nich lokali, wykraczającą poza obrys kondygnacji przyziemnych budynków stanowiących własność Gminy Miasta Gdańsk,
  10. współpraca z organami samorządu gminnego i jednostek pomocniczych przy typowaniu i ustalaniu kolejności realizacji remontów zapobiegawczych, bieżących i gruntownych administrowanych budynków, z uwzględnieniem założeń wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasta Gdańska,
  11. opracowywanie koncepcji zagospodarowania lub renowacji wnętrz podwórzowych, dróg, chodników, zieleńców, miejsc postojowych lub parkingów do Wieloletniego Planu Inwestycyjnego oraz przygotowanie i realizacja zatwierdzonych wniosków z tego zakresu,
  12. zlecanie ekspertyz technicznych, orzeczeń mykologicznych, inwentaryzacji technicznych i projektów budowlano - wykonawczych na obiekty remontowane lub modernizowane, w zakresie robót ogólnobudowlanych, instalacji gazowych i wodno – kanalizacyjnych,
  13. prowadzenie ewidencji obowiązujących cenników i katalogów norm na roboty budowlane,
  14. zgłaszanie do Działu Eksploatacji i Biur Obsługi Mieszkańców zmian konstrukcyjno - architektonicznych i instalacji wodno - kanalizacyjnych celem ujęcia w ewidencji zasobów,
  15. opiniowanie wniosków dotyczących zmiany sposobów użytkowania lokali mieszkalnych, adaptacji pomieszczeń wspólnego użytku na lokale użytkowe,
  16. opiniowanie wniosków najemców lokali mieszkalnych, dotyczących zmian układu funkcjonalnego lokalu i jego wyposażenia, w tym instalacji wodno – kanalizacyjnych,
  17. przekazywanie dokumentacji technicznej (projektów, orzeczeń) do Biur Obsługi Mieszkańców celem załączenia do książki obiektów,
  18. zlecanie robót planowych, remontowych dla wspólnot pod zarządem Zakładu,
  19. współpraca z Konserwatorem Zabytków, Powiatowym Inspektoratem Nadzoru Budowlanego, projektantami i rzeczoznawcami budowlanymi oraz właściwymi Wydziałami Urzędu Miejskiego, w tym w szczególności Wydziałem Urbanistyki, Architektury i Ochrony Zabytków,
  20. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

§ 38

DZIAŁ NADZORU WYKONAWCZEGO

Do zakresu działania Działu Nadzoru Wykonawczego należy:

  1. sprawowanie nadzoru nad realizacją oraz odbiór i rozliczenie wykonanych robót, w szczególności:
    1. sporządzanie przedmiarów robót do kosztorysów na remonty planowe i awaryjne,
    2. komisyjne wprowadzenie wykonawcy na budowę,
    3. pełnienie nadzoru inwestorskiego nad realizowanymi robotami, ze szczególnym uwzględnieniem ich zgodności z dokumentacją projektową i prawidłowej jakości wykonywanych robót,
    4. nadzór nad zgodnością obmiarów ze stanem faktycznym, kontrola zużycia materiałów wbudowanych, w tym materiałów z odzysku,
    5. kontrola przestrzegania przez wykonawcę postanowień umownych,
    6. komisyjny odbiór robót, sporządzenie protokółu odbioru oraz wykazu stwierdzonych usterek, naliczani kar umownych z tytułu niedotrzymania warunków umownych, egzekwowanie od wykonawcy robót usunięcia usterek, w tym stwierdzonych w czasie przeglądów gwarancyjnych,
    7. rozliczanie wykonanych robót,
    8. sprawowanie nadzoru właścicielskiego nad sposobem użytkowania nieruchomości oddanych w wieloletnie użytkowanie innym podmiotom, a powierzonych Gdańskiemu Zarządowi Nieruchomości Komunalnych do prowadzenia nadzoru technicznego w zakresie utrzymania tych nieruchomości w należytym stanie technicznym,
  2. nadzór nad przeprowadzaniem okresowych przeglądów technicznych administrowanych budynków i sporządzeniem protokółów oraz aktualizacją prowadzonych książek obiektów zgodnie z wymaganiami przepisów prawa budowlanego,
  3. udział w organizowanych przez zarządców wspólnot mieszkaniowych odbiorach remontów nieruchomości wspólnych oraz przeprowadzanie okresowych kontroli prawidłowego wykonania remontów nieruchomości wspólnot mieszkaniowych, w których Gmina Miasta Gdańska jest członkiem,
  4. opiniowanie uchwał wspólnot mieszkaniowych w zakresie celowości i zasadności planów remontowych,
  5. sprawdzenie zasadności kosztów remontu na podstawie kosztorysu, kompletowanie dokumentów i opisywanie rachunków wystawionych przez Zarządcę Wspólnoty na Gminę,
  6. rozpatrywanie wniosków najemców dotyczących częściowego zwrotu nakładów poniesionych na wymianę stolarki okiennej z uwzględnieniem opinii Specjalisty ds. Ochrony Zabytków,
  7. określenie wytycznych i przygotowywanie umów na wykonanie remontu z najemcami dotyczących wykonania na własny koszt remontu lub modernizacji lokalu użytkowego obciążającego wynajmującego w zamian za obniżkę czynszu zgodnie z Uchwałą Rady Miasta Gdańska w sprawie zasad gospodarowania zasobem komunalnych lokali użytkowych, czynszów i ich płatności oraz podziału Miasta Gdańska na strefy czynszowe,
  8. rozpatrywanie wniosków najemców oraz przyznawanie najemcom uprawnień w sprawach, o których mowa w ust. 7,
  9. uzgadnianie wniosków najemców lokali użytkowych dotyczących zmian układu funkcjonalnego lokalu i jego wyposażenia oraz zmiany sposobu użytkowania lokali użytkowych,
  10. uzgadnianie wniosków dotyczących zmiany sposobów użytkowania lokali mieszkalnych, adaptacji pomieszczeń wspólnego użytku na lokale użytkowe,
  11. uzgadnianie wniosków najemców lokali mieszkalnych, dotyczących zmian układu funkcjonalnego lokalu i jego wyposażenia, w tym instalacji wodno – kanalizacyjnych,
  12. przygotowywanie wytycznych technicznych, niezbędnych do zawarcia przez Biuro Obsługi Lokali Użytkowych umów z najemcami dotyczących wykonania na własny koszt remontu kapitalnego lokalu użytkowego obciążającego wynajmującego w zamian za obniżkę czynszu zgodnie z obowiązującą uchwałą Rady Miasta,
  13. weryfikacja i potwierdzanie zgodności faktur wystawionych przez wykonawców robót remontowych lub modernizacyjnych,
  14. nadzór nad realizacją rocznych planów finansowych w zakresie remontów, sporządzanie sprawozdań z wykonania zadań planowych,
  15. prowadzenie sprawozdawczości zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  16. współpraca z komórką ds. BHP, Ppoż. i komórką ds. OC w zakresie przeprowadzania przeglądów technicznych schronów, utrzymania w należytym stanie technicznym tych obiektów, ustalania zakresu koniecznych prac remontowych,
  17. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

§ 39

DZIAŁ ENERGETYCZNY

Do zakresu działania Działu Energetycznego należy:

  1. opracowanie potrzeb remontowych wynikających z zebranych i zweryfikowanych, przeglądów budynków wykonywanych przez Biura Obsługi Mieszkańców, protokółów awarii i konieczności oraz notatek z wizji lokalnych przeprowadzonych przez Dział, podań i wniosków lokatorskich, nakazów wydanych przez Urząd Miejski i Wojewódzki, opinii i zaleceń kominiarskich, zgłoszeń i wniosków przekazanych przez gestorów mediów w zakresie: węzłów cieplnych, kotłowni lokalnych, dźwigów osobowych i towarowych, rozdzielni sterujących, przepompowni, hydroforni, wentylatorowni, ciepłowniczych i elektrycznych lokalnych sieci rozdzielczych, instalacji i urządzeń oświetlenia terenu, wewnętrznych instalacji elektrycznych, teletechnicznych, AZART, odgromowych, wentylacji mechanicznej, c.o., c.w.u., gazowych na dany rok w budynkach i lokalach,
  2. określanie zakresu rzeczowego prac, kosztów robót, niezbędnych do sporządzenia planu potrzeb remontowych i przekazanie ich do Działu Przygotowania, Modernizacji i Remontów,
  3. przygotowanie dokumentacji techniczno - kosztorysowej z wnioskami do Działu Zamówień o wszczęcie procedur przetargowych - uczestniczenie w pracach komisji przetargowych,
  4. inwestorski nadzór nad procesem realizacji, udział w komisjach odbiorowych robót, sprawdzanie kosztorysów powykonawczych, prawidłowości wystawianych faktur, ich opisanie, zarejestrowanie i przekazanie do realizacji,
  5. sporządzanie wieloletnich planów remontowych z uwzględnieniem wdrożenia technologii umożliwiającej poprawę oszczędności zużycia energii,
  6. prowadzenie spraw dotyczących ochrony środowiska; sporządzanie i ewidencjonowanie dokumentacji związanych z emisją produktów spalania; sporządzanie kwartalnych i rocznego sprawozdania rzeczowo - finansowego i przekazywanie ich do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego,
  7. utrzymanie w gotowości techniczno - eksploatacyjnej: węzłów cieplnych, kotłowni lokalnych, dźwigów osobowych i towarowych, rozdzielni sterujących, przepompowni, hydroforni, wentylatorowni, lokalnych sieci rozdzielczych i przesyłowych elektrycznych i cieplnych, instalacji i urządzeń oświetlenia terenu, wewnętrznych instalacji elektrycznych, teletechnicznych, AZART, odgromowych, wentylacji mechanicznej, c.o., c.w.u., gazowych w budynkach i lokalach będących w zarządzie Zakładu - bieżące usuwanie awarii i prowadzenie robót planowych,
  8. przygotowanie dokumentacji techniczno - kosztowej z wnioskami do Działu Zamówień o wszczęcie procedur przetargowych w zakresie okresowych przeglądów technicznych budynków; uczestnictwo w pracach komisji przetargowych,
  9. kontrola kotłowni lokalnych, węzłów cieplnych przed i po sezonie grzewczym, zlecenie wykonania ekspertyz i opinii kominiarskich dotyczących prawidłowości odprowadzenia spalin oraz wentylacji nawiewnej i wywiewnej; bieżący nadzór w czasie eksploatacji,
  10. udział w komisjach zwoływanych w związku z niedogrzaniem mieszkań oraz nielegalnym poborem energii elektrycznej, gazowej, cieplnej i sygnałów przenoszonych instalacjami teletechnicznymi, współpraca z komórką ds. BHP, P.poż. i komórką ds. OC,
  11. uczestnictwo w komisjach powołanych w celu przejęcia obiektów i uzbrojenia terenu przekazanych na własność Gminie Miasta Gdańsk,
  12. sprawowanie kontroli nad sposobem użytkowania nieruchomości oddanych w wieloletnie użytkowanie innym podmiotom, a powierzonych Gdańskiemu Zarządowi Nieruchomości Komunalnych do prowadzenia nadzoru technicznego w zakresie utrzymania tych nieruchomości w należytym stanie technicznym,
  13. sprawdzanie przedłożonych przez wykonawców kosztorysów powykonawczych pod względem przedmiaru, rzeczowym i cenowym, sprawdzenie, opisanie, rejestracja faktur i przekazanie ich do realizacji,
  14. podejmowanie niezwłocznych działań związanych z usuwaniem awarii i ich skutków, w szczególności obejmujących:
    1. przyjmowanie i rejestracja zgłoszeń dotyczących awarii,
    2. przeprowadzenie oględzin na miejscu zdarzenia,
    3. określanie zakresu robót (przedmiary) oraz kosztów usunięcia awarii i ich skutków,
    4. zlecanie wykonania robót doraźnych, związanych z usunięciem awarii.
  15. przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie bieżących podań i skarg mieszkańców, dotyczących działania instalacji elektrycznych, gazowych, c.o., c.w.u. (centralnych i etażowych), urządzeń dźwigowych, hydroforowych, przepompowni, oświetlenia terenu,
  16. prowadzenie ewidencji udzielonych zleceń i zawartych umów dotyczących:
    1. usuwania skutków awarii,
    2. robót konserwacyjnych urządzeń technicznych w administrowanych przez Zakład obiektach budowlanych,
  17. opiniowanie wniosków dotyczących zmiany sposobu użytkowania oraz ogrzewania lokali,
  18. opiniowanie i uzgadnianie projektów technicznych w tym również wniosków lokatorskich, pod kątem zakresu rzeczowego i technologii w branży c.o., c.c.w., instalacji gazowej i elektrycznej oraz ciągów kominowych,
  19. opiniowanie wniosków remontowych pod względem technicznym, technologicznym i finansowym, wniesionych indywidualnie i przez wspólnoty mieszkaniowe,
  20. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

§ 40

GRUPA REMONTOWA

Do obowiązków Grupy Remontowej należy:

  1. typowanie wolnych lokali przeznaczonych do remontów, przeprowadzanych przez Grupę Remontową, we współpracy z Biurami Obsługi Mieszkańców,
  2. przygotowanie realizacji zadań remontowych i modernizacyjnych wolnych lokali mieszkalnych przeprowadzanych przez Grupę Remontową,
  3. przygotowanie niezbędnej dokumentacji, związanej z remontami i modernizacjami,
  4. przygotowanie niezbędnej dokumentacji, związanej z udzieleniem zamówienia publicznego na zakup materiałów budowlanych, elektrycznych i sanitarnych, zgodnie z zabezpieczonymi środkami finansowymi ujętymi w planie finansowym Zakładu, w szczególności określenie warunków umownych i przedmiotu zamówienia,
  5. zakup materiałów budowlanych, elektrycznych i sanitarnych do kwot poniżej progu określonego ustawą Prawo zamówień publicznych,
  6. zlecenie wykonania ekspertyz technicznych, orzeczeń mikologicznych, inwentaryzacji technicznych i projektów budowlano-wykonawczych na lokale remontowane lub modernizowane, w zakresie robót ogólnobudowlanych, instalacji gazowych i wodno-kanalizacyjnych,
  7. przeprowadzanie remontów i przebudowy wolnych lokali mieszkalnych,
  8. zgłaszanie powykonawczo do Działu Eksploatacji i BOM zmian konstrukcyjno -architektonicznych i instalacji wodno-kanalizacyjnych, celem ujęcia w ewidencji zasobów,
  9. sporządzanie opinii technicznych z zakresu prowadzonych prac budowlanych,
  10. prowadzenie gospodarki magazynowej w ramach powierzonych zadań,
  11. sporządzanie sprawozdań z wykonywanych zadań,
  12. współpraca z Konserwatorem Zabytków Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego, projektantami, rzeczoznawcami budowlanymi oraz właściwymi komórkami Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
  13. bieżąca współpraca z Działem Ekonomicznym w zakresie ustalania wysokości nakładów przeznaczonych na remonty i modernizację w danym roku kalendarzowym,
  14. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Grupę.

§ 41

DZIAŁ EKSPLOATACJI

W skład Działu Eksploatacji wchodzi:

  1. Stanowisko Specjalisty ds. Ubezpieczeń i Odszkodowań
  2. Zespół ds. Zasobów, Bieżącej Działalności, Umów

Do obowiązków Specjalisty ds. Ubezpieczeń i Odszkodowań należy:

  1. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami,
  2. rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków mieszkańców dotyczących zakresu działania Działu Eksploatacji, w tym:
    1. spraw związanych z roszczeniami z tytułu wypadków powstałych w obrębie administrowanych nieruchomości,
    2. zgłaszanie szkód do ubezpieczyciela na podstawie informacji z Biur Obsługi Mieszkańców,
    3. prowadzenie postępowania wyjaśniającego w sprawie zgłaszanych szkód,
    4. zbieranie i analiza dowodów,
    5. prowadzenie korespondencji z firmami ubezpieczeniowymi.
    6. prowadzenie ewidencji regresowej,
    7. sprawdzanie roszczeń regresowych pod względem formalnym i merytorycznym,
    8. sporządzanie poleceń przelewów i wypłat z tytułu udziału własnego ubezpieczającego,
    9. współpraca z radcą prawnym,
  3. reprezentowanie Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych w zespołach powołanych przez Prezydenta Miasta Gdańska dla wyłonienia ubezpieczyciela Gminy Miasta Gdańska,
  4. reprezentowanie Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych wobec ubezpieczyciela Gminy Miasta Gdańska.

Do zakresu działania Zespołu ds. Zasobów, Bieżącej Działalności, Umów należy:

  1. prowadzenie zbiorczej ewidencji lokali mieszkalnych (w budynkach gminnych, wspólnot mieszkaniowych i innych), użytkowych, garaży, pomieszczeń niemieszkalnych, technicznego wyposażenia budynków, dzierżawionych terenów oraz urządzeń towarzyszących według wymaganych kryteriów,
  2. prowadzenie zbiorczej ewidencji akceptowanych przez kierownika Działu faktur za wykonanie usług eksploatacyjnych,
  3. bieżąca aktualizacja ewidencji zasobów,
  4. prowadzenie ewidencji i aktualizacja zasobów administrowanych przez Zakład dla potrzeb sporządzania deklaracji podatku od nieruchomości,
  5. przejmowanie i przekazywanie nieruchomości w administrowanie na podstawie decyzji Urzędu Miejskiego,
  6. przejmowanie rzeczy pochodzących z eksmisji, przeprowadzanych w lokalach gminnych (mieszkalnych i użytkowych); zabezpieczenie powierzchni magazynowej do złożenia ruchomości,
  7. prowadzenie sprawozdawczości statystycznej przewidzianej przepisami prawa,
  8. koordynacja działań związanych z obsługą imprez miejskich, dekoracją administrowanych nieruchomości z okazji świąt państwowych,
  9. rozpatrywanie, załatwianie skarg i wniosków mieszkańców dotyczących zakresu działania Działu Eksploatacji,
  10. rejestracja akceptowanych przez kierownika Działu Eksploatacji faktur wpływających do Działu, dotyczących usług komunalnych,
  11. prowadzenie procedur związanych z przygotowaniem terenów do przetargu w zakresie określenia zasad formalno - prawnych na jakiej podstawie władają terenem jego obecni użytkownicy,
  12. wypowiadanie umów na dostawę mediów w przypadku przejścia budynku do innego zarządcy,
  13. udział w przejmowaniu i przekazywaniu nieruchomości w administrowanie na podstawie decyzji Urzędu Miejskiego,
  14. przygotowanie projektów dokumentów związanych z zawarciem, zmianą i rozwiązaniem umów w zakresie:
    1. dostawy wody i odbioru ścieków,
    2. dostawy energii cieplnej,
    3. dostawy energii elektrycznej,
    4. dostawy gazu przewodowego,
  15. przygotowanie dokumentacji do wszczęcia procedury zamówień publicznych w zakresie usług eksploatacyjnych na:
    1. utrzymanie czystości i porządku w obrębie administrowanych nieruchomości budynkowych i gruntowych - aktualizacja powierzchni sprzątanej wewnętrznej i zewnętrznej w bieżących umowach,
    2. wywóz nieczystości płynnych,
    3. przegląd i czyszczenie kominów,
    4. deratyzację, dezynfekcję, dezynsekcję,
    5. koszenie terenów zielonych,
    6. wycinkę, nasadzanie i pielęgnację drzew, krzewów,
    7. usługi transportowe (przeprowadzki, oczyszczanie lokali po zmarłych, po zbieraczach, zalaniu lokali, pożarze),
    8. ochronę obiektów,
    9. wynajem przenośnych kabin bezodpływowych,
    10. zakup znaków drogowych, tablic porządkowych i informacyjnych,
    11. przegląd i naprawę urządzeń zabawowych i piaskownic usytuowanych na administrowanych nieruchomościach,
    12. zakup piasku, koszy na śmieci, flag, ławek,
    13. likwidację nielegalnych wysypisk,
    14. dostawę i montaż urządzeń zabawowych,
    15. dostawę i montaż skrzynek pocztowych,
    16. odśnieżanie dachów oraz usuwanie sopli z budynków będących w administrowaniu Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych,
    17. zakup szaletów przenośnych,
  16. sporządzanie do wymienionych w ust. 15 postępowań:
    1. kalkulacji,
    2. wykazów,
    3. wzorów umów,
  17. sporządzanie sprawozdań z zakresu działań związanych z gospodarowaniem odpadami komunalnymi,
  18. udział w komisjach przetargowych,
  19. współpraca z Działem Zamówień przy sporządzaniu rocznych sprawozdań z wykonania postępowań przetargowych,
  20. sporządzanie doraźnych postępowań na usługi eksploatacyjne w granicach określonych odrębnym zarządzeniem Dyrektora,
  21. opracowywanie rocznych planów zadań eksploatacyjnych (propozycje do budżetu),
  22. współpraca z Działem Ekonomicznym w zakresie ustalania wysokości nakładów przeznaczonych na zadania eksploatacyjne w danym roku kalendarzowym,
  23. sporządzanie rocznego sprawozdania rzeczowo - finansowego dotyczącego zadań eksploatacyjnych dla Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
  24. nadzór nad realizacją zawartych umów eksploatacyjnych pod kątem nieprzekroczenia maksymalnej wartości umowy,
  25. rozliczanie dotacji na usługi eksploatacyjne przyznanych przez Urząd Miejski,
  26. prowadzenie bieżącej korespondencji dotyczącej zawartych umów na usługi eksploatacyjne,
  27. współpraca z wykonawcami usług eksploatacyjnych w zakresie prawidłowego wykonania postanowień zawartych w podpisanych umowach,
  28. opracowywanie danych do sporządzenia mapy czystości terenów administrowanych przez Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych,
  29. prowadzenie zestawień analitycznych i syntetycznych dotyczących dzierżaw nieruchomości gruntowych oraz prowadzenie korespondencji z tym związanych.

Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

XII. Zakresy działania komórek organizacyjnych – Pion Zastępcy Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami

§ 42

BIURA OBSŁUGI MIESZKAŃCÓW

Do zakresu działania Biur Obsługi Mieszkańców należy:

  1. zapewnienie właściwej obsługi mieszkańców zgłaszających się do Biura, w szczególności poprzez:
    1. udzielanie pełnej informacji mieszkańcom w zakresie dotyczącym między innymi działania Zakładu, w tym sposobu załatwienia zgłoszonych spraw, stanu konta zainteresowanych najemców, przysługujących najemcom prawach i obowiązkach, możliwościach zamiany lub wykupu mieszkań,
    2. przyjmowanie wniosków, przekazywanie niezbędnych formularzy mieszkańcom i pomoc przy ich wypełnieniu, w tym dotyczących:
      1. sprzedaży lokali komunalnych,
      2. zwrotu i waloryzacji kaucji mieszkaniowych wpłaconych przez najemców,
      3. spłaty zaległości czynszowych w ratach, odroczenia terminu ich spłaty lub umorzenia,
      4. uzyskania dodatku mieszkaniowego,
    3. przyjmowanie, rejestrowanie zgłoszeń mieszkańców (pisemnych i ustnych) oraz udzielanie odpowiedzi na podania mieszkańców, dotyczących działalności Zakładu oraz nieprawidłowości dotyczących:
      1. awarii lub szkód spowodowanych zdarzeniami losowymi (pożar, wichury, itp.),
      2. stanu technicznego budynków i lokali,
      3. stanu technicznego infrastruktury towarzyszącej, w tym jezdni i chodników osiedlowych, elementów małej architektury, zieleni przydomowej,
      4. utrzymania czystości i porządku,
      5. rażącego naruszania przez najemców regulaminu porządku domowego, dewastacji nieruchomości i ich wyposażenia, nielegalnego poboru energii elektrycznej, wody,
      6. remontów ujętych do rejestrów potrzeb remontowych w Biurach Obsługi Mieszkańców oraz realizowanych w zakresie bieżącej konserwacji, robót zduńskich i stolarskich, występujących na obszarze działania Biura,
      7. sporów dotyczących użytkowania pomieszczeń wspólnego użytkowania, ogrodów, wykroczeń przeciwko regulaminowi porządku domowego,
  2. dokonywanie oceny zgłoszonych zagrożeń oraz zakresu szkód powstałych w związku z awariami lub wypadkami losowymi (zalanie mieszkań, pożary, wichury, itp.) oraz niezwłoczne (najpóźniej do 24 godzin) kierowanie zgłoszeń do właściwego działu Zakładu,
  3. niezwłoczne podejmowanie działań interwencyjnych mających na celu:
    1. przeciwdziałanie dewastacji administrowanego zasobu nieruchomości w porozumieniu z merytorycznymi komórkami Zakładu,
    2. usuwanie skutków dewastacji lub egzekwowanie usunięcia skutków stwierdzonych dewastacji od ich sprawców poprzez zgłoszenie tych przypadków do organów ścigania,
    3. zabezpieczenie wolnych lokali przed dostępem osób trzecich i nielegalnym zajęciem,
  4. nadzór nad prawidłową realizacją usług w zakresie:
    1. utrzymania porządku i czystości w obrębie administrowanych nieruchomości,
    2. wywozu nieczystości płynnych,
    3. utrzymania zieleni, w tym koszenia trawy,
    4. prowadzenia spraw związanych z organizacją ruchu na drogach wewnątrz - osiedlowych,
    5. dostawy mediów do administrowanych przez zakład nieruchomości (dostawa wody, energii elektrycznej, energii cieplnej, odbiór ścieków),
    6. dekoracji administrowanych nieruchomości z okazji świąt państwowych, regionalnych,
    7. uzupełniania i aktualizacji informacji na tablicach ogłoszeń na klatkach schodowych budynków w zakresie regulaminu porządku domowego, wykazu telefonów alarmowych, funkcjonowania pogotowia lokatorskiego, godzin przyjmowania skarg i interwencji mieszkańców przez kierownictwo Zakładu,
    8. potwierdzanie ich wykonania zgodnie z zawartymi umowami,
  5. protokolarne przejmowanie do administrowania nieruchomości komunalnych, w tym nieruchomości budynkowych i lokalowych na podstawie poleceń przejęcia wydanych przez Prezydenta Miasta Gdańska; przekazanie dokumentów dotyczących nieruchomości wraz z przejętą dokumentacją techniczno - eksploatacyjną do właściwych działów Zakładu, tj.:
    1. Działu Finansowo - Księgowego (protokół przejęcia nieruchomości, druki PT lub OT celem ujęcia w ewidencji środków trwałych),
    2. Działu Eksploatacji (protokół przejęcia nieruchomości, dokumentacja eksploatacyjna celem zapewnienia usług eksploatacyjnych, związanych z administrowaniem nieruchomości przez Zakład),
    3. Działu Nieruchomości (protokół przejęcia nieruchomości lokalowych),
    4. Działu Przygotowania, Modernizacji i Remontów (protokół przejęcia nieruchomości),
  6. protokolarne przekazywanie nieruchomości administrowanych przez Zakład wraz z posiadaną dokumentacją techniczno – eksploatacyjną (książka obiektów) oraz protokołami z przeglądów okresowych instalacji i przewodów kominowych osobom/podmiotom wskazanym w poleceniu przekazania przez Prezydenta Miasta Gdańska lub właściwe merytorycznie Wydziały Urzędu Miejskiego w Gdańsku, w szczególności druki PT sporządzone na podstawie zapisów w ewidencji środków trwałych Zakładu,
  7. zgłaszanie wolnych lokali mieszkalnych, w tym również przypadków ich nielegalnego zajęcia do Urzędu Miejskiego,
  8. zgłaszanie wolnych lokali użytkowych (w tym garaży), w tym również przypadków ich nielegalnego zajęcia do Biura Obsługi Lokali Użytkowych,
  9. opiniowanie wniosków najemców o przydział lokali zamiennych,
  10. występowanie z wnioskiem do właściwego wydziału Urzędu Miejskiego o wymeldowanie osób,
  11. udzielanie odpowiedzi na zapytania Urzędu Miejskiego, dotyczące stanu prawnego lokali mieszkalnych,
  12. koordynowanie działań umożliwiających lokatorom wykonywanie świadczeń w miejsce wypełnienia na rzecz Gminy Miasta Gdańska,
  13. koordynowanie prac remontowych i porządkowych wykonywanych przez osoby osadzone, osoby mające ograniczone prawo pozbawienia wolności,
  14. organizacja i kontrola ruchu drogowego na drogach wewnętrznych będących w administrowaniu Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych,
  15. wyrażanie zgody na wyznaczenie miejsca zastrzeżonego postoju,
  16. prowadzenie spraw związanych z:
    1. dzierżawą terenów,
    2. sposobem zagospodarowania wnętrz podwórzowych,
    3. zmianą organizacji ruchu na drogach wewnątrzosiedlowych,
    4. monitoringiem garaży,
  17. opiniowanie wniosków najemców, przygotowywanie informacji techniczno - eksploatacyjnej, związanych ze sprzedażą nieruchomości oraz przekazywanie jej do właściwego wydziału Urzędu Miejskiego,
  18. bieżące przekazywanie do Działu Eksploatacji informacji w zakresie:
    1. konieczności uzupełnienia wyposażenia nieruchomości w kosze, ławki, itp., z określeniem wielkości tych potrzeb,
    2. konieczności zlecenia napraw elementów małej architektury, a w szczególności urządzeń zabawowych, ogrodzeń, itp.,
    3. zmian dotyczących wielkości administrowanego zasobu w związku z przejęciem lub przekazaniem nieruchomości,
  19. prowadzenie magazynu depozytowego na podręczny sprzęt i materiały eksploatacyjne,
  20. inicjowanie współpracy mieszkańców w zakresie:
    1. dbałości o czystość i porządek w miejscu zamieszkania,
    2. zachowania prawidłowych zasad współkorzystania z nieruchomości,
  21. nadzór nad prawidłową realizacją umów w zakresie przestrzegania warunków wynikających z przedmiotowej umowy:
    1. najmu lokali mieszkalnych, użytkowych (w tym garaży), pomieszczeń ogólnego użytku oraz przekazywanie informacji na temat stwierdzonych nieprawidłowości do Działu Eksploatacji i Biura Obsługi Lokali Użytkowych,
    2. najmu (dzierżawy) gruntów pod tymczasowe obiekty garażowe,
    3. dzierżawy terenów pod miejsca zastrzeżonego postoju,
  22. przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do zawarcia lub rozwiązania umów najmu lokali mieszkalnych, schronów, umów dzierżawy gruntów pod tymczasowe obiekty garażowe, terenów pod miejsca zastrzeżonego postoju oraz umów najmu pomieszczeń pozostałych innych niż lokale użytkowe (w tym garaże i szalety publiczne),
  23. sporządzanie umów najmu lokali mieszkalnych, schronów, umów dzierżaw gruntów pod tymczasowe obiekty garażowe, terenów pod miejsca zastrzeżonego postoju oraz umów najmu pomieszczeń pozostałych innych niż lokale użytkowe (w tym garaże i szalety publiczne),
  24. zawieranie i rozwiązywanie umów najmu na lokale mieszkalne, schrony, umów dzierżawy, terenów pod miejsca zastrzeżonego postoju oraz umów najmu pomieszczeń pozostałych innych niż lokale użytkowe (w tym garaże i szalety publiczne),
  25. przygotowanie wypowiedzeń umów najmu lokali mieszkalnych,
  26. wypowiadanie umów najmu lokali mieszkalnych na podstawie przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego w sprawie zasadności wypowiedzenia umowy najmu,
  27. udzielanie zgody na podnajem całości lub części lokalu mieszkalnego przez najemcę, bądź na oddanie przez niego lokalu w bezpłatne używanie osobom trzecim na zasadach określonych w Uchwale Rady Miasta w sprawie zasad wynajmowania lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Miasta Gdańska oraz zasad udzielania pomocy w wynajęciu takich lokali w zasobach Towarzystw Budownictwa Społecznego,
  28. Przedkładanie Prezydentowi Miasta Gdańska rekomendacji w sprawach o oddanie części lokalu mieszkalnego w bezpłatne używanie na rzecz:
    1. pełnoletnich zstępnych,
    2. wstępnych,
    3. pełnoletniego rodzeństwa,
    na podstawie przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego w tej sprawie,
  29. zawieranie i rozwiązywanie umów dzierżawy komórek,
  30. inicjowanie wykupów przez najemców lokali mieszkalnych,
  31. uzgadnianie uwarunkowań do przetargów na zbycie nieruchomości gminnych,
  32. przekazywanie i przejmowanie protokołami zdawczo - odbiorczymi lokali mieszkalnych, użytkowych w tym garaży, pomieszczeń gospodarczych i terenów,
  33. przekazywanie protokołów zdawczo - odbiorczych dotyczących wykupu lokali do Urzędu Miejskiego oraz prowadzenie ich ewidencji,
  34. przekazywanie pełnej informacji na potrzeby zawarcia umów na garaże murowane do Biura Obsługi Lokali Użytkowych,
  35. prowadzenie rejestrów potrzeb remontowych lub modernizacyjnych dotyczących nieruchomości budynkowych oraz gruntowych i okresowe przekazywanie informacji do Działu Przygotowania, Modernizacji i Remontów celem uwzględnienia w opracowywanych planach finansowych Zakładu; sporządzanie szkiców stolarki zakwalifikowanej do wymiany zgodnie z wytycznymi opracowanymi przez Dział Przygotowania, Modernizacji i Remontów oraz obmiarów i opisu pieców kaflowych zakwalifikowanych do przestawienia,
  36. przygotowywanie i przekazywanie do Działu Przygotowania, Modernizacji i Remontów informacji dotyczących budynków przeznaczonych do rozbiórki z określeniem:
    1. kubatury obiektu,
    2. powierzchni użytkowej obiektu, ilości lokali, ilości izb, ilości wykwaterowanych osób,
    3. daty opróżnienia budynku z mieszkańców,
    4. daty odłączenia budynków od mediów,
  37. zlecanie, nadzór i odbiór robót konserwacyjnych, stolarskich i zduńskich zleconych w ramach zatwierdzonego planu finansowego,
  38. udział w przejmowaniu i przekazywaniu nieruchomości w administrowanie na podstawie decyzji Urzędu Miejskiego,
  39. przeprowadzanie rocznych i pięcioletnich przeglądów technicznych administrowanych przez Zakład obiektów, sporządzanie protokołów z przeprowadzonych przeglądów oraz aktualizacja książek obiektu budowlanego oraz dokonywanie odbiorów przeglądów,
  40. dokonywanie przeglądów lokali gminnych w budynkach wspólnot mieszkaniowych będących w obcym zarządzie; dokonywanie przeglądów lokali użytkowych oraz placów zabaw,
  41. prowadzenie nadzoru właścicielskiego nad zleconymi obiektami,
  42. przeprowadzanie przeglądów i ocena stanu technicznego lokali komunalnych,
  43. uzgadnianie uwarunkowań i występowanie do właściwego wydziału Urzędu Miejskiego o przekwalifikowania lokali,
  44. określanie potrzeb remontowych zasobu lokali komunalnych celem ujęcia w rocznych i wieloletnich planach remontowych i modernizacyjnych,
  45. przekazywanie informacji na temat rocznych i pięcioletnich przeglądów technicznych w lokalach użytkowych do Biura Obsługi Lokali Użytkowych,
  46. bieżące informowanie Działu Ekonomicznego o wysokości obciążenia najemców kaucją mieszkaniową po sporządzeniu umowy najmu,
  47. bieżąca aktualizacja danych stanowiących podstawę do naliczania wszelkich zobowiązań najemcom oraz przekazywanie tych informacji do Działu Opłat i Rozliczeń, Działu Eksploatacji, Działu Windykacji, Biura Obsługi Lokali Użytkowych,
  48. prowadzenie rejestru wniosków i skarg oraz rejestru zgłoszonych przez mieszkańców awarii oraz niezwłoczne zlecenie zabezpieczenia miejsca awarii i dokonanie niezbędnych napraw w ramach konserwacji,
  49. bieżąca obsługa interesantów w zakresie wyjaśniania należności czynszowych,
  50. monitorowanie najemców i dzierżawców pod względem płatności, opłat należnych z tego tytułu,
  51. współpraca z Działem Opłat i Rozliczeń w zakresie wyjaśniania wysokości należnych opłat z tytułu czynszu i świadczeń oraz bieżąca obsługa interesantów w tym zakresie,
  52. występowanie do Działu Windykacji z wnioskami o podjęcie sądowych procedur o eksmisje w przypadku zakłócania porządku, naruszenia regulaminu domowego przez użytkownika lokalu lub z innych przyczyn nie związanych bezpośrednio z zadłużeniem,
  53. terminowe przekazywanie na wniosek Działu Windykacji kompletu dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowania wypowiedzenia umowy najmu, postępowania sądowego o zapłatę i eksmisję lub rozwiązania odpisu aktualizującego należności czynszowe,
  54. przygotowywanie i kompletowanie dokumentacji niezbędnej do podjęcia decyzji o rozłożeniu na raty, odroczeniu lub umorzeniu należności czynszowych,
  55. windykacja upominawcza, a w szczególności sporządzanie i wysyłanie wezwań do zapłaty zaległości,
  56. prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem świadczeń w miejsce wypełnienia przez lokatorów na rzecz Gminy Miasta Gdańska,
  57. sporządzanie sprawozdań dotyczących podjętych działań windykacyjnych dla Działu Windykacji,
  58. występowanie do Działu Windykacji z wnioskiem o:
    1. rozłożenie na raty zadłużeń z tytułu najmu lub dzierżawy,
    2. podjęcie procedur sądowych, w przypadku braku skuteczności działań w zakresie ugodowej spłaty zadłużenia,
  59. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Biuro Obsługi Mieszkańców,
  60. prowadzenie rejestru faktur i rachunków,
  61. prowadzenie rejestrów zużycia: energii elektrycznej, cieplnej, wody, gazu oraz zużycia szamba,
  62. opiniowanie wniosków podmiotów ubiegających się o zgodę na ekspozycję nośników reklamowych oraz zawieranie i rozwiązywanie umów dzierżawy dachów pod urządzenia techniczne,
  63. opiniowanie wniosków o wyrażenie zgody na sprzedaż alkoholu w lokalu,
  64. sporządzanie i podpisywanie deklaracji z zakresu gospodarowania komunalnymi odpadami stałymi, powstałymi w budynkach zasiedlonych i niezasiedlonych oraz wnętrz podwórzowych,
  65. korespondencja z mieszkańcami w zakresie przydziału lokali mieszkalnych,
  66. rozpatrywanie odwołań najemców w sprawach poprawności inwentaryzacji lokali mieszkalnych i użytkowych

§ 43

DZIAŁ NIERUCHOMOŚCI

W skład Działu Nieruchomości wchodzą:

  1. Biuro Zamiany Mieszkań
  2. Biuro Obsługi Lokali Użytkowych
  3. Biuro ds. Dzierżaw Nieruchomości

Do zakresu działania Biura Zamiany Mieszkań należy:

  1. pośrednictwo w zamianie mieszkań, z których przynajmniej jedno należy do komunalnego zasobu nieruchomości,
  2. przygotowywanie stosownych rekomendacji w zakresie, o którym mowa w ust. 1,
  3. rozpatrywanie wniosków najemców oraz inicjowanie działań związanych z zamianą mieszkań dokonywanych w ramach wielopłaszczyznowego systemu zamiany mieszkań, w szczególności dotyczących:
    1. zamiany pomiędzy najemcami lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, zamieszkującymi w zbyt dużych lokalach w stosunku do potrzeb ich gospodarstwa domowego,
    2. zamiany pomiędzy najemcami lokali mieszkalnych wchodzących w skład zasobu mieszkaniowego gminy lub innymi uczestnikami wielopłaszczyznowej zamiany lokali, w celu poprawy warunków mieszkaniowych najemców lokali mieszkalnych, wchodzących w skład zasobu mieszkaniowego gminy,
    3. zamiany pomiędzy zadłużonymi najemcami lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy a innymi uczestnikami wielopłaszczyznowej zamiany lokali, w celu uniknięcia rozwiązania z zadłużonym najemcą stosunku najmu i skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego o opróżnienie lokalu,
    4. zamiany pomiędzy najemcami lokali komunalnych w budynkach wspólnot mieszkaniowych lub zamieszkującymi w jednolokalowych budynkach komunalnych, którzy nie wyrażają woli skorzystania z prawa pierwszeństwa nabycia lokalu a innymi uczestnikami wielopłaszczyznowej zamiany lokali, którzy zobowiążą się do nabycia zamienionego lokalu,
  4. składanie propozycji zamiany mieszkania zadłużonym najemcom lub użytkownikom lokali mieszkalnych, w tym w szczególności:
    1. posiadającym zaległości w opłatach za używanie lokalu, którym w celu uniknięcia rozwiązania dotychczasowej umowy najmu i wystąpienia do sądu o nakazanie opróżnienia lokalu, przedkładana jest propozycja zamiany dotychczas zajmowanego lokalu na inny o mniejszej powierzchni lub niższym standardzie,
    2. podlegającym komercjalizacji, którzy nie skorzystali z pierwszeństwa w nabyciu zajmowanego lokalu - w przypadku, gdy przyszły najemca zobowiąże się do nabycia tego lokalu,
    3. tym, którzy współwynajmowali wspólne pomieszczenia i nie skorzystali z prawa pierwszeństwa w zawarciu umowy najmu lokalu opróżnionego,
    4. zamieszkałych w lokalach socjalnych (dyslokacja),
  5. składanie propozycji lokali zamiennych najemcom lokali mieszkalnych, które nadają się do zaadaptowania na lokale użytkowe,
  6. kierowanie przygotowanych wniosków dotyczących zamiany mieszkań do właściwego Wydziału Urzędu Miejskiego w sprawie wydania skierowania,
  7. składanie przez Biuro niezadłużonym najemcom, zamieszkującym w lokalu o statusie lokalu socjalnego i zainteresowanych poprawą warunków mieszkaniowych propozycji otrzymania lokalu zamiennego o wyższym standardzie technicznym lokalu z odzysku w ramach istniejącego zasobu mieszkaniowego, w tym również lokalu w ramach dobrowolnej zamiany wynikającej z wielopłaszczyznowego systemu zamiany mieszkań (dotyczy możliwości zamiany na lokal pełnostandardowy, odzyskany w wyniku prowadzonego postępowania eksmisyjnego na podstawie wyroku sądowego orzeczonego z prawem do lokalu socjalnego),
  8. składanie przez Biuro zadłużonym najemcom zamieszkującym w lokalu, który może być przeznaczony na lokal socjalny i zachowany jest wskaźnik 5 m2 powierzchni mieszkalnej przypadającej na jednego członka gospodarstwa domowego dłużnika, propozycji zawarcia umowy najmu lokalu socjalnego na czas oznaczony (do 3 lat) w dotychczasowym miejscu zamieszkania; w razie odmowy przyjęcia tej oferty skierowanie za pośrednictwem Działu Windykacji Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych pozwu do sądu o eksmisję i złożenie oferty najmu zajmowanego lokalu, jako lokalu socjalnego,
  9. składanie przez Biuro zadłużonym najemcom propozycji zamiany zajmowanego lokalu i zawarcia umowy najmu lokalu socjalnego na czas oznaczony (do 3 lat) w nowym miejscu zamieszkania, jeżeli lokal może być przeznaczony na lokal socjalny i wskaźnik powierzchni mieszkalnej przypadającej na jednego członka gospodarstwa domowego dłużnika przekracza 5 m2; w uzasadnionych przypadkach – za zgodą Prezydenta Miasta Gdańska – pozostawienie dłużnika w dotychczas zajmowanym lokalu i zawarcie umowy najmu tego lokalu, jako lokalu socjalnego; w razie odmowy przyjęcia tej oferty skierowanie pozwu do sądu o eksmisję i złożenie oferty najmu zajmowanego lub innego lokalu, jako lokalu socjalnego.

Do zakresu działania Biura Obsługi Lokali Użytkowych należy:

  1. prowadzenie ewidencji wszystkich umów najmu lokali użytkowych, w tym garaży i szaletów publicznych,
  2. analiza wolnych lokali użytkowych, w tym garaży, na podstawie zgłoszeń przekazywanych z Biur Obsługi Mieszkańców,
  3. prowadzenie działań marketingowych poprzez:
    1. monitorowanie potrzeb obecnych i potencjalnych użytkowników lokali użytkowych,
    2. rozmieszczanie tablic informacyjnych o możliwości wynajęcia wolnych lokali użytkowych,
    3. kontakt z samorządami zawodowymi,
    4. dokonywanie ocen wpływu przeprowadzanych kampanii marketingowych na poziom wzrostu zainteresowaniem zasobem lokali użytkowych,
    5. pozostałe formy działań marketingowych,
  4. organizacja przetargów ograniczonych i nieograniczonych oraz pisemnych konkursów ofert na najem lokali użytkowych, w tym garaży i szalet publicznych, z zasobu komunalnego, a także organizowanie postępowań na najem lokali w trybie bezprzetargowym, w drodze zbierania i wyboru ofert, a w szczególności:
    1. przygotowywanie wykazu lokali użytkowych, w tym garaży i szaletów publicznych, których najemcy będą wyłaniani w drodze przetargu publicznego lub pisemnego konkursu lub wyboru ofert do akceptacji przez Dyrektora Zakładu,
    2. przekazywanie gotowych wykazów lokali do przetargu publicznego lub pisemnego konkursu lub wyboru ofert do właściwego Wydziału Urzędu Miejskiego celem przygotowania zarządzenia Prezydenta Miasta Gdańska w sprawie ogłoszenia lokali, których najemcy zostaną wyłonieni w drodze przetargu lub konkursu ofert,
    3. umieszczanie wykazu, o którym mowa w pkt. 1) na stronie internetowej, w prasie lokalnej oraz na tablicach ogłoszeń Zakładu i Urzędu Miejskiego we współpracy z właściwym Wydziałem w sprawie podawania do publicznej wiadomości.
  5. prowadzenie przetargów i pisemnych konkursów ofert, o których mowa w ust. 4 na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta Gdańska o ogłoszeniu przetargu,
  6. przekazywanie wyników przetargów i pisemnych konkursów ofert do zatwierdzenia przez Dyrektora Zakładu,
  7. przekazywanie informacji o wynikach przeprowadzonych przetargów i pisemnych konkursów ofert na potrzeby Wydziału Urzędu Miasta Gdańska właściwego w sprawie nadzoru,
  8. ogłaszanie informacji o wynikach przetargów i pisemnych konkursów ofert na tablicach ogłoszeń Zakładu i w siedzibie Urzędu Miasta Gdańska,
  9. przekazywanie sprawozdań z przeprowadzonych procedur wynajmu lokali użytkowych, w tym garaży i szaletów publicznych do właściwego w sprawach najmu Wydziału Urzędu Miejskiego,
  10. organizowanie i przeprowadzanie ustnych negocjacji na najem okazjonalny lokali użytkowych lub pomieszczeń, będących w trwałym zarządzie Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych, a w szczególności:
    1. przygotowywanie wykazów lokali użytkowych, w tym garaży i szaletów publicznych, których najemcy będą wyłaniani w trybie ustnych negocjacji,
    2. przygotowanie zarządzeń Dyrektora Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych w sprawie zatwierdzenia wykazu lokali do oddania w najem okazjonalny w trybie ustnych negocjacji,
    3. umieszczanie wykazów, o którym mowa w pkt. 1) na stronie internetowej, w prasie lokalnej oraz na tablicach ogłoszeń Zakładu,
    4. przygotowanie zarządzeń Dyrektora Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych w sprawie zatwierdzenia wyników,
  11. sporządzanie i zawieranie umów najmu, umów dzierżawy na lokale użytkowe, w tym garaży i szaletów publicznych, z podmiotami:
    1. wyłonionymi w drodze przetargu publicznego, pisemnego konkursu, trybu bezprzetargowego lub najmu okazjonalnego oraz przekazywanie kopii umów do Biur Obsługi Mieszkańców oraz Działu Opłat i Rozliczeń,
    2. wskazanymi w skierowaniu lub zarządzeniu Prezydenta Miasta Gdańska oraz przekazywanie kopii zawartych umów do Urzędu Miejskiego i Biur Obsługi Mieszkańców oraz Działu Opłat i Rozliczeń,
  12. sporządzanie i zawieranie umów użyczenia na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta Gdańska,
  13. dokonywanie zmian treści umów w formie aneksów w tym na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta Gdańska oraz przekazywanie kopii aneksów do Urzędu Miejskiego i Biur Obsługi Mieszkańców oraz Działu Opłat i Rozliczeń,
  14. wypowiadanie umów najmu lub użyczenia lokali użytkowych, w tym garaży i szaletów publicznych w granicach posiadanego pełnomocnictwa,
  15. zawieranie porozumień w sprawie rozwiązania umów na lokale użytkowe,
  16. prowadzenie postępowań w sprawie zmiany najemcy lokalu, pod warunkiem braku zadłużenia czynszowego, wskutek:
    1. dopisania współmałżonka, pełnoletnich dzieci, rodziców, z zastrzeżeniem, o którym mowa w Uchwale Rady Miasta Gdańska w sprawie zasad gospodarowania zasobem komunalnych lokali użytkowych, czynszów i ich płatności oraz podziału Miasta Gdańska na strefy czynszowe. W przypadku najmu garażu uprawnienie stosuje się wyłącznie do wskazanych wyżej członków rodziny, wspólnie zamieszkujących z najemcą.
    2. dopisania wspólnika spółki cywilnej po minimum pięciu latach wspólnej działalności w lokalu będącym przedmiotem umowy najmu,
    3. gdy osoba bądź osoby fizyczne, będące przez okres minimum pięciu lat stroną umowy najmu z Gminą Miasta Gdańska złożą wniosek o kontynuację najmu w tym lokalu w formie spółki handlowej, której są jedynymi wspólnikami,
    4. zmiany pomiędzy najemcami lokali z zastrzeżeniem, że jeden z najemców wchodzi w prawa i obowiązki dotychczasowego najemcy z zachowaniem postanowień umów zawartych na te lokale, po zasięgnięciu opinii właściwej Komisji Rady Miasta Gdańska,
    5. gdy spółka cywilna, której wspólnicy są przez okres minimum pięciu lat stronami umowy z Gminą Miasta Gdańska, zostałą przekształcona w spółkę z o.o., spółkę jawną albo inną określoną w kodeksie spółek handlowych,
    6. wykreślania jednej lub kilku osób fizycznych za zgodą wszystkich najemców danego lokalu,
    7. gdy spółka handlowa najmująca lokal została przekształcona w inną forme spółki handlowej,
    8. nabycia, na podstawie umowy sprzedaży zarejestrowanej w Urzędzie Skarbowym, nakładów poniesionych przez dotychczasowego najemcę na budowę garażu, po przedłożeniu następujących dokumentów:
      1. kopii dowodu rejestracyjnego pojazdu i kopii prawa jazdy,
      2. zaświadczenia o braku zaległości w opłatach z tytułu najmu lokali komunalnych – dotyczy najemców lokali komunalnych,
      3. oświadczenia, że osoba ubiegająca się o najem garażu nie posiada innego garażu na terenie Miasta Gdańska,
      a także w szczególnie uzasadnionych przypadkach, za zgodą Prezydenta Miasta Gdańska, o której mowa w Uchwale Rady Miasta Gdańska w sprawie zasad gospodarowania zasobem komunalnych lokali użytkowych, czynszów i ich płatności oraz podziału Miasta Gdańska na strefy czynszowe,
  17. przygotowywanie rekomendacji dla Prezydenta Miasta Gdańska w sprawach, o których mowa w ust. 17,
  18. prowadzenie postępowań i przygotowywanie rekomendacji w sprawach związanych z podnajmem lokalu użytkowego, o którym mowa w Uchwale Rady Miasta Gdańska w sprawie zasad gospodarowania zasobem komunalnych lokali użytkowych, czynszów i ich płatności oraz podziału Miasta Gdańska na strefy czynszowe,
  19. prowadzenie postępowań w sprawie oddania w najem innego wolnego prawnie i fizycznie lokalu użytkowego, o którym mowa w Uchwale Rady Miasta Gdańska w sprawie zasad gospodarowania zasobem komunalnych lokali użytkowych, czynszów i ich płatności oraz podziału Miasta Gdańska na strefy czynszowe,
  20. rozpatrywanie wniosków najemców o zastosowanie obniżek czynszu najmu lokali użytkowych, o których mowa w Uchwale Rady Miasta Gdańska w sprawie zasad gospodarowania zasobem komunalnych lokali użytkowych, czynszów i ich płatności oraz podziału Miasta Gdańska na strefy czynszowe, przy czym:
    1. stawki czynszu obniża się o 40% na wniosek najemców lokali, w których prowadzona jest działalność rzemieślnicza – w tym również związana ze sprzedażą wytworzonych w tym lokalu – oraz zakładów pracy chronionej i barów mlecznych,
    2. najemcom zatrudniającym niepełnosprawnych i inwalidów obniża się na ich wniosek stawki czynszu o 5% za każde 5% wskaźnika zatrudnienia tych osób wśród ogółu zatrudnionych, jednak nie więcej, niż o 40%,
    3. stawki czynszu obniża się o 10% na wniosek najemców szkolących co najmniej dwóch uczniów lub zatrudniających co najmniej dwóch praktykantów,
    4. zapisów, o których mowa w pkt 1-3 nie stosuje się do najemców lokali usytuowanych w strefie prestiżu, z wyłączeniem najemców lokali najmowanych na działalność zakładów rzemieślniczych lub rzemieślników szkolących co najmniej dwóch uczniów lub zatrudniających co najmniej dwóch praktykantów,
    5. na wniosek najemców lokali, którzy co najmniej na okres od 1 maja do 30 września wydłużą czas przyjmowania klientów do godz. 24:00 przyznaje się obniżkę stawki czynszu o 25% do miesiąca następującego po dacie złożenia wniosku. Uprawnienie to nie dotyczy najemców lokali, dla których w ofercie najmu ustalony zostało obowiązek prowadzenia działalności do godz. 24:00,
    6. na wniosek najemcy, któremu przyznano obniżkę, o której mowa w pkt 5, prowadzącego w lokalu działalność gastronomiczną, przyznaje się dodatkową obniżkę stawki czynszu o 10%,
    7. w szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu pozytywnej opinii właściwej Komisji Rady Miasta Gdańska, Prezydent Miasta Gdańska może, na wniosek najemcy, dodatkowo obniżyć stawkę czynszu o 20%, o ile najemca realizuje w tym lokalu zadania związane z promocją Gdańska,
    8. na wniosek najemców lokali, obniża się o 50% stawkę czynszu na najem pomieszczeń znajdujących się w piwnicy budynku i wchodzących w skład lokalu,
    9. na wniosek publicznych i niepublicznych zakładów opieki zdrowotnej, obniża się o 50% stawkę czynszu na najem powierzchni korytarzy w przypadku, gdy współczynnik obliczony jako iloraz łącznej powierzchni korytarzy do całkowitej powierzchni użytkowej najmowanego lokalu jest nie niższy niż 40%,
  21. realizacja zadań przy udziale Biur Obsługi Mieszkańców w zakresie nadzoru nad wykonywaniem umów najmu lokali użytkowych, w tym garaży i szaletów publicznych,
  22. realizacja zadań przy udziale Działu Nadzoru Wykonawczego w zakresie określenia wytycznych, niezbędnych do zawarcia umów z najemcami dotyczących wykonania na własny koszt remontu kapitalnego lokalu użytkowego obciążającego wynajmującego w zamian za obniżkę czynszu zgodnie z obowiązującą uchwałą Rady Miasta Gdańska,
  23. zgłaszanie do Działu Opłat i Rozliczeń oraz Biur Obsługi Mieszkańców informacji w zakresie przygotowywanych danych wyjściowych do naliczania opłat z tytułu najmu lokali użytkowych, w tym:
    1. wprowadzania bieżących zmian w celu drukowania powiadomień o zmianie wysokości opłat w lokalu użytkowym,
    2. wystawiania faktur VAT, faktur korygujących VAT, okresowego rozliczania mediów,
  24. sporządzanie i podpisywanie deklaracji DO2 z zakresu gospodarowania odpadami komunalnymi powstałymi w lokalach użytkowych,
  25. archiwizowanie dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej dotyczącej prowadzonej działalności,
  26. współpraca z właściwymi Wydziałami Urzędu Miejskiego, komórkami Zakładu, Zarządcami Wspólnot Mieszkaniowych oraz innymi podmiotami w zakresie prawidłowej realizacji działań Biura oraz właściwego przepływu informacji.

Do zakresu działania Biura ds. Dzierżaw Nieruchomości należy:

  1. organizowanie i przeprowadzanie procedur, w tym ustnych licytacji czynszu dzierżawnego terenów na ogródki warzywno – kwiatowe i tereny przynależne do gminnych lokali użytkowych oraz powierzchni dachów pod urządzenia techniczne wraz z przygotowywaniem dokumentów niezbędnych do zawarcia umów,
  2. zawieranie i rozwiązywanie umów dzierżawy terenów na ogródki warzywno – kwiatowe,
  3. organizowanie i przeprowadzanie postępowań na dzierżawę nieruchomości gruntowych lub ich części, stanowiących własność Gminy Miasta Gdańska, nie przekazanych w administrację innym jednostkom organizacyjnym miasta, w trybie przetargowym albo w trybie bezprzetargowym, na zasadach określonych w uchwałach Rady Miasta Gdańska oraz zarządzeniach Prezydenta Miasta Gdańska,
  4. zawieranie, wypowiadanie i rozwiązywanie umów dzierżawy gminnych nieruchomości gruntowych lub ich części, stanowiących własność Gminy Miasta Gdańska, z podmiotami wyłonionymi na zasadach, o których mowa w ust. 3,
  5. zajmowanie stanowiska w kwestii zasadności wydzierżawienia danej nieruchomości gruntowej,
  6. przedkładanie projektów zarządzeń Prezydenta Miasta Gdańska sporządzonych przez Zakład, w sprawach dotyczących dzierżaw nieruchomości gminnych, do podpisu Prezydenta,
  7. praca na zbiorach informacji wewnętrznych („WINSARCZ”, „FK”, „RFK”, i inne) i zewnętrznych („E-Miasto”, „Ratusz”, „E-Mapa”, „Geo Vidi”, „FS Plan”, „EWID”).
  8. publikowanie na stronie internetowej Zakładu wykazu gruntów przewidzianych do wydzierżawienia.

Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

§ 44

DZIAŁ UTRZYMANIA PORZĄDKU I CZYSTOŚCI

Do zakresu działania Działu Utrzymania Porządku i Czystości należy:

  1. utrzymywanie porządku i czystości na terenie Gminy Miasta Gdańska, w tym zbieranie i gromadzenie do wywozu odpadów z nieruchomości gruntowych,
  2. współpraca z właściwymi wydziałami Urzędu Miejskiego w Gdańsku, jednostkami organizacyjnymi Gminy oraz z grupą osób świadczących w miejsce wypełnienia na rzecz Gminy Miasta,
  3. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi GZNK SZB w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

§ 45

STANOWISKO DS. OCHRONY ZABYTKÓW

Do zakresu działania Stanowiska ds. Ochrony Zabytków należy:

  1. tworzenie polityki działania w zakresie obiektów zabytkowych i objętych ochroną konserwatorską w zarządzie Zakładu,
  2. tworzenie planu postępowania z obiektami zabytkowymi,
  3. tworzenie i aktualizacja bazy danych o obiektach zabytkowych i objętych ochroną konserwatorską,
  4. nadzorowanie czynności zarządczych realizowanych przez komórki zakładu na obiektach objętych ochroną zabytków,
  5. współpraca z Wojewódzkim i Miejskim Konserwatorem Zabytków w zakresie:
    1. uzyskania pozwolenia na wykonanie robót na obiektach zabytkowych i objętych ochroną konserwatorską,
    2. uzyskania pozwoleń na wykonanie rozbiórek obiektów zabytkowych i objętych ochroną konserwatorską,
  6. współpraca z Konserwatorem Zabytków, Powiatowym Inspektoratem Nadzoru Budowlanego, projektantami i rzeczoznawcami budowlanymi oraz właściwymi Wydziałami Urzędu Miejskiego, w tym w szczególności Wydziałem Urbanistyki i Architektury,
  7. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Stanowisko.

XIII. Zakresy działania komórek organizacyjnych - Pion Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty

§ 46

DZIAŁ FINANSOWO - KSIĘGOWY

W skład Działu Finansowo - Księgowego wchodzą zespoły:

  1. Zespół ds. Majątku Trwałego
  2. Zespół ds. Sprzedaży Podstawowej i Pomocniczej
  3. Zespół ds. Likwidatury

Do zadań Zespołu ds. Majątku Trwałego należy:

  1. prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych i innych składników majątkowych Zakładu,
  2. prowadzenie ewidencji przy wykorzystaniu programu „Środki Trwałe” dla umożliwienia ustalenia miejsca użytkowania środka trwałego, jego numeru inwentarzowego, numeru w ramach Klasyfikacji Środków Trwałych, osoby odpowiedzialnej, daty przyjęcia do użytku, stawki amortyzacyjnej, wartości brutto, umorzenia i wartości netto,
  3. dokonywanie w okresach miesięcznych uzgodnień pomiędzy księgami pomocniczymi a zapisami na odpowiednich kontach w systemie "FK",
  4. kontrola prawidłowości zastosowania stawek amortyzacyjnych i ich zgodności z Zakładowym planem amortyzacji,
  5. nadzór nad inwentaryzacją majątku Zakładu i terminowe jej rozliczenie.

Do zadań Zespołu ds. Sprzedaży Podstawowej i Pomocniczej należy:

  1. dekretacje i wprowadzanie danych z wyciągów bankowych do systemu "FK",
  2. uzgadnianie stanu kont bankowych,
  3. księgowanie raportów kasowych, w tym dekretacja i wprowadzanie danych z raportów kasowych do systemu "FK",
  4. księgowanie dokumentów dotyczących rozliczenia zaliczek,
  5. bieżąca analiza i uzgadnianie kont rozrachunkowych z dostawcami,
  6. windykacja kont rozrachunkowych,
  7. obsługa wypłat (przygotowanie dokumentacji do wypłaty) wadium i złożonych zabezpieczeń należytego wykonania umowy,
  8. obsługa wypłat (przygotowanie dokumentacji do wypłaty) kwot, wynikających z nakazów sądowych,
  9. przygotowywanie danych do celów sprawozdawczości,
  10. potwierdzanie sald,
  11. windykacja kont rozrachunkowych,
  12. dekretowanie i księgowanie przychodów ze sprzedaży podstawowej, przychodów finansowych oraz przychodów ze sprzedaży pozostałej,
  13. bieżące uzgadnianie kont rozrachunkowych dotyczących sprzedaży podstawowej i pozostałej,
  14. uzupełnianie brakujących rejestrów przygotowywanych przez Biuro Obsługi Mieszkańców, rejestrów wspólnot mieszkaniowych w zarządzie Zakładu oraz sporządzanie zestawień zbiorczych rejestru sprzedaży.

Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

Do zadań Zespołu ds. Likwidatury należy przyjmowanie i rejestrowanie faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych dotyczących: zapłaty za dostawy, usługi lub roboty oraz wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych i w kasie, prowadzenie rejestrów kont rozrachunkowych z pracownikami, rozliczanie limitów samochodowych i zaliczek oraz delegacji służbowych a także sprawdzanie pod względem rachunkowym przygotowanych do wypłaty zwrotów czynszowych. Do zadań należy także: prowadzenie i obsługa kasowa Zakładu, w szczególności prowadzenie prawidłowej gospodarki kasowej Zakładu, ścisła kontrola obrotu gotówkowego, bieżące prowadzenie raportów i rejestru obrotu pieniężnego, rejestracja dowodów kasowych i bankowych oraz uzgadnianie prowadzonych rejestrów. Zgodne z prawem przetwarzanie baz danych osobowych ze szczególnym uwzględnieniem zapewnienia bezpieczeństwa tych danych.

§ 47

DZIAŁ KOSZTÓW I ROZRACHUNKÓW

Do zadań Działu Kosztów i Rozrachunków należy:

  1. bieżąca dekretacja i rejestrowanie dokumentów księgowych dotyczących kosztów w oparciu o zakładowy plan kont i ustawę o rachunkowości,
  2. prawidłowe grupowanie kosztów w sposób umożliwiający ustalenie poziomu poszczególnych grup kosztów związanych z eksploatacją, remontami i administrowaniem zasobami mieszkaniowymi dotyczących poszczególnych miesięcy i całego roku obrotowego niezależnie od terminu ich zapłat,
  3. dokonanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
  4. zgłaszanie zastrzeżeń dotyczących prawidłowości merytorycznej oraz formalno - rachunkowej dokumentów i ich zgodności z prawem,
  5. bieżące dekretowanie dokumentów księgowych dotyczących kosztów danego miesiąca według kont zespołu „5”,
  6. rejestrowanie operacji gospodarczych w programie komputerowym FK na kod budynku lub na kod wspólnoty w podziale na gminę, lokale użytkowe i wszystkie lokale (np. remont dachu),
  7. kontrola prawidłowego opisu faktur za media przez Biura Obsługi Mieszkańców oraz kontrola terminowego wystawiania faktur na wspólnoty w obcym zarządzie,
  8. kontrolowanie poprawności kont analitycznych w ramach danego konta syntetycznego zespołów kont „4”, „5” i miejsca powstawania kosztów,
  9. w powiązaniu z Działem Współpracy, prowadzenie analizy konta 208 sald wspólnot mieszkaniowych w zarządzie GZNK,
  10. prowadzenie ewidencji na koncie pozabilansowym „Zaangażowania środków zakładów budżetowych” – ewidencja prawnego zaangażowania środków przewidzianych w planach finansowych zakładów budżetowych w zależności od tego, w którym roku nastąpią wydatki z rachunku bankowego,
  11. prowadzenie ewidencji świadczenia usług wzajemnych, dotyczących odpracowywania długów przez najemców na wydzielonym koncie księgowym, wystawianie not księgowych na podstawie sporządzonych przez BOM-y kalkulacji dla poszczególnych najemców,
  12. sporządzanie sprawozdania rocznego Rachunku Zysków i Strat,
  13. wystawianie faktur do faktur dla wspólnot mieszkaniowych w zarządzie GZNK,
  14. prowadzenie ewidencji zaangażowania pod datą podjęcia decyzji – na podstawie zawartych umów, decyzji oraz innych porozumień i postanowień, których wykonanie spowoduje powstanie zobowiązań i konieczność ich sfinansowania ze środków własnych, również ewidencjonowanych na tym koncie jako wydatek,
  15. badanie zgodności poszczególnych umów według podziałki klasyfikacji budżetowych z wydatkiem dotyczącym tych umów do wysokości zaangażowania,
  16. przekazywanie informacji o wysokości naliczonego świadczenia do Działu Opłat i Rozliczeń oraz do Działu Finansowo – Księgowego,
  17. wykonywanie zadań dotyczących nieruchomości Skarbu Państwa w zakresie ewidencji, rozliczeń:
    Ewidencja operacji gospodarczych:
    1. Wyciągi Bankowe - uzgodnienia i korekty właściwości wpłat i wypłat, księgowanie wyciągów zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową
    2. prawidłowe grupowanie kosztów w sposób umożliwiający ustalenie poziomu poszczególnych grup kosztów związanych z eksploatacją, remontami i zarządzaniem zasobami dotyczących poszczególnych miesięcy i całego roku obrotowego niezależnie od terminu zapłat zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową,
    3. prawidłowe grupowanie przychodów i kosztów, wpływów i wydatków w sposób umożliwiający ustalenie ich poziomu dla poszczególnych nieruchomości zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową,
    4. rozliczenia finansowe okresowe wpływów i wydatków poszczególnych nieruchomości przekazywanych do Urzędu Miejskiego w Gdańsku do Wydziału Skarbu i Wydziału Finansowego,
    5. prowadzenie ewidencji na kontach pozabilansowych „Zaangażowania środków – mienie Skarbu Państwa” - ewidencja prawnego zaangażowania środków przewidzianych w planach finansowych mienia Skarbu Państwa w zależności od tego, w którym roku nastąpią wydatki z rachunku bankowego,
  18. rozliczanie nieruchomości ujętych w zasobach komunalnych, w stosunku do których toczone jest postępowanie przez osoby fizyczne o przyznanie im prawa własności – przygotowanie rozliczenia kosztów ponoszonych na utrzymanie nieruchomości, przygotowanie kserokopii dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem i przesłanie rozliczenia do Wydziału Skarbu Urzędu Miejskiego w Gdańsku.

Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

§ 48

DZIAŁ ROZLICZENIA WSPÓLNOT MIESZKANIOWYCH

Do zakresu działania Działu Rozliczenia Wspólnot Mieszkaniowych należy:

  1. sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym rachunków wspólnot mieszkaniowych dotyczących zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną, w których Gmina Miasta Gdańsk posiada udziały,
  2. bieżące rejestrowanie dokumentów księgowych w programie „RFK” dokumentów z zachowaniem chronologii zapisów,
  3. przekazywanie dokumentów do działów zajmujących się weryfikacją pod względem merytorycznym oraz kontrola prawidłowego obiegu dokumentów w sposób zapewniający prawidłową ewidencję zdarzeń gospodarczych,
  4. zgłaszanie zastrzeżeń do kompletności oraz formalno - rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji,
  5. prawidłowe wprowadzenie potwierdzonych rachunków lub powiadomień, z podziałem na koszty, do programu „DEKRET”,
  6. dokonywanie płatności na rzecz wspólnot mieszkaniowych,
  7. sprawdzanie prawidłowości księgowań rachunków i zapłat w systemie „FK” zgodnie z Zakładowym Planem Kont,
  8. uzgadnianie i potwierdzanie sald ze wspólnotami,
  9. weryfikacja wezwań do zapłaty i nakazów zapłaty w postępowaniu upominawczym otrzymanych od wspólnot mieszkaniowych.

Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

§ 49

DZIAŁ EKONOMICZNY

W skład Działu Ekonomicznego wchodzą zespoły:

  1. Zespół ds. Planowania, Analiz i Sprawozdawczości
  2. Kaucje i podatki

Do zadań Zespołu ds. Planowania, Analiz i Sprawozdawczości należy:

  1. opracowywanie projektów planów i planów zadań objętych przedmiotem działania Zakładu, w tym planów finansowych rocznych, wieloletnich i perspektywicznych Zakładu, opracowywanie ich korekt na podstawie materiałów przygotowanych przez Pion Techniczno – Eksploatacyjny,
  2. opracowywanie rocznych projektów planów i planów rzeczowo-finansowych remontów i sprawozdań w tym zakresie,
  3. opracowywanie wieloletnich planów rzeczowo-finansowych remontów oraz realizacja wieloletnich planów remontowych i modernizacyjnych; opracowywanie i składanie wniosków do Bazy Priorytetów Inwestycyjnych,
  4. prowadzenie bieżącej kontroli rozliczeń z budżetem miasta Gdańska w zakresie otrzymanych dotacji,
  5. opracowywanie wniosków do Prezydenta Miasta Gdańska o ustalenie dotacji dla Zakładu w oparciu o założenia planu finansowego Zakładu,
  6. ustalanie niezbędnych wskaźników do planu finansowego i podział środków pieniężnych na poszczególne komórki organizacyjne Zakładu,
  7. analiza wykorzystania środków przekazanych z budżetu, środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji Zakładu,
  8. opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu i ich analiz niezbędnych przy podejmowaniu bieżących decyzji,
  9. dokonywanie okresowych analiz ekonomicznych w zakresie działalności Zakładu i opracowywanie wniosków dot. działań naprawczych w celu eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie działalności Zakładu,
  10. prowadzenie bieżących analiz działalności eksploatacyjno - remontowej Zakładu w rozbiciu na poszczególne komórki organizacyjne Zakładu,
  11. sporządzanie okresowych sprawozdań i analiz dotyczących wykorzystania funduszu wynagrodzeń, zatrudnienia, itp.
  12. sporządzanie comiesięcznych sprawozdań zbiorczych według katalogu, w kryteriach określonych przez Urząd Miasta Gdańska,
  13. sporządzanie analiz oraz zestawień najemców zalegających z płatnościami według doraźnych potrzeb Urzędu Miasta Gdańska oraz Dyrektora Zakładu,
  14. sporządzanie comiesięcznych analiz dotyczących zaległości czynszowych w lokalach mieszkalnych i użytkowych oraz comiesięcznych analiz ściągalności zaległości czynszowych,
  15. sporządzanie informacji o stanie prac windykacyjnych, w tym ilości wysłanych wezwań do zapłaty, ilości zawartych ugód o odroczenie, rozłożenie na raty, ilości przygotowanych i wysłanych pozwów o eksmisję,
  16. prowadzenie korespondencji z Urzędem Miasta Gdańska w zakresie analiz i sprawozdań,
  17. gromadzenie, segregowanie i archiwizowanie dokumentacji dotyczącej prowadzonych zagadnień,
  18. sporządzanie wydruków należności z bieżących i archiwalnych baz danych dla potrzeb Urzędu Miasta.

Do zadań Kaucji i Podatków należy:

  1. prowadzenie ewidencji kaucji mieszkaniowych, wpłaconych przez najemców,
  2. prowadzenie postępowań o zwrot kaucji mieszkaniowych zgodnie z postanowieniami art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 1610, z późniejszymi zmianami) oraz do zawierania ugód o zwrot kaucji mieszkaniowej w wysokości naliczonej zgodnie z zasadami określonymi w stosownym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Gdańska,
  3. prowadzenie i weryfikacja rejestrów sprzedaży i zakupów oraz sporządzanie deklaracji VAT 7 dla potrzeb podatku od towarów i usług,
  4. weryfikacja i rozliczanie podatków, opłat lokalnych, uzgadnianie w cyklach miesięcznych rozrachunków z tytułu podatków oraz sporządzanie deklaracji,
  5. weryfikacja i rozliczanie PFRON,
  6. miesięczne uzgadnianie i odprowadzanie zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych,
  7. weryfikacja i sporządzanie rocznej deklaracji CIT dla potrzeb podatku dochodowego od osób prawnych.

Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

§ 50

DZIAŁ WINDYKACJI

W skład Działu Windykacji wchodzą zespoły:

  1. Zespół ds. Windykacji
  2. Zespół ds. Rat i Umorzeń
  3. Zespół ds. Egzekucji

Do zadań Zespołu ds. Windykacji należy:

  1. prowadzenie korespondencji dotyczącej wyjaśnienia niezgodności sald w zakresie należności objętych postępowaniem sądowym,
  2. sporządzanie wykazów korekt dotyczących niezgodności ww. sald i przekazywanie ich do komórki merytorycznej,
  3. wysyłanie wezwań do zapłaty w uzgodnieniu ze specjalistami z właściwych Biur Obsługi Mieszkańców, przygotowywanie radcom prawnym informacji niezbędnych do udzielenia odpowiedzi na sprzeciw dłużnika od nakazu zapłaty,
  4. przygotowywanie, na wniosek radców prawnych, informacji niezbędnych do wykonania zarządzeń wydanych przez sąd w trakcie procesu,
  5. wysyłanie do dłużników uprzedzeń o zamiarze wypowiedzenia umowy najmu,
  6. zawieranie ugód,
  7. wypowiadanie umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych oraz umów dzierżawy gminnych nieruchomości gruntowych w związku z występującymi zaległościami,
  8. wystawianie zaświadczeń o stanie konta na żądanie Urzędu Miasta lub innych urzędów (np. sądu) w porozumieniu z Działem Opłat i Rozliczeń,
  9. sporządzanie dla Gdańskiego Centrum Świadczeń comiesięcznych sprawozdań dotyczących najemców zalegających z opłatami w okresie otrzymywania dodatku mieszkaniowego,
  10. współpraca z pozostałymi zespołami Działu Windykacji, Działem Opłat i Rozliczeń, Biurem Obsługi Lokali Użytkowych, Działem Ekonomicznym oraz pozostałymi działami Zakładu w zakresie prawidłowego przepływu informacji,
  11. udzielanie Działowi Ekonomicznemu informacji niezbędnych do prawidłowego sporządzenia sprawozdania z czynności windykacyjnych,
  12. przekazywanie bieżących informacji pracownikom na stanowiskach ds. windykacji we właściwych Biurach Obsługi Mieszkańców i Biurze Obsługi Lokali Użytkowych, dotyczących postępu działań sądowych i komorniczych.

Do zadań Zespołu ds. Rat i Umorzeń należy:

  1. kontrola pod względem merytorycznym i formalnym przekazanej przez Biura Obsługi Mieszkańców dokumentacji niezbędnej do podjęcia decyzji przez Urząd Miasta lub Dyrektora Zakładu w sprawach dotyczących:
    1. umarzania zaległości czynszowych,
    2. rozkładania na raty zaległości czynszowych,
    3. odraczania terminów spłaty zaległości czynszowych,
  2. sporządzanie propozycji ugody i wezwanie lokatora do stawiennictwa celem podpisania zatwierdzonej ugody,
  3. realizacja decyzji podjętych przez Urząd Miasta lub Dyrektora Zakładu w sprawie zadłużenia,
  4. prowadzenie bieżącej ewidencji wszystkich ugód zawartych w Dziale Windykacji oraz zarządzeń wydanych przez Prezydenta Miasta dotyczących umorzenia, odroczenia i rozłożenia na raty należności,
  5. informowanie dłużników lokali mieszkalnych i użytkowych oraz dzierżawców gminnych nieruchomości gruntowych o podjętych decyzjach w sprawach dotyczących ich wystąpień,
  6. przekazywanie informacji do Działu Opłat i Rozliczeń, oraz innych komórek Działu Windykacji o podjętych decyzjach dotyczących umorzenia, rozkładania na raty lub odraczania terminów spłaty zaległości czynszowych,
  7. sporządzanie, we współpracy z Działem Ekonomicznym informacji dotyczących zakresu zadań zespołu, a zwłaszcza informacji do Urzędu Miejskiego dotyczących realizacji obowiązującej Uchwały Rady Miasta Gdańska w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania wierzytelności jednostek organizacyjnych Miasta Gdańska z tytułu należności pieniężnych,
  8. udzielanie Dyrektorowi informacji o dłużnikach i stanie prowadzonych prac windykacyjnych w zakresie rat, umorzeń i odroczeń,
  9. sprawdzanie akt spraw kierowanych na drogę postępowania sądowego o nakaz zapłaty, w zakresie ugód i wniosków skierowanych do Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
  10. współpraca z właściwym wydziałem Urzędu Miejskiego w Gdańsku w zakresie działania zespołu,
  11. comiesięczne przekazywanie informacji do Działu Ekonomicznego o podjętych decyzjach w sprawie udzielania ulg w spłacie, kierowanych spraw do Urzędu Miejskiego w Gdańsku.

Do zadań Zespołu ds. Egzekucji należy:

  1. wystawianie wezwań do zapłaty w przypadku wystąpienia zaległości, stwierdzonych na podstawie uprawnienia do podglądu kartotek dzierżawców gminnych nieruchomości gruntowych lub bezumownych użytkowników,
  2. wysyłanie wezwań do opuszczenia lokalu - przedsądowe:
    1. z tytułu nielegalnego zajęcia,
    2. braku tytułu prawnego do lokalu.
  3. sporządzanie pozwów o eksmisję z lokalu mieszkalnego i użytkowego,
  4. podejmowanie działań w celu wyegzekwowania należności od dłużnika, w tym występowanie do sądu oraz wszczynanie postępowania egzekucyjnego w przypadku dzierżawy gminnych nieruchomości gruntowych,
  5. sporządzanie wniosków o dokonanie odpisu z ksiąg rachunkowych wierzytelności przedawnionych i nieściągalnych,
  6. kierowanie do komornika wniosków o wszczęcie egzekucji, tj. o wykonanie nakazu sądu opuszczenia i opróżnienia przez dłużnika lokalu,
  7. współpraca z radcą prawnym w zakresie prowadzonych postępowań egzekucyjnych,
  8. sprawdzanie zasadności żądanych przez komorników zaliczek po uprzedniej konsultacji z radcą prawnym, także pod względem zgodności – wydatku z planem, współdziałanie z radcą prawnym w zakresie wykonywania zarządzeń komorników i wykonawczych postanowień sądowych w prowadzonych sprawach (nie dotyczy uczestnictwa w eksmisji i odbioru opróżnionego lokalu),
  9. w przypadku braku pozytywnych wyników egzekucji - występowanie do sądu z wnioskiem o ujawnienie majątku przez dłużnika oraz dokonanie zabezpieczenia mienia,
  10. utrzymywanie na bieżąco kontaktu z komornikami w celu śledzenia przebiegu egzekucji w poszczególnych sprawach,
  11. współpraca z radcami prawnymi w zakresie wnoszenia do sądu skarg na czynności komorników i wnoszenie zażaleń na komorników do Prezesa Sądu Rejonowego,
  12. prowadzenie bazy danych spraw o eksmisję, oraz udzielanie informacji Działowi Ekonomicznemu w celach sprawozdawczych,
  13. informowanie na piśmie komórek organizacyjnych Zakładu oraz Urzędu Miejskiego o bieżącym stanie poszczególnych spraw,
  14. współpraca z komórkami organizacyjnymi Zakładu oraz z Urzędu Miejskiego w zakresie wykonywania eksmisji,
  15. prowadzenie ewidencji posiadanej dokumentacji dotyczącej prowadzonych spraw,
  16. wnioskowanie o licytację mienia dłużnika,
  17. wykonywanie czynności zmierzających do windykacji zadłużenia najemców lokali mieszkalnych i użytkowych oraz właścicieli lokali mieszkalnych i użytkowych administrowanych przez Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych, a w szczególności:
    1. kompletowanie dla radców prawnych dokumentacji oraz sporządzanie pozwów do sądu o zapłatę na drodze uproszczonego postępowania sądowego (zakres tego obowiązku nie obejmuje wysyłania wezwań do zapłaty),
    2. przygotowywanie radcom prawnym informacji niezbędnych do udzielenia odpowiedzi na sprzeciw dłużnika od nakazu zapłaty,
    3. przygotowywanie na wniosek radców prawnych informacji niezbędnych dla wykonania zarządzeń wydanych przez sąd w trakcie procesu,
  18. nadzór nad prawidłowym przebiegiem spraw sądowych o zapłatę a w szczególności:
    1. wnoszeniem w terminie opłat sądowych,
    2. występowaniem o nadanie klauzuli wykonalności,
    3. kierowaniem wniosków do postępowania komorniczego,
    4. postępowaniem komorniczym,
    5. przygotowywaniem ugód po wyrokach sądowych (informowanie Zespołu ds. Rat i Umorzeń),
  19. wykonywanie czynności zmierzających do egzekucji orzeczeń sądowych, a w szczególności:
    1. występowanie z wnioskiem o nadanie orzeczeniu sądowemu klauzuli wykonalności,
    2. przygotowywanie prawnych wniosków o wszczęcie postępowań egzekucyjnych,
    3. udzielanie informacji niezbędnych do wykonania zarządzeń komorników w poszczególnych sprawach egzekucyjnych,
    4. utrzymywanie na bieżąco kontaktów z komornikami przy prowadzeniu egzekucji,
    5. przygotowywanie dla radców prawnych informacji niezbędnych do wniesienia skargi na czynności komornika w sprawach o zapłatę,
    6. ścisła współpraca z zespołem radców prawnych w zakresie prowadzonych postępowań,
  20. współpraca z innymi Zespołami Działu Windykacji, Biurami Obsługi Mieszkańców oraz działami Zakładu w celu prawidłowego wykonania obowiązków zespołu określonych w ust. 17, 18, 19,
  21. udzielanie Działowi Ekonomicznemu informacji niezbędnych do prawidłowego sporządzenia sprawozdania z czynności windykacyjnych,
  22. udzielanie Dyrektorowi Zakładu informacji o dłużnikach i stanie prowadzonych prac egzekucyjnych,
  23. prowadzenie bieżącej ewidencji spraw sądowych o zapłatę oraz sporządzanie syntetycznych sprawozdań dotyczących działania Zespołu ds. Egzekucji.

Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

§ 51

DZIAŁ OPŁAT I ROZLICZEŃ

W skład działu wchodzą zespoły:

  1. Zespół ds. Wpłat Czynszowych
  2. Zespół ds. Rozliczeń

Do zadań Zespołu ds. Wpłat Czynszowych należy:

  1. obsługa programów w zakresie podstawowych funkcji dotyczących wprowadzania wpłat do kartotek lokali mieszkalnych, użytkowych, garaży, komórek, ogródków warzywno – kwiatowych, obudów śmietników, miejsc postojowych, podwórzy,
  2. dokonywanie korekt i przeksięgowań wpłat nieprawidłowo wpłaconych przez najemców/użytkowników,
  3. obsługa programu windykacyjnego w zakresie prawidłowego księgowania wpłat komorniczych,
  4. dokonywanie uzgodnień wprowadzonych wyciągów bankowych z Działem Finansowo - Księgowym,
  5. analiza i rozksięgowywanie świadczeń rzeczowych najemców/użytkowników odpracowujących zaległości czynszowe,
  6. sporządzanie zestawień zbiorczych i dokonywanie uzgodnień miesięcznych wszystkich wprowadzonych wpłat z Działem Finansowo - Księgowym,
  7. terminowe udzielanie odpowiedzi na pisma lokatorów, Urzędu Miejskiego oraz innych działów Zakładu w zakresie ewidencji wpłat na kartotekach lokali,
  8. kontrola finansowa przekazanych wpłat dodatków mieszkaniowych przez Gdańskie Centrum Świadczeń,
  9. bieżąca współpraca z Biurem Obsługi Mieszkańców i Biurem Obsługi Lokali Użytkowych w zakresie prawidłowości wprowadzonych wpłat do kartotek lokali,
  10. bieżąca współpraca z Działem Windykacji w zakresie prawidłowości wprowadzonych wpłat bieżących oraz wpłat komorniczych,
  11. bieżąca współpraca z innymi działami Zakładu.

Do zadań Zespołu ds. Rozliczeń należy:

  1. obsługa programu czynszowego WINSARCZ w zakresie funkcji dotyczących:
    1. rozliczania mediów,
    2. wprowadzania zmian bieżących do kart lokali mieszkalnych, użytkowych, garaży, komórek, ogrodów, obudów śmietnikowych, miejsc postojowych, podwórzy,
    3. dokonywanie aktualizacji należności,
  2. dokonywanie przeceny należności i drukowanie aneksów oraz powiadomień dla lokali bez tytułu prawnego po dokonaniu bieżących zmian otrzymywanych z Biur Obsługi Mieszkańców, Zarządców wspólnot mieszkaniowych oraz na podstawie zmian wprowadzanych uchwałami Rady Miasta Gdańska i Zarządzeniami Prezydenta Miasta Gdańska,
  3. ustalanie, unieważnianie i wypowiadanie stawek czynszów dla lokali mieszkalnych, lokali użytkowych, w tym garaży, na podstawie Uchwał Rady Miasta Gdańska i Zarządzeń Prezydenta z uwzględnieniem:
    1. preferencji lub obniżek,
    2. współczynników, algorytmów,
    3. wskaźników,
  4. comiesięczne drukowanie faktur dla lokali użytkowych, garaży, faktur korygujących oraz rejestrów w/w faktur,
  5. comiesięczne sporządzanie rejestrów sprzedaży czynszowej dla lokali użytkowych,
  6. zakładanie kartotek sądowych dla lokali, księgowanie kosztów sądowych, w sprawie, których toczą się postępowania sądowe o zwrot należności, na podstawie informacji przekazywanych przez pozostałe zespoły Działu Windykacji,
  7. wprowadzanie do kartotek lokali decyzji o ratach na podstawie wykazów od Zespołu ds. Rat i Umorzeń Działu Windykacji,
  8. zakładanie kartotek pozabilansowych dotyczących odroczeń i umorzeń na podstawie wykazów od Zespołu ds. Rat i Umorzeń,
  9. anulowanie rat, odroczeń na podstawie informacji uzyskanych z Działu Windykacji,
  10. drukowanie, wysyłanie i wyjaśnianie sald dla lokali użytkowych,
  11. rozpatrywanie wniosków lokatorów o obniżkę dochodową lub/i techniczną,
    1. weryfikacja wniosku po otrzymaniu z Gdańskiego Centrum Świadczeń,
    2. wydanie decyzji pozytywnej bądź odmowy w przypadku nie spełnionych kryteriów,
    3. wydrukowanie aneksu/powiadomienia o opłatach z uwzględnieniem przyznanej obniżki,
  12. rozpatrywanie odwołań od negatywnej decyzji o przyznaniu obniżki:
    1. przygotowanie karty obiegowej,
    2. skompletowanie pełnej dokumentacji,
    3. przekazanie do Dyrektora celem podjęcia decyzji,
    4. udzielenie odpowiedzi wnioskodawcy,
  13. wprowadzanie decyzji o przyznaniu dodatków mieszkaniowych do kartotek lokali oraz decyzji o ich wstrzymaniu,
  14. kontrola finansowa przekazanych dodatków przez Gdańskie Centrum Świadczeń,
  15. sporządzanie poleceń wypłat:
    1. z tytułu rozliczenia konta po wykupie,
    2. z tytułu rozliczenia konta po przekazaniu lokalu,
    3. z tytułu wykonania samo remontu,
    4. zwrot dodatków mieszkaniowych do Gdańskiego Centrum Świadczeń lub zarządców,
  16. terminowe udzielanie odpowiedzi na pisma lokatorów, Urzędu Miejskiego oraz innych działów Zakładu dotyczące wyjaśnień:
    1. naliczeń stawek i opłat w lokalu lub budynku,
    2. rozliczeń mediów,
  17. bieżąca współpraca z Biurami Obsługi Mieszkańców w zakresie prawidłowości danych wprowadzonych do kart lokali,
  18. dokonywanie okresowych rozliczeń dla lokali komunalnych:
    1. wody z wodomierzy indywidualnych na podstawie odczytów przekazywanych przez BOM - y oraz drukowanie powiadomień o rozliczeniu dla lokatora i lokali użytkowych,
    2. wody z głównego wodomierza:
      • dla budynków 100% gminnych na podstawie faktur,
      • dla budynków będących w obcym Zarządzie na podstawie rachunków od zarządcy,
    3. centralnego ogrzewania:
      • dla budynków 100% gminnych na podstawie faktur
      • dla budynków będących w obcym zarządzie na podstawie rachunków od zarządcy,
    4. gazu, energii elektrycznej, wywozu nieczystości stałych:
      • dla budynków 100% gminnych na podstawie faktur,
      • dla budynków będących w obcym zarządzie na podstawie rachunków od zarządcy
    5. wywozu nieczystości płynnych:
      • dla budynków 100% gminnych na podstawie faktur,
      • dla budynków będących w obcym zarządzie na podstawie rachunków od zarządcy,
  19. ustalanie stawek z tytułu centralnego ogrzewania dla budynków 100% gminnych na podstawie poniesionych kosztów za ostatni okres rozliczeniowy,
  20. weryfikacja i zatwierdzanie otrzymanych rachunków od zarządców w zakresie prawidłowości ich rozliczenia,
  21. korespondencja z zarządcami w zakresie:
    1. wyjaśniania niezgodności rachunków,
    2. przekazywania danych niezbędnych do prawidłowych rozliczeń,
    3. informacji na temat aktualnych zaliczek za media dla lokali komunalnych,
  22. rozpatrywanie podań lokatorów w sprawie przesunięcia terminów płatności,
  23. przyjmowanie interesantów,
  24. bieżąca współpraca z Zespołem ds. Windykacji w zakresie prawidłowości stanów finansowych najemców i użytkowników - informacje o stanie kont będzie przekazywał wyłącznie Zespół ds. Windykacji,
  25. bieżąca współpraca z innymi działami Zakładu, jak również z Urzędem Miejskim i Gdańskim Centrum Świadczeń w zakresie działania zespołu,
  26. sporządzanie comiesięcznych sprawozdań finansowych związanych z zamknięciem miesiąca:
    1. uzgadnianie wpłat,
    2. uzgadnianie wpłat komorniczych,
    3. uzgadnianie sprzedaży z rejestrami VAT,
    4. wydruki: sprzedaż, tabulogramy, rejestry,
  27. kompleksowe przygotowywanie i sfinalizowanie konkursu ofert dotyczących wydruku książeczek opłat czynszowych,
  28. sporządzanie zestawień z całości zasobów wg bazy WINSARCZ na potrzeby innych działów Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych i Urzędu Miasta Gdańska,
  29. wprowadzanie nowych użytkowników do Systemu Informacji Lokalowej,
  30. wprowadzanie naliczonych wstecznych korekt dotyczących zmiany ilości osób oraz zmiany powierzchni nieruchomości,
  31. sporządzanie wyliczenia i przekazywanie informacji do najemcy o zwrocie poniesionych kosztów na wynajęty lokal,
  32. wprowadzanie zawartych umów do podsystemu GRU (obsługa rejestru umów),
  33. prowadzenie w podsystemie WPBUD (obsługa wpływów budżetowych) analitycznej ewidencji księgowej należności z tytułu dzierżawy nieruchomości gruntowych i bezumownego zajęcia nieruchomości gruntowych,
  34. wystawianie i wysyłanie do dzierżawców lub bezumownych użytkowników faktur, faktur korygujących, not obciążeniowych lub uznaniowych, wygenerowanych w podsystemie WPBUD gdzie wystawiającym jest Gmina Miasta Gdańska,
  35. sporządzanie w podsystemie WPBUD miesięcznych rejestrów sprzedaży VAT, rejestrów korygujących sprzedaży VAT i przekazywanie ich do Wydziału Finansowego Urzędu Miasta,
  36. sporządzanie w podsystemie WPBUD miesięcznych rejestrów przedpłat i przekazywanie ich do Wydziału Finansowego Urzędu Miasta,
  37. nadawanie indywidualnych rachunków bankowych dla dzierżawców lub bezumownych użytkowników nieruchomości gruntowych,
  38. przygotowywanie uzasadnienia zwrotu nadpłaty na druku Urzędu Miasta.

Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi zakładu w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

XIV. Postanowienia końcowe

§ 52

Regulamin organizacyjny dotyczy całości zadań realizowanych przez Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych Samorządowy Zakład Budżetowy, wykonywanych zarówno jako zadania własne Gminy Miasta Gdańsk, jak również polecone do wykonywania przez Prezydenta Miasta Gdańska pełniącego funkcję starosty powiatu grodzkiego.

§ 53

  1. Wszystkich pracowników Zakładu obowiązuje przestrzeganie postanowień zawartych w niniejszym Regulaminie oraz rzetelne wykonywanie obowiązków służbowych.
  2. Pracownik nowoprzyjęty na stanowisko nierobotnicze otrzymuje zakres obowiązków służbowych i zostaje zapoznany z zakresem działania i schematem organizacyjnym Zakładu, a przede wszystkim z zakresem działania komórki organizacyjnej, w której został zatrudniony.
  3. Pracownicy nowoprzyjęci, zwalniani, przenoszeni na inne stanowisko oraz materialnie odpowiedzialni za powierzone mienie zobowiązani są do protokolarnego przejęcia lub przekazania całości spraw i akt od swojego poprzednika, względnie swojemu następcy.
  4. Niniejszy Regulamin stanowi podstawę do sporządzenia lub uaktualnienia zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla pracowników zatrudnionych w Zakładzie.

§ 54

Struktura organizacyjna Zakładu stanowi integralną część Regulaminu Organizacyjnego.

§ 55

Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2017 roku.

Metryka

Ostatnia aktualizacja:
Wersja: 5
Podmiot wytwarzający: GZNK
Wytworzył: Magdalena Dyba-Chenenaoui (Specjalista ds Organizacyjnych - Asystent Dyrektora)
Data wytworzenia: 2017-01-31
Opublikował w BIP GZNK: Wojciech Borkowski (Dział Prawno-Organizacyjny)
Data aktualizacji w BIP GZNK: 2017-02-03 12:58
Rejestr zmian:
Wersja Akcja Data
wytworzenia
Wytworzył Data
publikacji
Opublikował w BIP GZNK
5 Modyfikacja 2017-01-31 Magdalena Dyba-Chenenaoui
GZNK
2017-02-03 12:58 Wojciech Borkowski
4 Modyfikacja 2016-07-15 Magdalena Dyba-Chenenaoui
GZNK
2016-07-19 10:10 Wojciech Borkowski
3 Modyfikacja 2016-02-23 Magdalena Dyba-Chenenaoui
GZNK
2016-02-29 22:23 Wojciech Borkowski
2 Modyfikacja 2016-01-04 Magdalena Dyba-Chenenaoui
GZNK
2016-01-15 10:55 Wojciech Borkowski
1 Publikacja 2015-02-23 Magdalena Dyba-Chenenaoui
GZNK
2015-06-19 13:00 Wojciech Borkowski